數(shù)字化辦公模式在事業(yè)單位辦公中的應(yīng)用

◎任慧榮

數(shù)字化辦公模式在事業(yè)單位辦公中的應(yīng)用

◎任慧榮

數(shù)字化辦公模式不但能促進(jìn)部門間的有效溝通，更能顯著提升組織辦公效率，在事業(yè)單位辦公活動(dòng)中有著重要的應(yīng)用價(jià)值。本文在分析數(shù)字化辦公模式之余事業(yè)單位辦公活動(dòng)的具體意義的基礎(chǔ)上，就如何充分在事業(yè)單位辦公中有效應(yīng)用數(shù)字化辦公模式提出了一些思路和方法，以供參考。

以往，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普及有力推動(dòng)了事業(yè)單位辦公模式由傳統(tǒng)向現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變，而隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的不斷成熟和云技術(shù)、大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，又進(jìn)一步推動(dòng)著事業(yè)單位辦公模式向數(shù)字化方向的轉(zhuǎn)變。事業(yè)單位的數(shù)字化辦公模式指的是在計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)等信息技術(shù)的支撐下，使事業(yè)單位的日常辦公、業(yè)務(wù)開展、信息收集與公布等活動(dòng)均在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境展開。數(shù)字化辦公模式的應(yīng)用將使得事業(yè)單位的信息獲取、收集、整理、開發(fā)、利用變得更加簡單快捷，因而能夠進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位整體辦公效率的提升，積極推廣這一辦公模式，對于促進(jìn)事業(yè)單位社會(huì)服務(wù)能力的提高有著重要的意義。

數(shù)字化辦公模式在事業(yè)單位辦公中的應(yīng)用價(jià)值

數(shù)字化辦公模式在事業(yè)單位辦公中的應(yīng)用價(jià)值主要有以下幾點(diǎn)：

優(yōu)化事業(yè)單位組織結(jié)構(gòu)。數(shù)字化辦公模式可促進(jìn)信息傳遞方式的多層次、全方位發(fā)展，使得事業(yè)單位內(nèi)的信息流向呈金字塔型。而這一現(xiàn)象的產(chǎn)生，將使得事業(yè)單位各部門間的關(guān)系和溝通方式發(fā)生改變，使得存在從屬關(guān)系或信息交互密切的部門之間建立更加牢固、穩(wěn)定的溝通關(guān)系，進(jìn)而使得整個(gè)事業(yè)單位的組織結(jié)構(gòu)由原本普遍冗雜的情形向著簡潔化、合理化、扁平化的方向發(fā)展。

規(guī)范事業(yè)單位業(yè)務(wù)開展。傳統(tǒng)的辦公模式對人工操作依賴性較強(qiáng)，因此事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展均帶有一定的主觀隨意性。而采用信息化辦公模式后，事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)的規(guī)范性建設(shè)卻相對滯后，同樣制約了辦公的規(guī)范性和有效性。而數(shù)字化辦公模式根據(jù)工作流事先設(shè)定固定的業(yè)務(wù)開展模式，并對各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行決策、執(zhí)行、監(jiān)督，因此事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展中的主觀隨意性被大大削弱，業(yè)務(wù)開展的規(guī)范性也就相應(yīng)得到提升。

提升事業(yè)單位辦公效率。數(shù)字化辦公模式的應(yīng)用可以減輕事業(yè)單位各部門工作人員的工作負(fù)擔(dān)，使之勞動(dòng)強(qiáng)度大幅度降低，因而可改善工作人員工作狀態(tài)，提升其辦公效率。與此同時(shí)，由于數(shù)字化辦公模式下，事業(yè)單位辦公活動(dòng)中的信息收集、信息傳遞，以及信息的整理、利用和共享活動(dòng)均變得更為靈活高效，因而可有效節(jié)約信息處理時(shí)間，提升事業(yè)單位整體辦公效率。

