軍工科研單位文書檔案管理

梁 旭

（中國船舶重工集團公司第七一二研究所，武漢 430064）

軍工科研單位文書檔案管理

梁 旭

（中國船舶重工集團公司第七一二研究所，武漢 430064）

文章從軍工科研單位文書檔案管理的特點和重要意義出發，具體分析了軍工科研單位文書檔案管理中存在的一些問題，并提出了相應的對策，以期為改進文書檔案管理水平提供參考。

文書檔案；檔案管理；科研單位

0 引言

文書檔案一般由辦理完畢的具有保存價值的文書轉化而成，是法定機關、團體、企業事業單位和個人在各種活動中，為相互聯系和處理事務等實際需要，用文字和圖表等方式直接記錄下來的有完整體式和處理程序的各種信息材料[1]。軍工科研單位的文書檔案是反映軍工科研單位的行政管理活動、黨務工作和相關科研活動等的檔案，其管理具有政治性、保密性、規范性、系統性、實踐性和工具性等特點，是衡量與評價軍工科研單位管理水平的一個重要標準，也是檔案管理工作的重要內容。

1 軍工科研單位文書檔案管理的特點

1.1 存在涉密軍工型號項目的文書檔案，保密性強

軍工科研單位大多承擔了國家的一些重點軍工型號項目，文書檔案中不可避免地存在一些涉及軍工型號項目的信息文檔材料，對其文書檔案管理工作中的一些文件材料的保密性和安全性要求很高。這就要求文書檔案管理工作者要有一定的政治覺悟，要有高度的責任心、進取心和事業心，要細心且嚴謹認真，增強自覺性，提高管理文書檔案的保密技術能力，努力做到無疏忽、無泄密隱患，以保證涉密的軍工型號項目的文書檔案管理工作萬無一失。這是搞好涉密軍工型號的文書檔案管理工作的前提，對維護國家安全和集團軍工工作發展有著重要意義。

1.2 存在信息多樣的文書檔案，程序繁雜[1]

軍工科研單位的文書檔案，不僅包括黨群工作、行政管理等方面的信息材料，還包括經營管理、科技研究、科研生產等方方面面的信息材料，內容多樣。文書檔案工作包括清點、收集、分類整理、裝訂、案卷組合、卷內文件排列、編號、文件材料數字化和信息化、綜合加工編研、銷毀等方面的工作，程序繁雜。

2 軍工科研單位文書檔案管理的重要意義

軍工科研單位文書檔案管理是做好本單位其他各項業務工作的信息基礎，是不可缺少的環節[2]。

軍工科研單位的各種工作、科研、事務活動，都是由許多工作環節組成的巨大鏈條，文書檔案管理工作是這個巨大鏈條中不可缺少的環節。從文書檔案工作與軍工科研單位工作活動的關系來說，其文書檔案管理工作處于服務地位，是條件性的工作，即為軍工科研單位的政治、經濟、科研、生產、文化活動提供必要的資料，創造必要的條件。

軍工科研單位文書檔案管理工作是維護軍工科研單位的真實歷史面貌的必要手段，在維護軍工科研單位的歷史真實面貌方面具有特殊的功能。要實現這種特殊功能，只有通過文書檔案管理工作活動才能實現。文書檔案管理的一個重要任務是保護軍工科研單位的文書檔案歷史財富，只有把文書檔案保存好，才能長遠地起到維護軍工科研單位歷史真實面貌的作用。

軍工科研單位文書檔案具有參考價值或情報價值，其價值是潛在的，是可以增值的。這種價值不會自動實現價值轉換，只有通過軍工科研單位文書檔案管理的工作活動，把文書信息材料整理好，提供給單位使用，才有可能產生社會效益和經濟效益。

軍工科研單位文書檔案產生的效果是指在科學研究、科研生產、宣傳教育、機關日常工作中所產生的效果，都是通過軍工科研單位文書檔案管理工作來實現的，然后才有可能對軍工科研單位產生各種各樣的效益。軍工科研單位文書檔案管理工作的意義，歸根結底在于實現軍工科研單位文書檔案的價值。這種價值既有當前的、現實的意義，也有長遠的、歷史的意義[2]。

3 軍工科研單位文書檔案管理中的問題

3.1 不夠重視，存在片面認識

員工對檔案管理不夠重視。在一些員工的心里，文書檔案管理工作喊起來重要、搞起來次要，口頭上喊喊，實際行動則是能少做則少做。文書檔案管理工作被想象得太單純，認為就是收集、整理、建目錄。因為文書檔案管理工作的經濟效益和其他各項效益在短時間內見效不明顯，見效慢，所以文書檔案管理工作常常得不到有關職能部門的配合和支持，經常需要多次催要，制約了文書檔案管理水平的提高，影響了文書檔案價值的發揮和利用。

