網上預約報賬在高校財務中的應用研究

■/沈榆峰

網上預約報賬在高校財務中的應用研究

■/沈榆峰

作為緩解當前高校“報賬難”現象的一種有效方式，網上預約報賬正受到各大高校的廣泛關注。文章概述了高校實施網上預約報賬的背景和內涵，分析了此種報賬模式的優勢以及高校在實施過程中出現的新問題，在此基礎上，提出了若干改進意見，以期對提升高校財務管理水平和服務水平提供參考價值。

網上預約 高校財務 報賬難

近年來，我國高等教育事業取得了蓬勃發展，高校招生規模逐年擴大，教育科研經費逐年增長，經費來源呈多元化趨勢，使得高校財務管理的難度系數與日俱增。急劇增加的工作量與有限的財務人員之間形成了巨大的矛盾沖突：一方面財務人員工作量大，工作強度高，心理壓力大；另一方面高校師生一直被“報賬難”問題所困擾。各大高校也在不斷研究探索解決問題的辦法，如增設叫號機、安裝智能排隊系統等，取得了一定實效，規范了報賬秩序，一定程度上緩解了報賬壓力，但都沒能從根本上解決矛盾。依托成熟的網絡與計算機信息技術，網上預約報賬系統應運而生。

一、網上預約報賬的內涵

高校網上預約報賬以電子化、信息化、自動化為手段，徹底改變了手工方式下的效率低下狀況，實現單據填寫的規范化、業務審批的流程化、財務審核的透明化，以全面提升財務信息質量，使財務信息準確、完整和及時。

高校網上預約報賬系統是師生在網上完成預約報銷的平臺，報銷人通過訪問“網上預約報賬系統”，填寫相關信息，如報銷人姓名、所在單位、聯系方式等，然后進入預約報賬界面，自助填寫差旅費、借款、日常報銷等內容，并提交報賬申請，系統自動生成流水號，打印報銷確認單，再將領導簽字審批后的報銷單自主選擇時間送遞財務單位，待財務人員審核記賬完畢后將相關款項轉入個人銀行卡或者單位對公賬戶中，整個報銷過程完成。

二、網上預約報賬的優勢

網上預約報賬改變了傳統會計報銷業務的流程，將報賬模式從“人對人”轉變為“機對機”、從“面對面”轉變為“點對點”，大大提高了工作效率。與傳統的報賬模式相比，網上預約報賬模式具有以下幾個方面的優勢：

（一）無等候

高校傳統報賬模式下，業務流程環節較多，經常出現排長隊現象，消耗了師生的不少時間，造成人力的浪費，也容易產生不滿情緒，同時增加了財務工作的壓力。究其原因：一是隨著高校經費的不斷增加，財務工作量不斷加大，會計人員短缺的問題日益凸顯；二是大部分高校師生對財務相關政策知之甚少，經常出現原始票據黏貼不規范、報銷審批手續不全、開具的發票與會計政策不符以及經費項目額度不足等情形，需要往返多次才能順利完成報賬；三是會計工作人員業務能力有高有低，導致報賬速度快慢不一；四是高校財務具有時段性，尤其是學期初及學期末，報賬業務相對集中，業務量明顯增大，財務部門可能出現人滿為患的情形；五是高校會計某些業務涉及面廣，工作量較大，如學生實習經費的報銷，每個專業幾百名學生集中實習，往返車費、學生保險、實習指導教師講課費、實習耗材費等原始票據數量多，小額零星票據也占據相當一部分比重，將占用會計人員大量的時間進行核算，部分高校甚至安排專人核算。實行網上預約報賬以后，排隊現象將不復存在。網上預約報賬系統依托互聯網與計算機信息技術，不受時間和空間的限制，廣大師生報賬再也不用花費大量的時間在財務部門排隊等待，只需要登錄學校網上預約報賬系統，完成網上預約申請流程，自主選擇時間將預約單送到指定地點即可，大大節約了時間，體現出“無等候性”。

