信息時代文件管理的保密工作

朱莎玲

【摘 要】信息時代的顯著特征是信息資源的極大豐富，計算機的廣泛應用和互聯網技術的出現，使得信息的收集和傳遞更加便捷。如何在確保安全保密的前提下最大限度發揮文件作為信息屬性的固有價值，是當前文件管理人員需要認真研究的課題。本文從加強文件管理人員的業務能力培訓、樹立全員安全保密意識、健全保密制度，增加硬件建設投入等方面，探討在新形勢下做好文件保密工作的具體策略，希望能給同行提供一些參考和借鑒。

【關鍵詞】信息時代；文件；保密

隨著計算機的廣泛應用和互聯網技術的迅速發展，信息的傳播更加方便、快捷。每天都會有大量的信息涌現。信息時代，對文件管理的保密工作提出了新的挑戰。筆者結合多年的文件管理工作實踐，提出從以下幾個方面入手，做好文件管理的保密工作。

1 加強文件管理人員業務培訓，適應信息時代文件管理工作的新要求

信息時代一個顯著的特征是借助計算機技術和互聯網聯結，打開了傳統模式中的地域和時空限制，文件管理人員可以隨時隨地收集、整理文件資料，用戶也可以隨時隨地通過互聯網查閱相關文件資料。這些必然對文件管理人員提出了更高的要求。文件管理人員一方面要轉變觀念，從傳統的紙質媒介的管理向著在傳功模式的基礎上兼具電子文件的管理的雙套模式轉變。紙質文件需要實現數字化、信息化。計算機技能培訓對文件管理人員成為當務之急。首先是要掌握文件掃描、圖像處理、文字編輯等基本技能，以及電子郵件的收發與整理；其次是結合檔案專業知識，對文件進行編目，以利于查閱檢索；第三，學會在計算機上調閱文件，以便提供更加方便快捷的服務。由于文件涉及到單位和國家的機密，在紙質文件和電子信息處理和利用的過程中，文件泄密是所有工作人員始終必須高度警惕的事情。紙質文件的簽收、發放、回收等可以通過文件管理人員嚴格按照相關制度進行操作。電子文件的保密很大程度上需要技術防范。對電子文件也必須根據密級設定查閱人員的權限和保密期限。因此，電子文件加密技術以及權限設定也是文件管理的一項基本技能。所有這些技能都需要經過系統培訓，反復模擬操作。

文件管理的信息化是時代發展的必然趨勢，工作人員的電子信息管理技能直接決定了單位信息化的程度。為了更好地幫助檔案管理人員熟悉文件信息化的特點、適應信息化的工作環境，本單位要定期組織人員去信息化程度較高的外單位參觀，直觀地體驗信息化管理工作的魅力，吸取寶貴的管理經驗。文件管理在社會快速發展的大環境中，也必須加快發展的步伐，每一位文件管理者都需要加強自身管理知識的進修，提高自身的業務管理能力和綜合素質，滿足信息化時代的要求。

2 普及保密知識，樹立全員保密意識

文件可以分為內部文件和外來文件。內部文件又可分為工作文件和管理文件。外來文件一般是上級主管部門簽發的文件和其他單位交流文件。所有的文件都是對單位發展有著重要價值的資料，單位的員工都要高度重視文件的保密工作，珍惜單位發展的成果，尤其是涉及到本單位的機密，如管理文件、科研專利、人事編制等，都不得隨意對外透露。文件管理人員是所有檔案的直接接觸者，在保密方面肩負著神圣的使命。首先要加強自身道德品質的修煉，培養自己的良好的職業操守，做到工作之外的時間和場所對文件內容守口如瓶。每天上班首先要檢查辦公室門鎖、窗有無異常，文件柜內是否整齊有序。下班前需要對當天調閱的文件進行認真核對和整理，確保文件完好無損。另外，文件管理人員需要提高網絡安全意識，對電腦加強對電子檔案調閱的監督和管理，電腦連接上互聯網后，信息交流更加方便，但同時也會有大量的病毒侵入，每天需要對電腦進行殺毒，防止木馬程序“盜竊”賬號密碼和資料。網絡用戶身份驗證的方式需定期更新，杜絕用戶密碼被盜用的現象發生。文件加密密碼也要定期修改，從技術上防范黑客攻擊。

文件是用來指導工作的，利用率非常高?；旧厦總€人都會使用到與自己工作內容相關的文件。因此，保密工作并不只是某幾個文件管理人員的職責。文件管理人員不僅是單位檔案保密工作的具體執行者，還承擔著整個單位保密工作的協調和統領工作。文件保密，人人有責。樹立全員保密意識是確保文件安全的關鍵。管理人員需要建立與文件保密有關的規章制度，編發國家保密法的有關條款，并組織全員學習。單位定期舉行保密知識競賽、辯論等等活動，普及保密法規。貫徹“檔案保密，人人有責”的理念，動員單位所有的人都參與到保密工作中來，成為保密工作的踐行者。以學校為例，文件管理人員結合保密法規和單位的具體現狀，制定出具有本單位特色的保密制度，報請學校領導審批并執行。保密制度不僅要有具體的辦法和措施，還要有明確的獎勵和懲罰條款。學校領導要帶頭遵守和執行保密制度，加強對關系到學校發展大計的核心文件的保管，并將最重要的文件及時交給檔案部門存檔管理。各二級單位設專人負責文件的收發、整理和存管，杜絕重要文件隨意擺放甚至無人過問的現象。二級單位文件管理人員要服從學校相關職能部門的統一領導和調配，定期將重要文件送學校檔案室留存。學校全體人員在調閱文件的過程中，都要牢固樹立保密意識，不得隨意復印、抄錄、拍攝等，在瀏覽電子檔案時保護好自己的用戶名和密碼，瀏覽結束后立即關閉瀏覽頁面，退出電子信息資源庫。

