淺談電力工程總承包項(xiàng)目檔案管理

王文霞

/中國能源建設(shè)集團(tuán)廣東省電力設(shè)計(jì)研究院有限公司

淺談電力工程總承包項(xiàng)目檔案管理

王文霞

/中國能源建設(shè)集團(tuán)廣東省電力設(shè)計(jì)研究院有限公司

電力建設(shè)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、采購、施工、試運(yùn)等工程建設(shè)全過程的真實(shí)記錄,是直接見證各參建單位在整個(gè)工程項(xiàng)目管理質(zhì)量，是直接影響到機(jī)組投產(chǎn)后正常運(yùn)行、維護(hù)、改造等，因此，作好總承包項(xiàng)目的檔案管理工作，是項(xiàng)目建設(shè)過程中重要的工作內(nèi)容之一。

總承包；檔案管理；問題；措施

近年來，總承包單位圍繞著建立國際工程公司戰(zhàn)略目標(biāo)，不斷開拓工程總承包市場，在工程總承包項(xiàng)目管理上積累了豐富經(jīng)驗(yàn)。但是，工程總承包檔案管理卻普遍嚴(yán)重滯后，嚴(yán)重影響總承包項(xiàng)目的收款工作及業(yè)務(wù)快速發(fā)展。然而，電力工程檔案是評價(jià)質(zhì)量的信用依據(jù)，對工程質(zhì)量起著監(jiān)督和驗(yàn)證作用，是電力企業(yè)信息資源的重要部分。《國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》提出未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。而且，業(yè)主及上級主管單位在工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核時(shí)對工程檔案驗(yàn)收極為重視，工程檔案管理驗(yàn)收不合格，工程就不能達(dá)標(biāo)。同時(shí)，《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范DL/T241-2012》明確規(guī)定對申報(bào)優(yōu)質(zhì)工程的火電建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)在檔案專項(xiàng)驗(yàn)收合格，且按DL/T5210的規(guī)定通過程質(zhì)量整體評價(jià)（含檔案整體評價(jià)）后才能申報(bào)，可見，項(xiàng)目檔案管理是工程創(chuàng)優(yōu)的必備條件之一。因此，實(shí)行工程總承包的建設(shè)項(xiàng)目，工程檔案管理是總承包項(xiàng)目管理的重要工作，要想向業(yè)主單位交把“金鑰匙”，就必須重視工程檔案管理。

一、電力工程總承包檔案管理的特點(diǎn)

電力工程總承包的檔案形成的渠道多，牽涉面廣、專業(yè)性比較強(qiáng)，參建單位比較多，不同地區(qū)、不同行業(yè)、不同性質(zhì)的單位都有可能，同時(shí)，在實(shí)際工作中，電力行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)與其他行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)有些規(guī)定會存在差異，來自不同行業(yè)的參建單位檔案人員對電力檔案見解不同，眾說紛紜，經(jīng)常為執(zhí)行哪個(gè)標(biāo)準(zhǔn)而爭論不休。因此，總承包檔案管理過程中，除了深入了解本身電力行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，還要必須了解與之有關(guān)聯(lián)的行業(yè)或?qū)I(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)要組織，協(xié)調(diào)溝通，指導(dǎo)各參建方的檔案管理工作，保證整個(gè)總承包項(xiàng)目的檔案管理工作有序開展。

二、 電力工程總承包檔案管理存在問題

對于在建的總承包項(xiàng)目和已竣工的工程檔案管理，根據(jù)各項(xiàng)目部反映的問題，結(jié)合檔案管理實(shí)際工作綜合分析，主要存在以下問題：

1.重建設(shè)，輕檔案管理。很多參建單位對檔案管理重要性認(rèn)識不足，在工程合同中對檔案管理的條款很少，甚至是沒有，往往只是抓工程質(zhì)量和進(jìn)度，忽視檔案管理工作，而是等工程快到竣工時(shí)，才知道工程檔案要驗(yàn)收，導(dǎo)致后期因資料移交問題，與建設(shè)單位出現(xiàn)了很多扯皮問題，從而影響了工程收款的工作。