數(shù)字化辦公模式在事業(yè)單位辦公中的應(yīng)用方法

為充分發(fā)揮數(shù)字化辦公模式的優(yōu)勢，可在事業(yè)單位辦公中對其進(jìn)行如下應(yīng)用：

利用數(shù)字化辦公模式促進(jìn)組織內(nèi)信息溝通。利用數(shù)字化辦公模式促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)各部門、崗位間的溝通可從以下幾方面做起：建立權(quán)限靈活的信息發(fā)布平臺(tái)。在建立信息發(fā)布平臺(tái)的基礎(chǔ)上，按照不同的部門職能特點(diǎn)進(jìn)行授權(quán)，讓事業(yè)單位各崗位工作人員獲取與自身權(quán)限和工作需要相對應(yīng)的信息，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)在特定人群內(nèi)和在全體成員中進(jìn)行信息告知及發(fā)布的功能；建立資源共享平臺(tái)。事業(yè)單位各部門之間相互協(xié)作、相輔相成，因此許多信息、文件可供多部門使用，因此可在數(shù)字化環(huán)境下建立資源共享平臺(tái)，將相應(yīng)資源的共享權(quán)限下放給各個(gè)部門或崗位，以避免重復(fù)收集資源造成的人力浪費(fèi)，同時(shí)時(shí)部門之間互通有無，實(shí)現(xiàn)更加高效的協(xié)作。

利用數(shù)字化辦公模式完善業(yè)務(wù)管理工作。利用數(shù)字化辦公模式可對事業(yè)單位業(yè)務(wù)管理工作進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范和完善，具體途徑包括：1）完善公文管理平臺(tái)。將涉及事業(yè)單位工作的所有公文上傳到公文管理平臺(tái)，并以發(fā)送、下載等方式實(shí)現(xiàn)公文流通，必要時(shí)按照公文類型進(jìn)行分類管理，以便于各崗位工作人員查閱、調(diào)用；2）完善業(yè)務(wù)考核。在數(shù)字化辦公模式下建立考核、考勤管理平臺(tái)，自動(dòng)關(guān)聯(lián)考勤管理和考核指標(biāo)，結(jié)合系統(tǒng)督辦情況對各部門、各崗位人員的業(yè)務(wù)水平、績效情況進(jìn)行考核。以提業(yè)務(wù)考核結(jié)果的準(zhǔn)確性；3）完善業(yè)務(wù)檔案管理。事業(yè)單位辦公活動(dòng)中涉及大量社會(huì)經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)及重要的業(yè)務(wù)檔案，數(shù)字化辦公模式下可將各種文件、檔案、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)等以數(shù)字形式存貯于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，可通過計(jì)算機(jī)檢索機(jī)制快速查詢、即用即調(diào)，從而使檔案信息、數(shù)據(jù)資源發(fā)揮其對事業(yè)單位業(yè)務(wù)管理活動(dòng)的重要參考價(jià)值。

利用數(shù)字化辦公模式強(qiáng)化業(yè)務(wù)督辦

實(shí)施業(yè)務(wù)督辦是幫助事業(yè)單位各部門工作人員規(guī)范操作并及時(shí)回顧工作、查缺補(bǔ)漏的重要途徑。采用數(shù)字化辦公模式后，可針對各部門乃至各崗位工作性質(zhì)、內(nèi)容、特點(diǎn)，預(yù)先設(shè)定相應(yīng)的數(shù)字化工作流，并由系統(tǒng)監(jiān)督工作人員是否按照這一規(guī)范化流程進(jìn)行業(yè)務(wù)操作。這一做法從源頭上解決了業(yè)務(wù)操作不規(guī)范、不按流程辦事的情況，使得事業(yè)單位各崗位人員的工作得到更為客觀、高效的監(jiān)督。但值得注意的是，隨著事業(yè)單位業(yè)務(wù)范圍的調(diào)整和業(yè)務(wù)性質(zhì)的轉(zhuǎn)變，應(yīng)對數(shù)字化工作流進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，從而使之時(shí)刻符合各崗位實(shí)際情況，以避免對業(yè)務(wù)人員的工作情況做出不合理的判斷和評價(jià)。

積極應(yīng)對數(shù)字化變革的工作轉(zhuǎn)型，對新時(shí)期機(jī)關(guān)和事業(yè)單位管理具有重要意義，需要我們做勇敢的探索者和先行者。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，互聯(lián)網(wǎng)不僅是工作中必要的工具，更是一種思維模式，事業(yè)單位只有不斷提升對互聯(lián)網(wǎng)、云技術(shù)、大數(shù)據(jù)資源的使用深度，才能真正促進(jìn)技術(shù)與業(yè)務(wù)的融合發(fā)展。使信息技術(shù)更好地為事業(yè)單位的辦公活動(dòng)服務(wù)，繼而使事業(yè)單位的各項(xiàng)服務(wù)、管理工作得以更加高效、靈活、穩(wěn)定地開展。

（作者單位： 鹽湖區(qū)工傷保險(xiǎn)管理服務(wù)中心）