論煤炭基層檔案管理工作存在的問題及對策

劉志強

摘要：隨著經濟的發展，我國互聯網迅猛發展，信息化在各個行業開始邁進，企業辦公亦是如此。企業不斷加快信息化進程，絕大部分企業選擇OA協同辦公系統加快信息化進程。OA協同辦公軟件是互聯網快速發展的產物，它可以大致分為流程、信息管理以及內部事務管理三個部分，從而達到資源綜合的目的。筆者簡單介紹OA協同辦公系統軟件，企業信息化實際現狀以及OA協同辦公軟件的實踐，希望能夠推動企業辦公信息化進程。

關鍵詞：企業信息化；OA協同辦公系統軟件；應用

企業信息化被越來越多的企業管理者所認同，OA協同辦公系統軟件也擁有更大的發展潛力。應用OA協同辦公軟件的企業有效的提升資源整合能力、對客戶以及內部工作人員的管控水平。相比傳統企業，實現OA協同辦公系統的企業有更強勁的發展態勢，在同類企業競爭中節省了各項投入，占據著更加有利的地位。

1 OA協同辦公系統介紹

隨著經濟的高速運行，辦公任務量不斷擴大，辦公自動化成為必然趨勢。OA協同辦公系統是一種綜合性技術，它建立在理論基礎上，例如行為科學、管理科學等，然后聯系當下網絡信息技術，例如計算機技術、信息技術等，來形成綜合的協同辦公系統平臺。OA協同辦公系統大大提升工作速度，提高工作水平。信息化進程推動辦公自動化，辦公自動化推動辦公自動化系統，然后OA協同辦公系統應運而生。OA協同系統辦公軟件的核心是協同，它利用網絡信息技術迅猛發展，最終成為網絡信息技術的綜合體現。由于OA協同協同軟件有流程、信息管理以及內部管理三個部分，它能夠快速傳遞信息，然后進行全部辦公操作。OA協同辦公系統的廣泛應用與其自身優點緊密聯系，例如操作簡便、實用性強、安全精準等等。企業更多關注效率問題，OA協同辦公系統在此方面效果明顯，因此OA協同辦公系統受到更多企業的青睞。

2 企業信息化實力現狀

OA協同辦公系統成為企業信息化進程的強勁動力，大大優化企業的辦公流程，辦公速度迅速提升，加強企業的實力。企業信息化進程的加快，硬件以及軟件不得不隨之進行更新。由于網絡技術的不斷發展，硬件以及軟件更新投入減小，而OA協同辦公系統極高的質量，例如可靠的安全性、風險性極低等，使之成為企業辦公自動化進程的必然選擇。選擇OA協同辦公系統軟件的企業類型是多樣的，例如壟斷型企業、盈利能力強的外商企業以及效益好的民營企業等。實際現實中，企業信息化過程不斷出現問題，例如投資成本過高、重復建設現象嚴重、硬件軟件不協調等問題，原因在于企業未能科學的把握OA協同辦公系統，忽視企業信息化或者辦公系統中管理基礎與信息功能不健全。由于以上問題的存在，企業信息化不僅不能有序推進，還將阻礙企業原有辦公流程。

3 OA協同辦公協同在企業信息化進程的實際應用

OA協同辦公系統較好的實現知識的價值，有效的統一工作與信息。OA協同辦公系統作為一個平臺，吸收原有辦公模式的優點，創新辦公信息處理的方式，是傳統辦公與現代網絡技術的有機結合。OA協同辦公系統有利于減少企業管理資金的投入，實現具有質量的管理，大大提升辦公效率。通過辦公系統，瑣碎繁忙的工作任務變為有序簡便的工作任務，大大提升了企業人員的利用率，集中主要力量辦重要工作，側面上提升辦事效率。

OA協同辦公系統同時相當于資源共享的平臺，企業人員能夠通過此軟件使用整合過的企業信息資源。通過此種方法，企業信息資源利用率大大提升，價值實現程度更大，有力的推進企業的發展。同時企業加強人力資源的利用，促進企業的穩定發展。

OA協同系統同樣滿足員工間的交流，員工間相互交流工作經驗，相互提升工作能力以及專業技能，為企業發展打下堅實的基礎。

在傳統的企業，上級對下級下發文件或者傳達任務，往往需要經過多個部門并且耗時較多，下級向上級反饋工作或者上報問題時，同樣存在諸多不便，但是應用OA協同協同軟件，上下級之間傳達工作或者問題僅需要幾秒，大大降低時間的浪費，同樣有利于高層對企業的科學管理。辦公系統還能夠有效打破部門壁壘，有效傳遞信息，提升企業整體能力。總之，OA系統辦公系統解決了傳統辦公存在的諸多問題，例如信息傳遞緩慢，上下不一等。

傳統的辦公模式中，辦公流程比較雜亂無序，員工間權責比較模糊。但是應用OA系統辦公軟件應用后的企業，辦公流程則明確有序，并能夠有效避免責任推卸的現象，因為工作直接規定由誰負責，顯著減少因工作推卸造成的損失。OA協同辦公系統積極推進企業管理水平，為企業注入源源不斷的動力，保證企業長期穩定且效果顯著的發展。

4OA協同辦公系統安全防范措施

最重要的是企業應加強信息化系統的成本投入，更好的運用網絡技術。企業初期投入增加，但是生產能力顯著上升，長期來說，企業投入減少，利潤空間增大。企業信息系統的投入增大，使得企業人員工作壓力減小，生產效率上升，保證工作流程的科學性以及安全性。

另一方面，企業信息化投入并非資金的大量投入，還需要保證資金的投入效果，信息化系統購買標準應嚴格把控，根據國際標準進行采購工作，保證企業所購買的信息化系統具有國際認可。欲保證采購質量，招標是最有效的方式之一。招標可以充分了解信息化系統提供商家的水準，從而避免采購水平低的商家系統，保障企業所采購系統的安全性，使企業系統良性運行。；同時企業能夠詳細把握辦公系統，清晰辦公系統長處以及不足；公開招標可以避免出現靠人際關系而采購的現象，側面降低了企業的投入，保證采購質量。

4 結束語

OA系統系統是互聯網時代下的產物，能夠有效推動行業生產，企業應牢牢把握。企業利用OA協同辦公系統可以堅實的邁向信息化，減少成本投入，高效管理企業，在競爭中占據有利地位，取得長足且穩定的發展。隨著時代的迅速發展，企業應用OA協同辦公系統，走信息化道路，才是正確的企業發展理念。

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