糧食和商務系統檔案信息管理體系的創新和發展

摘要：隨著科技現代化信息技術的不斷發展，糧食和商務系統的檔案信息管理系統得到進一步發展。新的電子信息管理模式是通過對各類檔案信息內容進行索引、詳細分類、認真提取、系統加工，使資源并網連接達到共享的效果，可以滿足檔案使用人員快速、精準、高效、實用的要求。以現代化的科學技術手段設備作為依托，把有關糧食和商務系統檔案的信息資源上傳，并且利用檔案信息的管理方式做好網絡公開，可以給使用人提供更加便捷的館藏類的檔案及所執行的相關政策文件，以更好地提升檔案管理和服務水平。

關鍵詞：糧食和商務系統；檔案信息管理；存在問題；建議

中圖分類號： G270 文獻標識碼： A DOI編號： 10.14025/j.cnki.jlny.2017.24.070

1 糧食和商務系統檔案信息管理模式存在的主要問題

1.1運行機制問題

在新的科學技術條件下不斷了解檔案信息管理工作所帶來的機遇和挑戰，利用電子信息操作技術，制定適應自身行業發展的管理模式，妥善處理機關和下屬單位的機構設置和相關人員的安排，監督并指導以及實際管理之間的層次關系。把行業各項重要信息資料和人員配置等方面納入檔案管理工作，為其提供周密的統籌和規劃并進行全面的指導，使整個行業的檔案信息做到錄入有序，層層把關，做好歸類工作，建立嚴格的檔案信息管理制度，配備主任、副主任以及專職的檔案負責人員等崗位來全面組織、監督和負責檔案信息的管理工作，并且定期將其重要資料移交到檔案中心，解決了管理無序或斷層等問題。

1.2檔案信息管理的集約化問題

各行業目前都還沒有認識到檔案信息管理的重要性，更是難以彰顯其應有的效應，主要是由于以前管理人員分散保管的情況，想在短期內集中起來不是件容易的工作，這便限制了新單位系統整體效應的發揮。所以，在檔案信息數量日益增大、信息化水平不斷提升及檔案信息資源利用需求日漸上升的今天，應加快采用集中化的統一管理模式，以此來整合檔案信息資源，挖掘現實價值，提高資源利用的效益。

1.3檔案服務功能的多元化

糧食商務問題也是社會所關注的焦點，促使非常多的人對糧食和商務局的檔案有了更多的查閱要求。然而，以前的檔案信息管理只局限于檔案的收集、整理和保管上，查詢服務的對象僅在本機關工作及領導層面上，而且服務內容也是常見的文件形式，根本無法滿足廣大群眾的切身需求，有些信息容易出現丟失現象。因此，要在糧食和商務局檔案信息集約化管理的基礎上，嚴格配備專業的檔案管理人員，做好歸檔的整理及統一移交工作，以保證檔案信息資源的完整性與可靠性。同時創建網絡查詢平臺，負責公布相關文件信息，只要對群眾有所需，便可以免費查閱，由此彰顯出職工群眾的參與權和知情權，更好地發揮民主監督的作用，從而推動糧食和商務局檔案管理工作健康發展。

1.4檔案管理人員問題

面對新的技術與挑戰，過去具有豐富經驗的工作人員在檔案管理理論的基礎、館藏的工作原則、檔案管理方法上都已經非常熟練，但面對使用電子設備、應用電子軟件、大量信息操控存儲、電子設備檢索、發布和利用等技術使用方面存在困難，而掌握計算機方面知識的檔案信息管理年輕人員又僅懂得電子信息化建設所需要的技術，對檔案信息管理工作的基本原則以及檔案管理的流程知之甚少。一些下屬單位仍然存在著對檔案工作人員、財力、物力的投入不夠，檔案管理人員的工資、待遇得不到應有的保障，這也限制了檔案信息管理工作的良性發展。

2加速檔案信息科學管理建設的建議

2.1加速檔案信息管理的正規化建設步伐

檔案信息正規化主要是指檔案信息管理的正規化、業務的正規化、技術的正規化。正規化既是檔案信息管理建設的行業要求，也是衡量檔案信息管理工作能力水平的一個重要性標志。一是檔案信息管理建設涵蓋了技術、法制、體制、機制方面的問題，需要從政府和國家的層面著手，來協調解決與其相關的問題；二是要與傳統的檔案信息工作相比較，檔案信息管理科技建設更是需要正規化，因此各部門更需要很好地進行統籌和規劃，以最終達到高度的信息資源共享。

2.2加快提升檔案信息管理人員業務素質

新時期的檔案管理工作的發展與變化對檔案信息管理工作人員提出了更高要求，檔案信息管理人員一定要樹立高度的檔案信息管理新科技意識，能夠熟練的掌握計算機操作技術和網絡信息安全技術。努力建設一批高素質的檔案專業人才隊伍，既要檔案信息管理人員掌握基本管理知識，還要熟練的掌握計算機實際操作技術，靈活應用檔案信息管理系統的軟件，提升檔案信息管理人員的業務素質和綜合能力。

2.3提高新科技的認識，注重配套設施投入

檔案信息管理部門要充分認識檔案管理在社會發展中的重要性，建立健全檔案信息管理規章制度，努力走向正規化的管理模式。從自身的實際情況出發，制定出一套完善的檔案信息管理制度；引進先進的檔案信息管理軟件，借助現代先進的檔案信息管理技術，實現電子文件資源和電子檔案信息的一體化管理，逐漸建立起完善的檔案信息管理機制，更好地促進檔案管理事業的順利開展。

作者簡介：李闖，本科學歷，助理館員，研究方向：檔案管理和糧食商務。endprint