3 加強文件保密制度建設

文件保密與國家和單位的利益息息相關。保密工作是否能健康有序運行，離不開保密制度建設。規章制度的出發點不是為了約束大家利用文件，而是為文件的利用提供行為指導。這就要求我們在制定規章制度時要更多地體現出具體的措施。讓文件資料在規章制度保駕護航下最大限度地得到安全利用。 文件保密制度建設可以從以下幾個方面入手。

1）健全文件收發制度。每個單位都要建立自己的文件臺賬，編制切合本單位具體工作實際的文件目錄。收到的每一份文件，首先都必須登記臺賬。發放文件有專門的簽收簿，每一份發出去的文件都在簽收簿上認真登記，注明發放的部門和簽收人，需要回收的文件，必須嚴格對照簽收簿上的原始記錄回收。不得出現漏發、錯發、漏收等現象。endprint

2）完善文件傳閱制度。管理人員根據文件的來源和具體傳閱范圍做好登記，嚴格按照指定的傳閱范圍發放文件。機要文件的傳遞必須有專人負責，不得互相之間隨意傳遞。不需要知道機要文件內容的人不得閱讀文件或打聽文件內容。機要文件閱讀完畢應及時返回給機要秘書存檔保管，對于機要文件精神的討論都只能在規定的傳閱范圍內進行，任何人都不得向無關人員透露文件內容。機密文件原則上不得在外過夜。

3）完善借閱和復制制度。文件借閱和復制對文件管理人員來說是一項常規工作，也是發揮文件價值的重要途徑。但文件的借閱和復制必須有嚴格的制度。文件的借閱范圍、借閱地點、借閱時間都必須有明確的規定。原則上，文件的借閱都必須在文件管理人員指定的地點進行，確實因工作需要借出的文件，必須有嚴格的審批程序，并有具體的安全保密措施。抄錄和拍照都必須經管理人員允許。文件的復制也必須經相關領導審批、由專職管理人員進行操作。無論是抄錄、拍照，還是復制件，其秘密等級都應視同原件，不僅在借閱本上登記，還應要去借閱人員確保文件內容的不泄露。

4）完善文件清理、銷毀制度。文件清理和銷毀是文件管理的重要內容，我們每天都會面對大量的紙質文件和電子文件，文件的利用價值和保密都有時效性。我們一方面在整理最新的文件，另一方面對原有的的文件必須進行定期清理。對于已經沒有利用價值的文件按照清理流程和銷毀流程及時處理。任何人不得隨意處置過期文件。文件的銷毀是一項嚴肅的工作。一份文件是否銷毀，首先要經單位保密委員會討論決定，對于有檔案價值的，原件存放檔案室，所有的復印件都在指定地點銷毀。沒有保留價值的文件，經保密委員會討論和領導審批后直接銷毀，并做好記錄。

5）完善獎懲制度。文件保密工作必須有嚴格的獎懲制度。保密工作，責任到人，建立全員考核機制。對于嚴守機密，維護單位利益的員工在年終考核上給予積極獎勵，而對于泄露機密的行為嚴懲不貸。為保證獎懲制度執行公平公正，我們必須加強對文件保密工作的監督檢查。檢查可以分為抽查和全面檢查。抽查可以每兩周一次，重點檢查各項制度的落實情況。每個月或者每個季度進行一次全面檢查。檢查結果作為獎懲的依據。

4 加大文件管理硬件設施投入

為了提高文件保密管理的成效，適應信息時代文件管理的特點，單位需要加大文件管理硬件設施的投入。單位檔案室承擔著整個單位的重要文件的存管。條件比較好的單位，可以建設獨棟樓房的檔案中心或檔案館，擴大檔案庫的存儲空間，并且建有專門的機房，提供電子檔案的現場查閱服務。大多數單位的檔案室一般都是設立在行政辦公大樓里，檔案室地址的選擇要考慮防盜、防濕防潮等。檔案室的窗子都要加防護欄，檔案室第一道門采用雙門雙鎖。室內主要部位安裝監視器、報警器。檔案室應為單位整個安防系統里24小時監控的重點部位。并且根據消防部門的相關規定，安裝煙霧探測器，配備足夠數量的滅火器。為了存放絕密文件，還需要購置置密碼保險柜或帶有密碼鎖的柜架。單位還要加大對現代化的電子檔案庫房的投入和建設?，F代化的電子檔案庫房由專用服務器、專用計算機以及專用電子閱覽室等組成。專用服務器與互聯網之間的連接要安裝功能較強的防火墻，檔案室需要培養或引進熟悉計算機安裝、調試和維護的人員，盡量避免臨時從外單位抽調人員處理涉密計算機的相關操作。電子閱覽室的計算機臺數，根據實際使用的情況進行配備。單位各個部門設置專門的文件室，配置保密性高的文件柜和保險柜，機密文件都保存在保險柜里。安裝配置高的計算機、打印機、復印機、掃描儀以及碎紙機等。文件室提供備用電腦，供臨時查閱。

5 結束語

文件保密是一項系統工程，需要單位全體成員的高度重視和積極參與，每個人都以主人翁的姿態去利用好文件，并捍衛文件的安全，維護單位的利益。為適應信息化對文件管理的要求，文件管理人員要加強業務能力的培訓，轉變思想觀念，更新知識結構，大膽實踐，進一步提高自身的文件保密方面的管理能力。

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