圖1 網上預約報賬流程圖

(二)無現金

高校在傳統報賬模式下，報銷業務完成的一個標志是報銷人以現金形式現場領走所報銷的金額，由此衍生出兩個問題：一是為保證資金安全，財務部門需要每天早上從銀行調入現金，下午結賬后再將剩余現金返回銀行，加上因無法準確預測每天所需現金量而重復調入現金，無形中消耗大量的人力物力；二是報銷人在收到所報款項后，存在遺失風險，若是大額現金因故沒有及時存入銀行，風險系數將提高；三是現金收付過程中存在一定風險，比如實際結算時，因財務人員工作失誤，出現多付或者少付現金的情形，并且事后無從查證。網上預約報賬系統實行無現金報賬，報銷人在網上預約報銷系統中直接選擇支付方式，即報銷人希望采取哪種報銷的收款手段，支付方式根據具體業務性質不同，在遵循財務制度規定的前提下，一般可以選擇以下三種支付方式：對私支付、對公支付、沖抵借款。其中，對私支付與對公支付方式下，結合網銀支付系統，款項實時到賬，支付手段快捷、便利，規避了現金風險，有利于資金安全。再加上銀行的短信提醒業務等輔助手段，“時效性”、“準確性”、“安全性”更能得到體現。

（三）高效性

高校在傳統報銷模式下，盡管電算化會計的引入，一定程度上解放了勞動力，但手工操作所占比重依然很大。報銷人只需要把填制好的原始單據給會計工作人員，就可以“坐等收錢”了，而會計人員后續所做的原始票據的復核、制單等一系列操作中，有很大一部分工作是十分低效的，如大量原始票據的整理歸類、摘要的錄入等，也在一定程度上延遲了報賬速度。網上預約報賬模式下，報賬人根據時間安排自主登錄預約系統，填寫基礎信息，如報銷內容、報銷金額以及票據張數等，自動參與進報賬過程中來，會計工作人員處理預約單時，面對的是經報銷人初步整理統計后的相關信息，然后修改系統自動生成的記賬單（含摘要、科目、金額等內容）即可，剔除了某些基礎性的低效的環節，減少了差錯率，提高了工作效率，使得高校財務管理更加科學化。

三、實行網上預約報賬后出現的新問題

（一）部分師生不易接受新事物

在網上預約報賬模式中，報銷人要完成網上預約報賬相關流程，會存在原始票據的整理、統計等在傳統報賬模式下不存在的“多余工作量”，受惰性思維影響，對新的報賬模式存在一定排斥，使用網上預約報賬系統的積極性不高。此外，部分報賬人年紀較大，對電腦操作不熟練，難以獨立完成網上預約報賬申請所有環節，只習慣于將完成審批手續后的紙質報銷單送到財務部門排隊報銷。

（二）電話溝通量增大

網上預約模式下，報賬人只需將預約單送往財務部門，經相關人員初審后即可離去。由于會計業務專業性較強，非專業人員對報賬相關規定、最新政策等知之甚少，由此造成預約單中存在大量不合規現象，此時，電話就成了財務工作人員與報賬人之間溝通的主要工具，電話溝通代替了面對面交流，加上報賬人對自己所報銷業務的相關咨詢（如進度、金額等）不斷增多，電話溝通量逐漸增大，成為網上預約報賬衍生出來的新問題。

（三）原始單據傳遞存在安全隱患

網上預約模式下，報賬人將預約單交往財務部門后即離去，預約單的后續處理完全交由財務部門，由此衍生出兩個隱患：其一，財務部門每天接收大量原始單據，因票據黏貼不規范等因素造成部分票據丟失，在小額零星票據方面體現得特別明顯，給報賬過程帶來了一定的麻煩；其二，報賬人因缺少專業性而造成票據不合規現象比較普遍，會計人員電話溝通后，報賬人因個人原因沒有及時取回，從而導致大量原始票據積壓在財務部門，給財務部門的發票管理帶來困難。

（四）對會計工作人員提出了更高的要求

報賬作為高校財務基礎性工作，政策性強，涉及面廣。實行網上預約報賬，對會計工作人員提出了更高的要求：一是需要學習新的報賬模式，如新環境下賬務處理流程等；二是不斷學習最新的政策、規定等，保證自身知識與時俱進，確保報銷業務符合相關規定；三是培養溝通協調能力，如出現票據不合規現象時，及時與相關人員溝通，妥善處理。