2.工程總承包項(xiàng)目檔案管理基本是個(gè)空白，檔案意識薄弱。往往認(rèn)為檔案人員工作只不過是一些收發(fā)文的文職工作而已，項(xiàng)目部臨時(shí)聘用沒有工程檔案專業(yè)知識，對工程項(xiàng)目管理管理一竅不通的資料員。然而，總承包項(xiàng)目工程周期長，專業(yè)性較強(qiáng)，文件種類繁多，內(nèi)容繁雜，數(shù)量較多，如果沒有專業(yè)的檔案管理人員，很難將檔案收集，管理好。或者有些總承包項(xiàng)目，沒有設(shè)專責(zé)檔案管理人員，往往一人兼任多職，疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有過多的精力和時(shí)間投入檔案工作，忽略了項(xiàng)目前期階段的資料收集，導(dǎo)致文件資料嚴(yán)重丟失，等到項(xiàng)目快到完工時(shí)，才投入人力、物力搞突擊，造成移交檔案質(zhì)量差，準(zhǔn)確性，真實(shí)性、完整性達(dá)不到規(guī)范要求。

3.在現(xiàn)場施工高峰期，技術(shù)人員忙于現(xiàn)場施工進(jìn)度質(zhì)量管理，同時(shí)要兼顧堆積如山的項(xiàng)目文件的審查簽字，面對如此繁重的工作負(fù)荷，再加上對檔案工作不重視，技術(shù)人員往往就把檔案質(zhì)量把關(guān)忽略，而檔案部門人員只能被動接收項(xiàng)目資料，即交什么就收什么。直到項(xiàng)目竣工文件移交驗(yàn)收時(shí)，才發(fā)現(xiàn)檔案存在技術(shù)專業(yè)質(zhì)量問題，但此時(shí)，大部分技術(shù)人員已經(jīng)調(diào)離項(xiàng)目，而檔案人員卻無從下手，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案最后無法移交驗(yàn)收。

三、總承包項(xiàng)目檔案管理的基本要點(diǎn)

（一） 項(xiàng)目前期準(zhǔn)備及策劃

1.把檔案工作納入合同管理制。在項(xiàng)目立項(xiàng)開始，檔案人員要提前介入，參與項(xiàng)目各階段合同談判。在合同中要對項(xiàng)目文件的收集內(nèi)容、整理、移交責(zé)任和竣工檔案的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，套數(shù)、時(shí)間和違約責(zé)任，是否向城建館移交等提出明確要求，從合同條款約束參建各方，保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性。

2.明確檔案管理職責(zé)分工，采取經(jīng)濟(jì)考核制度約束。根據(jù)總承包項(xiàng)目管理實(shí)際情況，建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確項(xiàng)目部、各分包商等的職責(zé)。分包商單位應(yīng)按照職責(zé)要求，把檔案管理納入工程負(fù)責(zé)人和有關(guān)部門責(zé)任制，把項(xiàng)目文件管理作為工程建設(shè)工作中重要一項(xiàng)，以保證檔案管理工作與工程建設(shè)同步。另外，由于項(xiàng)目建設(shè)周期長，人員流動性大，很多項(xiàng)目技術(shù)人員在過程中就沒有重視檔案，等到項(xiàng)目文件移交時(shí)才發(fā)現(xiàn)檔案存在技術(shù)質(zhì)量問題，造成了項(xiàng)目文件無法移交。因此，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，應(yīng)把檔案管理工作與經(jīng)濟(jì)考核掛鉤，進(jìn)行考核約束項(xiàng)目部每位成員及分包商。

3.設(shè)立文檔專人專責(zé)，唯一接口。保證文件的歸口統(tǒng)一性。總承包項(xiàng)目內(nèi)部各部門、以及與項(xiàng)目參建單位各方的文件流轉(zhuǎn)接口，要建立唯一接口檔案網(wǎng)絡(luò)體系。總承包項(xiàng)目部設(shè)立文控中心，作為本項(xiàng)目資料歸口負(fù)責(zé)管理部門，配專職文檔管理人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件資料的分類、登記、編號與發(fā)放，整理及歸檔等，確保文件流轉(zhuǎn)高效、版本可控，歸口統(tǒng)一。

