基于設備物資信息系統的管理實踐

郭靖斌/中國葛洲壩集團第一工程有限公司

基于設備物資信息系統的管理實踐

郭靖斌/中國葛洲壩集團第一工程有限公司

本文立足于網絡信息化平臺，研發了“葛洲壩集團第一工程有限公司設備物資信息系統”，將傳統設備物資管理手段信息化、模塊化、流程化、科學化，大大提高了企業設備物資管理的效率。

設備物資；信息系統；管理實踐

引言

隨著國家十三五規劃宏偉藍圖的繪制和“一帶一路”偉大戰略目標的引領，將進一步鞏固建筑業在國民經濟中的支柱地位。建筑業將再次迎來行業的春天，同時建筑業也面臨產能過剩的問題，這就必須走深化改革、轉型升級的路線，打造“特色、科技、綠色、安全”建筑。有了發展目標，就要積極努力去實現，要想實現目標就必須轉換思路、改進管理方式，才能一步一個腳印，扎實穩步推進企業的發展。

一、設備物資信息系統的實施背景

中國葛洲壩集團第一工程有限公司作為中國葛洲壩集團股份有限公司核心骨干企業，緊跟集團改革創新、轉型升級的步伐，搶抓PPP業務、環境治理業務、綠化園林業務、“一帶一路”國際市場業務的歷史機遇，為努力實現企業“改革創新、轉型升級”的目標，中國葛洲壩集團第一工程有限公司在設備物資管理方面，總結經驗，整合資源，借助科技信息化手段，研發了“葛洲壩集團第一工程有限公司設備物資信息系統”，將傳統設備物資管理手段信息化、模塊化、流程化、科學化，大大提高了企業設備物資管理的效率。

二、設備物資信息系統的管理理念

公司借助網絡信息化手段，有效整合資源，以公司設備物資管理模式和管理流程為骨架，將設備物資從計劃、采購、賬務、核算、分析、處置等環節流程化、模塊化，業務操作簡單，形成流水作業，上下環節相互關聯，減少重復工作量，提高管理水平，并且達到系統資源共享。

三、設備物資信息系統的主要做法

通過設備信息系統的服務器、操作系統、數據庫系統、應用程序、網絡設備、存儲設備、計算機主機等設備進行設備標準化流程管理，以確保公司設備信息系統安全、可靠、高效運行。工作方式由原來的人工管理，改為由系統流程管理。傳統的人工方式存在很多問題，比如效率低下，每次查找設備的歷史狀況，要找相關人員詢問，重復查找資料，現在這些重復性工作完全有系統進行替代，在系統上為設備建立檔案，包含技術參數、費用、調配和維修歷史狀況等所有相關信息，輸入關鍵字立即搜索出相關信息。由于公司所有工程項目部都屬于臨時機構，以往一個項目完工后，設備資料大部分也丟棄、遺失，造成設備管理沒有連續性，信息丟失，給今后的管理工作造成很多麻煩，建立系統后每臺設備有了網絡檔案，實現了設備的全壽命周期管理，從而可以長效、全面、高效管理。

四、設備管理

（一）基于設備信息系統的設備管理核心

1.需求階段。

需求階段是設備需求的發起階段，針對工程所需求的設備選型、成本測算、技術要求、規格型號等方面充分分析論證后，制定項目總需用計劃和月度需用計劃。

2.策劃階段。

在策劃階段在設備總需用計劃和月度需用計劃，根據公司自有的設備情況，再進行深入的經濟合理性對比分析，最終確定設備來源，比如新購、租賃、購置二手設備、調配、工程分包等方式。

3.合同階段。

在設備配置策劃已經確定，進入采購實施階段，包括招投標管理、合同談判、合同簽訂、采購結算等環節，最終完成設備實體采購。

4.使用階段。

使用階段是檢驗設備配置方案經濟合理性、技術性能指標、工作效率、運維管理的重要環節，同時也是公司固定資產管理的重要環節。包括查詢分析、臺賬管理、維修管理、特種設備管理、監視測量儀器管理、設備事故管理、設備調撥、設備報廢、資產管理等模塊。