3.2 歸檔時效滯后或者不歸檔

單位各部門現實工作與文書檔案歸檔工作存在相互銜接脫節的問題。一些涉密文書信息材料常常在保密檢查之前才突擊查詢、歸檔。一些部門的員工為了工作方便，不愿意適時歸檔。有一些員工自身歸檔意識薄弱，沒有主動歸檔的想法，思想主觀上對文書檔案管理工作缺乏能動性，事情不急到眉梢不歸檔。這使得單位的文書檔案的清點、收集工作上有較大的漏洞，有時清點多次，該歸檔的文件信息材料還是不能及時到位、歸檔。一些相對重要的文件信息材料隨著時間的拖延，容易散落丟失。等到追究相關責任時，會出現互相推諉，又記不清相關細節的現象。歸檔不及時或不歸檔，大大降低了文書檔案的利用價值。一些比較重要的文書信息材料由于不能及時完整地歸檔、整理，導致無法及時有效地增加潛在價值。

3.3 編研工作欠缺

軍工科研單位文書檔案編研工作是指適應單位的各項科研、生產、黨群、行政管理等活動需要，對文書檔案信息內容進行整理和加工，并以編研成果的形式提供給單位服務的一項工作。它可以高效率地揭示本單位的歷史沿革和現狀，為開展各項實際工作和科學技術研究工作提供證據和情報價值的服務，切實發揮依據作用。

軍工科研單位文書檔案工作往往缺乏對文書檔案的內容進行研究和編研整理，文書檔案的內容經常沒有得到充分的編研、開發和利用，制約了文書檔案信息資源的有效和高效利用。

4 改進軍工科研單位文書檔案管理的對策

1）轉變思想[3]。持續地提升領導和員工對文書檔案管理工作的意識，積極地爭取他們對文書檔案管理工作的支持，著力使軍工科研單位的文書檔案管理工作融入到本單位的總體戰略規劃中。

2）規范融合。做好具體工作與文書檔案管理工作的有效承接，強化各部門之間的分工協作，積極搞好文書檔案的及時收集、整理工作。培養單位各部門較強的檔案意識，培養相關員工在工作中變被動提供有關文書檔案資料為主動參與，做好文書信息材料的立卷歸檔工作。及時有效地收集、整理，保證文件信息材料的完整詳實、分類歸檔。當各部門人員都有了較強的檔案意識時，文件信息材料的收集工作才會完整、系統，才能為歸檔立卷工作奠定扎實的基礎。

3）用心整合。本著存真求實、編以實用、立足庫藏的原則，充分發揮庫藏優勢，積極有效地推進軍工科研單位文書檔案信息功能的充分發揮，不斷地拓展豐富、分析綜合、加工編研文書檔案。努力及時地把握本單位在不同時段的工作任務重點，找準主題，充分發揮編研工作的研究性、主動性和針對性，自覺以服務大局的眼光來計劃、思考、編研文書檔案，力求將文書檔案管理工作匯集融合到服務于本單位大局的綜合實力中去，通過各種渠道豐富軍工科研單位文書檔案管理工作的編研經驗[3]。

5 結論

綜上所述，軍工科研單位的文書檔案是軍工科研單位在從事軍工科研生產活動和社會管理活動中形成的具有保存價值的文獻，其管理工作是檔案管理工作的重要組成部分。針對軍工科研單位文書檔案管理的特點，改進其在工作中出現的問題，將更有利于健全軍工科研單位的文書檔案管理體制，可以使軍工科研單位的文書檔案更好更有效地服務于軍工科學技術研究工作。

[1] 孫曉. 論新形勢下如何做好文書檔案管理工作[J]. 北京: 機電兵船檔案, 2016(4): 20-21.

[2] 陳兆祦, 王信功, 劉振淮. 檔案工作實務全書[M]. 北京: 中國三峽出版社, 2000: 487-489.

[3] 李道逸. 淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].廣西: 經濟與社會發展, 2008(6): 173-175.

Document File Management of Military Scientific Research Units

LIANG Xu

(No. 712 Research Institute of CSIC, Wuhan 430064, China)

From the characteristics and significance of document file management of military scientific research units, the existing problems in the document file management of military scientific research units are analyzed. The corresponding countermeasures are put forward so as to provide reference for enhancing the management level of documents.

document file management; file; scientific research unit

G275.2

A

10.14141/j.31-1981.2017.03.014

梁旭（1969—），女，碩士研究生，工程師，研究方向：檔案管理。