試析檔案信息化管理的優勢及安全問題

鐘琴

摘 要：隨著社會時代的不斷發展，我國經濟也開始飛速的增長，社會的風貌與以前大不相同，現如今，我國檔案管理工作和以前存在很大差異。檔案信息化現在作為檔案管理工作的主要手段相比于傳統的檔案管理方法有著更好的質量和效率，但是檔案信息化同樣有著自己的缺點，如今網絡黑客多、技術高超，給檔案信息安全帶來了很大的隱患，所以網絡監察部門與檔案管理的相關部門一定要做好此類安全防護工作。

關鍵詞：檔案；信息化管理；優勢

隨著社會的不斷發展前進，曾經隱匿起來的檔案信息化管理逐漸出現在大眾視野中，這是如今社會發展的必然產物，而我國今后檔案事業的發展也離不開檔案信息化管理。雖然檔案信息化管理相比較傳統的檔案管理有很大的優勢，例如更加高效、更加便捷，同樣檔案信息化管理也有其致命的弱點，首先最需要注意的就是安全問題，只有加強了檔案信息化管理在安全方面的監管力度，才能得到更好的發展。本文就檔案信息化管理的優勢和安全問題進行如下探討分析。

1 檔案信息化管理的優勢

在如今的社會中傳統的紙質檔案需要占用很大的面積，而且查閱起來非常的不方便，所以更加便捷高效、只需要將相關的檔案信息傳到電腦儲存介質中的電子檔案就受到了人們的歡迎，成為了當下檔案管理的主流方式。而曾經的紙質檔案就自然而然的被淘汰了，電子檔案是一種人工智能化的管理方式，屬于自動化管理的一種，其在檢索速度上有著很大的優勢，相對于傳統紙質檔案它可以直接用關鍵字搜索相關信息輕松找到，能夠快速的實現對檔案的傳輸工作。相較于傳統紙質檔案，它具有如下優勢。

1.1 節省國家資源

首先對于紙質檔案來講，我們需要大量并且長時間的復印才能將檔案的材料制作出來，這就需要大量的紙張，進而浪費國家的資源。并且在復印的過程當中，操作是非常復雜的，又需要浪費很多的電力，浪費不必要的能源，過多的紙張同樣會對環境造成污染，所以現在的檔案辦公不再使用紙質檔案了，而采用以信息化檔案管理的方式，節約國家能源資源，保證工作效率的提升。

1.2 提高速度

按照以前的傳統紙質檔案管理方式，在進行檢索的時候，往往需要人們查找翻閱大量的文件，這種方式不僅會產生誤差，并且耽誤很多查找的時間，倘若用信息化檔案管理的方式，只需要在計算機中查找關鍵詞，相關的當然信息就會出現在視野內，不僅高效便捷，還節省了人力，這樣對比來看，相較于傳統檔案管理，信息化管理方式的工作效率是遠遠高出的。

1.3 信息傳輸方便

在以前用紙質檔案管理方式的時候，如果使用者需要用檔案，必須要通過檔案管理部門郵寄或者傳真的方式，或者使用者親自上門的方式。而如今檔案信息化管理方式，使用者不需要出家門，直接用電腦便可獲取想要的檔案資料，減少了很多不必要的麻煩。

1.4 提高管理效率

在檔案管理的過程中，最主要的一點就是要實現更加高效的辦公，信息化的檔案管理中，主要采用的是數字化的管理手段，通過檢驗、整理以及存儲等相關手段加以輸出利用，這樣就能減少工作人員的數量，其工作效率能夠獲得顯著的提高，尤其是對于一些企業來說，時間就是金錢，只有把握住機遇才能占據市場。所以在現代化的檔案管理過程中，以自動化的手段完成檔案管理是具有現實意義的，在使用等眾多方面都發生了質的改變。

2 檔案信息化管理存在的安全問題

2.1 電子檔案存在真實性和合法性隱患

按規定，傳統的檔案管理模式中，紙質檔案必須交由該單位有關領導簽字蓋章之后才正式生效，檔案真實與否、合法與否很明顯很直接就可以得到答案，其真實性和合法性可以得到很好的保證。檔案信息化管理之后，電子檔案可以自由復制粘貼，內容改動起來也很方便，這在很大程度上影響了檔案的合法性和真實性。

2.2 管理過程中存在安全性問題

雖然檔案信息化管理不會出現紙張破損而導致檔案失效的情況，但是在現實生活中，檔案信息化管理也會受到很多因素影響。比如：計算機軟硬件老化、平臺和電子檔案之間的一致性等。這些問題的存在，要求檔案管理工作人員改進管理方式，提高管理質量，保證管理質量不出問題。

2.3 受到計算機病毒的威脅

如今社會已進入信息時代，各行各業的人們必須面對的一個難題是如何防止計算機病毒的侵害。電子檔案作為安全系數要求非常高的資料，需要極高的安全保障。但是難以避免的是，其在傳輸途中一樣承受著被病毒侵襲的危險。此外，電子檔案除了在傳輸過程中容易受到病毒侵害，在管理過程中也可能存在病毒威脅，檔案信息化管理中病毒是必須注意的一個問題。

3 如何提高檔案信息化管理的安全性

3.1 采用加密技術，提升電子檔案的真實合法性

對電子檔案采用加密技術能提高其真實合法性。現階段我國使用的加密技術主要有兩類構成，一種是對稱類，另一種則是非對稱類。對稱類加密技術主要指的是對于文件的加密和解密需要一種相同的秘鑰，查看文件只需知道其中一個的秘鑰就可以得知另一個的秘鑰，這種加密技術目前運用范圍比較廣泛。非對稱類加密和對稱類不同，其需要同時知道加密和解密兩個秘鑰，只知道其中一個不行。檔案信息化工作管理中，特殊情況下，可以公開加密或解密秘鑰其中的一個，但是一定不能兩個都公開，否則給不法分子可乘之機，擅自更改重要檔案信息。

3.2 采用先進的管理技術與理念

我國科學技術水平不斷提高，每個行業都要根據自身實際情況將科學技術融入到企業管理中。檔案信息化管理工作者也要結合自身工作的特點，緊跟時代發展趨勢，吸收借鑒先進的管理模式，對傳統管理模式存在不合理的地方加以改進，創建既符合自身特色又不失社會要求的管理模式。加大人力、物力和財力的投入力度，從本質上實現對檔案信息化管理工作的改善。其中，涉及的重要管理內容是監控技術和權限問題。檔案管理畢竟對安全性要求高，不像其他出入自由的部門一樣，訪問者進出查找檔案時要進行嚴格的身份驗證，避免無關人員進出。同時，在檔案信息化管理中，可以建立防火墻來保障對數據的監控，杜絕非法訪問，提高電子檔案安全性和隱秘性。

結束語

隨著我國信息化時代的來臨，相較于傳統檔案管理，信息化的管理方式給人們的工作帶來了極大的便利性，但是在安全方面卻存在了很大的弊端，例如在互聯中有大量的計算機病毒，以不法目的盜取檔案信息資料，所以檔案管理部門要做好安全防范，利用先進的計算機技術保全檔案信息。在新的市場競爭中，加強對檔案的有效管理也是提升企業發展的重要手段，這才能在目前的市場競爭中占有優勢。

參考文獻

[1]秦藝菁.淺談機關檔案信息化管理的研究策略[J].辦公室業務，2017（14）.

[2]趙陽陽.檔案信息化管理對高素質館員的要求和培養[J].辦公室業務，2017（14）.

[3]鄧啟飛.探索檔案信息化管理規范性的策略[J].知識窗（教師版），2017（03）.endprint