5.結算階段。

結算階段主要是設備購置費用、租賃費用、折舊計提、資產重置、報廢處置等費用的賬務核算。

（二）設備信息系統管理模塊

1.查詢分析。

（1）設備臺賬。可以查詢單臺設備的編號、名稱、分類、型號、資產單位、使用單位、使用狀態、購置原值、重置原值等基本信息。

（2）設備分布。以直觀圖形的方式，體現公司所有設備按類別所占比重；以表格的形式，顯示使用單位所有設備的數量及類別。

（3）設備地圖。以地圖分布方式，直觀展示每個省級地區的公司所屬工程項目數量以及項目部相應的設備情況。

（4）設備使用費查詢。可以查詢使用單位相應的設備使用費明細及費用收繳信息。

（5）維修計劃執行統計報表。可查詢每臺設備歷史維修類別、修理項目和時間、修理單位、修理費用、資金來源和主要部件，可方便快捷的了解設備機況。

（6）設備事故統計月報表。及時掌握設備使用過程中，發生事故的情況。

（7）監視測量設備檢定檢驗計劃表。以報表的形式反映出公司所有監視和測量設備檢定日期、檢定周期、檢定計劃及責任人員等信息。

（8）設備配置計劃臺賬。將工程項目對應的設備配置計劃進行臺賬管理，快速查找設備配置計劃的依據。

（9）設備采購合同臺賬、租賃合同臺賬。可實時掌握設備采購及租賃的合同信息，包括合同基本信息、合同金額、質保金、資金支付情況等動態信息。

（10）特種設備管理報表。潮汛特種設備的基本信息、檢驗日期、檢驗單位、責任人、檢驗計劃，有效提高了特種設備檢驗計劃管理。

（11）資產折舊表。以動態的數據，更新設備資產的折舊計提過程，包括原值、重置原值、計提年限、計提期次、折舊金額、本期應提折舊金額、累計折舊、凈值等信息。

2.設備配置模塊。

（1）配置計劃

建立設備配置需求計劃，明確所需設備名稱、規格型號、生產廠家、數量、預估采購金額、使用單位及公司計劃批復信息。

（2）采購合同及結算。以合同臺賬管理來體現合同管理程序控制，臺賬中包括基本信息、采購方式、資金來源、合同會簽類型、審批人員、公司集采通知編號、審批狀態、合同資金動態支付情況，客觀全面的體現了合同管理流程和合同履約情況。

（3）租賃合同及結算。針對設備自理合同流程管理，包括合同基本信息、租賃類型、狀態、租賃費結算信息。

（4）設備驗收。格局公司設備管理辦法，對納入固定資產管理的所有新購設備，均需辦理設備驗收，建立設備檔案，包括驗收單號、合同名稱及標號、使用單位、驗收項目、驗收日期、發票編號等信息。

3.臺賬管理。

臺賬管理共分為三個層級，分別為公司臺賬、項目臺賬、國際臺賬，每個層級根據權限、管理方式、地域的不同分別建立對應的設備臺賬。

4.維修管理。

維修管理主要是對設備大中修及日常修理過程的管理，制定維保計劃，根據計劃編制對應設備修理的內容、時間、修理，為其建立修理檔案，對修理后的設備起到動態跟蹤監控作用。

5.特種設備管理。

根據公司特種設備安全管理辦法，建立特種設備安全檢驗檔案，包括特種設備檢驗，大型設備安裝與拆除方案。

6.監視測量儀器管理。

主要是針對測量儀器建立技術檔案，包括使用狀況、檢定周期、檢定單位、責任人等信息。

7.設備事故管理。

當設備出現事故時，在系統上詳細記錄事故設備信息、事故經過及原因、當事人、事故級別、經濟損失、處理結果等相關信息。

8.設備調撥。

設備調撥管理主要針對公司已有設備的資產調撥管理，根據不同工程項目的需求，以設備管理辦法為依據，辦理調撥的手續，包括設備信息、調出和調入單位名稱、設備調撥和財務經辦人等信息。同時在設備管理中，統計處于閑置狀態的設備，填寫相應的閑置原因。

9.設備報廢。

設備報廢是對設備報廢審批、實物處理、處置合同的流程管理，詳細記錄了報廢設備的信息、審批問好、處置金額、處置方式、處置合同信息等信息，對設備報廢處置加強監管。

10.資產管理。

在資產管理方面，設備信息系統應用顯著的提高了設備資產的管理效率，減少了人工核算勞動強度。系統根據各使用單位設備清單及使用狀況，自動核算當期及累計設備使用費，并根據財務固定資產折舊核算規則，核算每臺設備折舊計提和資產重置原值。