（五）對財務軟件的要求更高

實行網上預約報賬系統后，對財務軟件提出了更高的技術要求，主要體現在：一是銜接性，實行網上預約報賬后，應做好網上預約報賬系統與財務管理系統、無現金報賬系統以及勞務系統等的銜接問題，促進高校財務信息化；二是穩定性，高校財務有其自身的特點，如業務量大，并隨時間（學期初及學期末）有較大波動等，當業務量達到峰值時，對財務軟件的穩定性是一種極大地考驗；三是安全性，網上預約報賬系統是依托于互聯網與計算機信息技術發展起來的，信息和數據的安全性必須得到保證。

四、建議

網上預約報賬模式是對傳統報賬模式的一種變革，起步時間較短，難免不夠完善，需要在實際應用中不斷優化，才能發揮效用，凹顯其優越性。

（一）加大宣傳

學校財務部門應做好對網上預約報賬的宣傳工作，爭取得到廣大師生的理解、支持以及配合。一是主動到各二級學院或各職能處室開展網上預約報賬相關環節和財務相關規定的宣講，廣泛宣傳網上預約報賬系統的優越性、必要性及操作步驟等，或借助校園網絡平臺、財務部門網站等實時發布網上預約報賬系統的相關信息；二是會計工作人員在業務處理過程中，要做好與網上預約報賬有關的答疑工作；三是廣泛聽取廣大師生對網上預約報賬的意見建議，如設置意見反饋模塊等，為進一步完善網上預約報賬系統提供參考。

（二）建立物流化管理

針對網上預約報賬衍生出的電話量激增以及原始單據傳遞過程中的安全隱患問題，應當建立預約單的物流化管理。建立預約單實時查詢平臺，使報賬人能方便快捷的了解預約單所處的實時狀態，如申請單是否被處理、報銷金額是多少以及是否有不合規票據等。負責收預約單的工作人員將每一筆預約所涉及的原始單據，用一個獨立的簡易塑料袋封裝，確保原始票據不在傳遞過程中發生遺失。對于校園面積較大，或者設有分校的高校，結合區位因素設置投遞箱，方便廣大師生投遞預約單。

（三）加強培訓

網上預約模式下，應持續不斷的加強培訓。一方面，加強對會計工作人員的業務培訓，對其進行會計業務培訓及與網上預約報賬相關的專業培訓，以適應網上預約報賬的需要。另一方面，對報銷人的報賬基本知識進行適度培訓，使其了解學校基本財務規定，避免因信息不對稱而出現一些不必要的麻煩。

（四）做好軟件維護、升級

網上預約模式下，軟件作為一種獨特的載體而發揮著舉足輕重的作用，要使其優越性得到更大體現，必須做好已有數據庫的維護，確保銜接性、穩定性和安全性。同時做好開發升級工作，不斷更新功能模塊，以滿足各方面管理需求。如引入二維碼掃描系統，一方面便于追蹤每筆預約單的流向，另一方面大大縮短會計人員的預約單號錄入時間，提高錄入準確性的同時，提高工作效率。

隨著數字化校園的推進，網上預約報賬作為一種全新的報賬模式因其獨特性和優越性，正受到越來越多高校的青睞。但值得注意的是，各高校不能盲目從眾，硬上系統，應結合自身實際，根據學校財務管理現狀等因素，合理選擇報銷模式。同時，網上預約報賬模式仍存在很多不足，需在實際應用中不斷優化完善，使其發揮出更大效用。

[1]許志俊.高校網上預約報賬實踐的思考〔J〕.會計之友，2011（22）.

[2]李明洋.淺談高校財務預約報賬機制〔J〕.財會通訊，2011（26）.

[3]蔣彩萍.高校網上預約報賬系統的優化與設想—以蘇州大學為例〔J〕.會計之友，2013（04）.

[4]梁勇.高校財務報賬相關問題思考〔J〕.財會通訊，2015（01）.

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1004-6070（2017）10-0042-04

◇作者信息：中國礦業大學財務資產部

◇責任編輯：張力恒

◇責任校對：張力恒