4.制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化。在項(xiàng)目開工時(shí)，總承包單位應(yīng)及時(shí)與業(yè)主單位，監(jiān)理單位，分包單位，共同溝通協(xié)調(diào)，把項(xiàng)目文件的編制標(biāo)準(zhǔn)（使用表式，文件編號、項(xiàng)目名稱，各參建單位名稱等）、質(zhì)量要求，原件份數(shù)，竣工文件整理組卷標(biāo)準(zhǔn)、以及各參建方檔案責(zé)任等相關(guān)事宜，以書面形式明確下來。同時(shí)，加強(qiáng)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的宣貫，增強(qiáng)項(xiàng)目成員檔案意識。在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)由檔案人員與專業(yè)技術(shù)人員共同結(jié)合完成，檔案部分由檔案人員負(fù)責(zé)，專業(yè)部分由專業(yè)技術(shù)人員提供，通過檔案管理與專業(yè)技術(shù)相融合，確保標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容全面、系統(tǒng)性和可操作性。

（二） 加強(qiáng)項(xiàng)目管理實(shí)施過程管控

1.加強(qiáng)項(xiàng)目過程中文件的收集和積累。項(xiàng)目文件的收集工作的好壞將直接影響項(xiàng)目檔案的齊全完整性。項(xiàng)目文件收集的工作要從文件形成的源頭抓起，要采用“日記式”，不要“回憶式”，做到每事必有記錄、每事必能跟蹤，從工程項(xiàng)目的前期規(guī)劃、立項(xiàng)、初步設(shè)計(jì)，審查，開工到竣工驗(yàn)收投產(chǎn)的全程檔案的收集，形成首尾鏈接，互為因果，全程控制的完整體系，確保項(xiàng)目文件系統(tǒng)性，完整性。

2.加強(qiáng)過程管控，確保項(xiàng)目檔案與工程建同步。在項(xiàng)目檔案管理過程中，總承包項(xiàng)目部以“檔案與合同相結(jié)合、過程指導(dǎo)與控制相結(jié)合、檢查與整改結(jié)合”的工作思路，保證項(xiàng)目檔案管理與工程建設(shè)同步。總承包項(xiàng)目要求分包單位按照工程實(shí)際進(jìn)度節(jié)點(diǎn)制定項(xiàng)目文件編制報(bào)審的計(jì)劃、歸檔的計(jì)劃；并定期組織業(yè)主，監(jiān)理，總包單位的技術(shù)人員及檔案人員進(jìn)行對分包單位的資料進(jìn)行過程檢查，就存在的問題，提出整改措施，限期整改，否則不給予支付工程進(jìn)度款。

（三） 加強(qiáng)項(xiàng)目竣工檔案審查工作

項(xiàng)目竣工檔案質(zhì)量審查是項(xiàng)目檔案移交的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是確保項(xiàng)目檔案質(zhì)量必不可缺少的程序。而項(xiàng)目竣工檔案審查分為技術(shù)審查和檔案審查。在項(xiàng)目建設(shè)中，技術(shù)人員是項(xiàng)目文件形成的主體，他們對項(xiàng)目文件形成過程，文件所記錄的內(nèi)容，施工工序、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，以及現(xiàn)場實(shí)際情況最有了解，因此，技術(shù)人員負(fù)責(zé)審查與工程技術(shù)有關(guān)的內(nèi)容，進(jìn)行技術(shù)方面把關(guān)，而檔案審查，由檔案人員從檔案保管與利用的角度，系統(tǒng)整理的要求，對檔案的完整性，成套性、系統(tǒng)性整理的規(guī)范性、歸檔文件的質(zhì)量等進(jìn)行審查把關(guān)。采用技術(shù)與檔案相結(jié)合審查，既確保了項(xiàng)目檔案的內(nèi)在質(zhì)量，也保證項(xiàng)目檔案的完整、系統(tǒng)、有效性。

（四）工程總承包項(xiàng)目檔案管理應(yīng)注意問題。

1.竣工圖的竣工圖章標(biāo)準(zhǔn)問題。

由于電力行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》（DL/T5229）中對竣工圖章的樣式和使用的規(guī)定與《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28）、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328）存在差異，給檔案人員對標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行和實(shí)施帶來了很大的困惑，因此，在項(xiàng)目竣工圖編制前，總承包項(xiàng)目應(yīng)與業(yè)主單位進(jìn)行溝通，尤其是竣工圖需要向城建館移交總承包項(xiàng)目，更應(yīng)該主動與城建溝通協(xié)調(diào)，取得一致意見，避免引起不必要的矛盾與返工。