五、物資管理

（一）基于信息系統的物資管理核心

1.需求階段。

物資需求階段是根據工程主合同、招標文件等工程主要資料文件，編制工程物資材料總需用計劃，然后根據工程進度分解到月，制定工程物資月需用計劃。

2.策劃階段。

策劃階段是工程項目開工前，對工程所需材料的來源、采購方式、供應方式、現場管理模式、市場行情等因素進行調查、論證、策劃，最終形成工程物資管理的指導性文件。

3.合同階段。

合同階段是對物資采購實施階段的管理，確定采購方式，比如招標采購、詢價采購等方式，然后進入合同個條件和邊界條件責任的談判，最后簽訂合同。

4.采購階段。

采購階段是工程物資采購過程的實施階段，包括向供應商申請所需的物資材料、現場驗收、物資發放、退庫等管理環節。

5.結算階段。

結算階段是與供應商之間的結算管理，以采購合同、清單及重要附件為依據，按合同約定的結算方式、支付條件等方面，支付供應商材料款。

（二）物資信息系統管理模塊

1.查詢分析。

計劃模塊：物資總需用計劃、年度需用量計劃、物資年采購計劃、月需用量計劃、月采購計劃、應急采購報表。計劃模塊查詢是根據計劃的不同類型、不同方式和不同級別，分別查看所需要的計劃。

物資核銷模塊：主要物資量差核銷表、自購主要物資材料價差分析表。可查詢工程項目主要物資材料現場量差核銷控制和材料價差情況。

2.計劃管理。

根據計劃的不同層級、不同需求時間和不同類型，分別建立主要材料預算、總需用計劃、年度需用計劃、月度需用計劃、年度采購計劃、月度采購計劃、應急采購、月度報表上傳，加強計劃管理，提高計劃的準確性，編制需求計劃，分解具體現場需求計劃確定具體采購計劃，包括采購物資的品種、規格型號、采購方式、采購時間、市場行情等信息。

3.合同結算。

合同結算是物資管理的重要環節，加強了公司對所屬在建項目的管理，建立合同檔案信息，掌握工程項目物資成本，模塊包括合同基本信息、采購方式、資金來源、采購計劃編號、集采結果通知、每筆業務的驗收及資金支付情況、每份合同的總體結算支付情況，在整個物資管理流程中體現資金流向。

4.項目庫存管理。

將物資賬務管理表單流水化，現場貨物收到后，系統填報到貨登記，然后自動生成驗收單。根據已驗收物資材料，按照發放方式，填寫領料單和調撥單。每月定期將現場實物盤存數量，錄入庫存管理倉庫盤點單，公司可以全面掌握在建項目庫存信息，優化物資采購需求，合理降低庫存，協調項目之間物資調配，盤活資產利用率。

5.周轉材料庫存管理。

周轉材料庫存管理是按周轉材料的采購方式不同進行模塊化管理。第一，按新購周轉材料方式，辦理采購入庫、領用、調撥、攤銷、報廢等業務流程。第二，按租賃周轉材料方式，辦理租賃入庫、領用、調撥、租出、租賃歸還、租入結算、攤銷及報廢等業務流程。有效加強周轉材料管理，防止資產流失，提高資產增值效益。

六、結語

公司依托信息化管理手段，結合工程設備物資管理實踐，設計并研發了“葛洲壩集團第一工程有限公司設備物資信息系統”，將設備物資全壽命周期管理納入信息化管理，建立數據庫平臺，直觀地展現了各個關鍵業務之間的相互管理，將業務管理模塊化，有效地預警和監管公司各單位設備物資業務流程，將管理工作的“被動方式”轉變為“主動方式”。之前被動工作方式，通常在工作中出現問題是，才去向項目部調查和收集資料，既增加了工作量，也浪費了工作時間，管理風險高。變為主動工作方式后，公司總部可以根據信息系統數據，及時掌握項目信息，提前發現問題，解決問題，極大地提高了公司設備物資管理水平，降低了項目管理風險。其次，信息系統充分地展示了每項業務辦理的流程，全部存入數據庫，避免了以前項目完工或人員變動后，項目管理資料丟失，不可追溯現象，使設備物資信息系統轉化成為一個管理信息化平臺。此系統的應用，大大降低了企業經營管理風險和管理成本，極大提高了企業管理效率和資產管理效益，對行業管理水平提升起到了示范作用。

[1]李春萍.淺析信息系統在企業物資管理中的應用[J].河南化工，2015（18）.

[2]吳文革.淺談國有企業如何做好倉庫管理工作[J].經營管理者，2015（14）.