大數據時代下檔案管理模式的探究

王茹冰

【摘要】大數據時代背景下檔案管理行業像其他行業一樣，面臨著日益增加的海量數據所帶來的管理挑戰，如何對不斷增長的大數據進行有效的處理、加工、分析、利用和管理，顯得十分迫切而重要。檔案管理直接面對原始數據信息的記錄、收集、整理、儲存、檢索和再利用，每天產生的數據和記錄信息較以往大幅度地急速攀升，因此在大數據時代下如何做好檔案管理工作就顯得非常重要。本文分析了大數據技術在檔案管理中的作用，提出了基于大數據的檔案管理策略，探討了檔案管理大數據應用中應該注意的相關問題。

【關鍵詞】大數據時代；檔案管理；模式應用

【中圖分類號】G27 【文獻標識碼】B 【文章編號】2095-3089（2017）12-0296-01

大數據，是互聯網和信息技術的應用和發展背景下產生的，各行各業通過互聯網和信息技術的應用，每天都會產生大量的數據需要整理收集和管理。通過大數據技術的處理，這些復雜的信息在管理過程中，不僅工作效率得到了提高，還有利于信息的儲存和保管。檔案管理，作為一個具有復雜而又需要認真的工作，在日常的管理工作中，傳統的檔案管理模式已經不能適應當前發展和需要，本文就通過對于大數據的介紹，分析在大數據下檔案管理工作的新思路。

一、大數據技術在檔案管理中的作用

大數據，又稱為巨量數據集合。大數據，是指在當前主流的常規軟件無法進行信息的捕捉、管理和處理，是需要一種新的處理模式才能具有決策力、洞察發現力和流程優化能力的大量、高效和多樣的信息資產。大數據具有“5V”特點，即Volume（大量）、Velocity（高校）、Variety（多樣）、Value（低價值密度）、Veracity（真實），大數據的主要價值在于能夠對大量消費者提供產品或服務的企業進行精準營銷；能夠幫助中小型企業進行服務轉型；傳統企業可以利用大數據進行互聯網背景下的轉型。

1.挖潛檔案價值

目前積累存儲的海量檔案信息資源由于人才的缺乏、落后的管理模式、低下的檔案意識等因素，并沒有得到有效的利用和開發，導致檔案的實際價值并沒有真正體現出來。隨著信息社會的到來和大數據技術的發展以及國家關于智慧城市建設的號召，使得利用大數據技術挖潛當前檔案的價值面臨著一次重大的發展機遇，使用大數據技術挖潛檔案價值為智慧城市建設提供信息支持是智慧城市建設的必然要求。

2.電子文件鑒定、非結構化處理

使用大數據技術不但可以輕易快速高效率的實現文件鑒定工作，而且還能快速地處理接下來的諸如存儲、處理、檢索、保存等工作；大數據時代數據的類型繁多，并且非結構化數據的增長幅度和比例也將大幅度攀升，這對傳統的以處理結構化數據見長的數據庫技術提出了挑戰，而大數據技術既可以對傳統結構化數據進行處理，也可以對圖像、視頻、空間、數據流等非結構化數據進行處理。

二、大數據時代背景下檔案管理的建議

1.完善檔案管理制度，優化管理流程

在大數據時代背景下，檔案管理制度更加的嚴明，對于檔案管理的流程更加的優化。在大數據時代背景下，人們對于檔案的傳遞和使用大都是利用互聯網進行，這就嚴要在進行檔案管理具有隨用隨查的特點，其管理和使用流程更加的優化。例如某公司，在進行檔案管理工作時候，采用互聯網技術進行管理，要求公司日常所涉及的文件都以電子文檔的形式在各個部門進行傳遞，最終有各個部門將信息進行歸總，將需要進行存檔的進行分類，并以文件名的形式發送至企業專門負責檔案管理部門，檔案管理人員在通過專業的軟件進行信息的加密和保存，并存放置檢索資源庫，便于企業的隨時使用。

2.檔案大數據的云儲存

在大數據技術的支持下，可以實現對檔案的云儲存，這樣不僅可以保障檔案數據的完整性，還能為電子檔案的管理創造良好的環境。在對檔案大數據進行云儲存的過程中，一定要做好信息化基礎設施的建設，切實提升信息數據的處理能力，為用戶提供更加優質的服務。為了實現檔案大數據的云儲存，國家要與地方政府建立統一的云系統，這就需要地方政府將當地的檔案管理中心通過互聯網與國家進行連接，對檔案數據進行有效的儲存和備份，避免檔案丟失的情況發生。

3.在檔案利用服務上求變創新

在檔案利用服務上求變創新，以更好地服務人民群眾。檔案若只存不用，便毫無價值，所以應該抓緊對檔案資源的開放，使得民眾獲得更多有效的信息。基于“以人為本”的思想構建檔案資源知識庫，關注大眾的需求。在大數據時代，非常重要的一點即是技術的利用，這便要求檔案部門搭建智能化的檔案數據處理系統，以更好地完成數據處理，同時，也能使得服務更加便捷。為了擴展檔案服務途徑，可以開通云服務，打造云平臺，也可以借助微信、微博等平臺來推送服務項目和傳達檔案信息，一方面拉近了檔案與群眾之間的距離，另一方面提高了檔案事務的效率。

4.增強對用戶數據的分析能力

大數據時代檔案管理工作開展的目的就是為了更好地滿足用戶的實際需要，因此，為了提升檔案管理的服務水平，必須對用戶的數據進行深入透徹的分析研究，制定與之相適應的檔案管理服務項目，促進檔案管理的工作的高速發展。在互聯網不斷普及的當下，人們已經習慣于通過互聯獲取信息，這就給檔案管理工作的開展帶來了巨大的挑戰，因此提升用戶的滿意度就成了當前階段檔案管理工作的發展核心。

5.提高檔案管理人員的綜合素質

一方面進行計算機的操作技術培訓；另一方面加強對檔案管理人員的業務處理能力的提高。例如，組織管理人員進行計算機二級證書的考試，讓管理人員具備國家所要求掌握的技能，另外邀請檔案管理專家，進行大數據時代背景下檔案管理人員需要掌握的技術培訓，還可以進行高素質檔案管理人員的招聘，通過不同的方式來提高檔案管理人員的綜合素質。

綜上所述，大數據時代背景下，檔案管理面臨的是機遇更是挑戰，檔案管理人員要積極的利用大數據時代背景下一些先進的檔案管理技術，來提高檔案管理的模式創新，同時檔案管理人員也要積極的提高自己的專業技能和新模式下業務操作技能，實現檔案管理的不斷發展。

參考文獻

[1]劉莎.大數據時代檔案管理模式變化研究[J].經營管理者，2016，（32）：307.

[2]梁靜嫻.論大數據時代下檔案管理模式的變化及影響[J].蘭臺世界，2016，（S2）：100.

[3]徐艷軍.對于大數據時代檔案管理模式的研究[J].辦公室業務，2017，（15）：102.endprint