2.加強(qiáng)特殊載體檔案收集歸檔。

所謂特殊載體檔案就是非紙質(zhì)檔案的統(tǒng)稱，包括照片檔案、影像檔案、電子文件、實(shí)物檔案等，它們是從另一個(gè)角度反映項(xiàng)目建設(shè)的全過程，是證明工程質(zhì)量的合格，優(yōu)良性的關(guān)鍵材料之一。在檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，達(dá)標(biāo)投產(chǎn)及創(chuàng)優(yōu)檢查當(dāng)中，特殊載體檔案是檢查中必查的其中一項(xiàng)。因此，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，應(yīng)加強(qiáng)收集歸檔的力度 。

3.項(xiàng)目檔案原件份數(shù)和歸屬于何處。

根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2014）規(guī)定，“工程檔案的編制不得少于兩套，一套應(yīng)由建設(shè)單位保管，一套（原件）應(yīng)移交當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)保存。”，然而，檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)，創(chuàng)優(yōu)工程檢查，往往檔案的核查必須提供原件，特別是涉及到項(xiàng)目前期依據(jù)文件，隱蔽工程，關(guān)鍵部位的施工文件，所以，對于需要向城建館移交檔案的總承包項(xiàng)目，開工之時(shí)，要加強(qiáng)與業(yè)主、城建檔案館溝通，確認(rèn)項(xiàng)目文件原件的份數(shù)以及原件歸屬等問題。否則，將影響項(xiàng)目檔案移交、機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)，工程創(chuàng)優(yōu)。

（五） 提高檔案人員素質(zhì)

項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目管理的窗口，反映項(xiàng)目的基礎(chǔ)管理水平，而檔案管理人員的素質(zhì)決定著檔案管理的水平。

電力行工程建設(shè)既有通用性，又有極具專業(yè)性，因而對電力行業(yè)的總承包項(xiàng)檔案員是有獨(dú)特的要求。既要懂得自己本身檔案行業(yè)的國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，電力行業(yè)的檔案標(biāo)準(zhǔn)，又要了解電力行業(yè)的特點(diǎn)，了解行業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行流程，了解行業(yè)工程建設(shè)各階段的啟動和驗(yàn)收流程，只有這樣才知道項(xiàng)目檔案要收集什么，歸檔什么，控制什么，才能對整個(gè)工程檔案進(jìn)行監(jiān)督，指導(dǎo)、把控。同時(shí)，要做到腿勤、口勤、手勤；熱心、細(xì)心、耐心，多關(guān)注現(xiàn)場施工進(jìn)度情況，真正融入項(xiàng)目檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，在服務(wù)中收集檔案，在服務(wù)中完善檔案，讓檔案工作與項(xiàng)目同步發(fā)展，充分全面提高了自己素質(zhì)。

（六） 建立檔案信息化管理平臺。

目前，有些總承包項(xiàng)目檔案保存形態(tài)主要以紙質(zhì)形式存在，現(xiàn)場的管理人員不能隨時(shí)調(diào)閱施工圖紙，技術(shù)人員各行其是編制項(xiàng)目文件，項(xiàng)目文件出現(xiàn)不規(guī)范，不統(tǒng)一，甚至?xí)蛉藛T變動，項(xiàng)目文件會出現(xiàn)遺失；項(xiàng)目文件流轉(zhuǎn)審查只靠工程秘書“跑腿”傳遞等原因，影響了項(xiàng)目齊全完整性，規(guī)范性，項(xiàng)目管理信息無法及時(shí)傳遞。然而，隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)迅速發(fā)展，我國電力檔案管理的信息化程度也在不斷加強(qiáng)，所以，總承包項(xiàng)目應(yīng)建立現(xiàn)代化的檔案管理信息技術(shù)和先時(shí)的管理理念，來改善檔案管理中不合適的方法和手法，通過項(xiàng)目檔案信息化管理，建立項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，將檔案信息輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理無縫連接，提高檔案管理工和效率，使檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化。

三、結(jié)束語

工程總承包檔案是建設(shè)工程的歷史記錄見證，是工程竣工驗(yàn)收，交付使用、維護(hù)、改造等的重要依據(jù)。因此，總承包項(xiàng)目應(yīng)以人為本，以顧客為至上的管理理念，重視項(xiàng)目檔案管理工作，提供高檔案管理水平，促進(jìn)電力企業(yè)管理水平發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展打下更好的基礎(chǔ)。

[1]《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》（DL/T5229）.

[2]《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28）.

[3]《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328）.

[4]《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范》（DL/T241-2012）.

[5]《火電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗(yàn)收規(guī)程》 （DL 5277-2012）.