高校會計無紙化管理存在的風險及對策

孫立華，劉 城，王浩然

（哈爾濱師范大學，哈爾濱150028）

高校會計無紙化管理存在的風險及對策

孫立華，劉 城，王浩然

（哈爾濱師范大學，哈爾濱150028）

高等院校會計資料無紙化是高校會計信息化發展的必然趨勢。實現會計資料無紙化不僅可以使會計信息數據傳輸的效率和質量有質的提升，也能夠打破時間限制、空間限制和地域限制。不僅有利于節約高校的財務資源，也極大地方便了財務人員和廣大師生。立足于探討會計無紙化對財務管理提出的挑戰，分析高校在會計無紙化管理中存在的風險和問題，并提出學校支持、鼓勵創新；運用“互聯網+”解決技術難題等對策。

高校會計；無紙化；管理

隨著計算機技術的發展和網絡終端的普及，特別是移動互聯網的興起，人類生活的方方面面都進入了電子（數據）時代。財務管理方式也與時俱進，高校會計無紙化成為會計制度發展的必然趨勢。只不過在電子商務制度催生下，企業的會計無紙化的發展相對較早，而高校會計無紙化制度起步稍晚，但高校會計無紙化制度的建設應發揮后發優勢，提前對高校會計資料無紙化帶來的問題進行分析，并加以預防和解決，以使得無紙化的改革更加順暢。

一、高校會計資料無紙化的風險與挑戰

（一）思想的阻力

在中國的傳統文化中，“立字為據”思想根深蒂固。在經濟往來中都希望能留下相關憑證作為證據，“白紙黑字”握在手里更真實、更可靠、更安全，自己可以掌控。而無紙化后，電子數據的無形化、虛擬化、高科技化，使得相關人員在從業過程中，不易掌握、不易控制、不易感知，需要一定的時間適應。

在需要簽字確認的往來事項中，簽字不僅是對相關事項的確認，更是通過握筆簽字的形式來落實簽字人的責任。無紙化后，不再需要握筆簽字，簽字的儀式感被弱化，同時帶來的也是責任感的弱化。

傳統紙質載具記賬方式已經使用數百年，相關制度、經驗、操作已經相當成熟，無紙化作為一種新興的會計工作方式，相關人員接受需要一個過程，年齡越大，接受的過程越長。

（二）技術的挑戰

1.計算機軟件的編制、更新和維護存在的問題

會計無紙化要求相關會計行為都要通過計算機信息系統進行。相關會計數據的生成、確認、審核、操作、處理、傳遞、存儲等都在計算機上完成。這就需要一系列會計軟件的支持。如：賬務管理系統、預決算管理系統、項目庫管理系統、科研管理系統、網上自助報帳系統、領導決策支持系統、政府采購申報系統等。這些軟件系統需要計算機專業背景的軟件工程進行編程制作。而現實是，軟件工程師多數并不懂會計相關知識，而會計專業人員又不掌握編程技術。

實踐中，軟件公司都是在會計師的指導下，由軟件工程師完成，而會計師工程師的交流和配合程度，工程師對會計師的要求的理解程度，直接影響到軟件開發后的實踐效果。筆者所在單位是黑龍江省內高校首個也是唯一一個采用預算管理系統、項目庫管理系統和領導決策支持系統的高等院校，筆者也是該系統的使用人。作為第一個吃螃蟹的人，真真切切的感受到，對新的軟件系統的不適應。使用中發現軟件的設計與實際需求差異巨大，軟件漏洞較多需要不斷更新、修改和完善，為此軟件公司不得不派專人常駐本校以便隨時提供技術支持。即便如此，預算管理系統已上線三年，依然不夠成熟，仍然達不到普遍推廣的程度。由此可見，軟件技術的滯后直接影響無紙化的推廣。

2.計算機硬件購買、更新和維護的成本問題

會計資料無紙化對計算機硬件的需求主要體現在以下幾個方面，一是會計人員所使用的計算機的硬件指標能夠支持并運行龐大、復雜的會計軟件系統，若能研制具有更高專業性的會計專用計算機則更為理想。二是財務部門需要建立自己的網絡終端服務器系統。三是為保障信息不丟失而需要準備備份系統。四是其他輔助設施，如：斷電保護、綜合布線、專業機房等。

上述硬件設施是一個完整的體系，任何一個部分都要保證能夠無障礙運行，日常的更新和維護不可避免，相關維護人員也不可或缺。

3.網絡技術的要求較高

會計無紙化離不開網絡技術的支持。高校財務內部要建立基于局域網技術的內部網絡載體，并定期進行維護和升級。并且要提供外網入口，以便網上報賬、支付結算、電子簽名等。同時，為保障網絡的順暢，信息的安全，對網絡布線、光纖聯接、網絡結構、主干系統、子網連接、備用信道等都提出了更高的技術要求。因此，若高校不能獨立建立和維護相對完善的網絡系統，無紙化將無法實現。

（三）人才的匱乏

1.高水平管理團隊人員的稀缺

會計資料無紙化需要頂層設計，需要管理人員積極部署和推進。這就要求高校必須建立一支高水平的財務管理團隊。管理者自身必須具備計算機和網絡相關知識，具有現代化的會計管理頭腦，能夠認識到無紙化是會計信息化發展的必然趨勢，能夠順勢而為、勇于創新、敢于擔當。能夠滿足上述條件的管理者相對稀缺。

2.會計、計算機跨專業人才的匱乏

一方面，會計資料無紙化并不是簡單的將相關資料輸入計算機系統，不再只是運用Word、Excel等辦公軟件進行簡單的操作，而是需要會計人員精通相關財務軟件，運用軟件對會計信息進行更深層次的分析與判斷，這就要求會計人員不僅要熟悉現代化的會計知識，還要掌握基本的軟件修改、維護、升級技能以及相應的網絡安全管理知識。另一方面，財務部門負責計算機、網絡維護的相關管理人員，不僅要熟練掌握計算機、軟件、網絡等相關技能，還應了解基礎會計知識。而現實是，這樣的跨專業人才少之又少。

（四）安全的隱憂

會計資料無紙化后帶來的安全問題體現在以下幾個方面。

1.竄改無痕跡

會計資料是以電子數據的形式存儲在磁盤等介質中，這種無形性，不借用計算機和專業會計軟件，看不見摸不著，它不再像傳統紙質資料那樣，任何修改都能輕易的識別。對電子數據進行修改、刪除等操作，幾乎不會留下痕跡。這可以說是會計資料無紙化發展的最大障礙。

2.存儲不長久

傳統紙質資料儲存條件要求較低，一般只對環境濕度有要求，環境適宜的，可以永久存放不毀損。但電子數據資料對存儲介質的種類、質量，存放的溫度、濕度，周圍的光線、電磁輻射，存放包裝密封程度等都有要求，稍有不慎就會導致相關數據丟失無法讀取和恢復。雖然理論上，光盤、硬盤等存儲介質的保存期限都較長，但實際上做到理想的保存環境幾乎不可能。一般的光盤保存時間通常只有3-5年，硬盤的保存時間稍長，大約可存10年。但都遠遠低于《會計檔案管理辦法》要求的30年甚至永久。

3.網絡不穩定

一方面，軟件BUG、設備故障、突然斷電、網絡擁堵等都可能導致數據傳輸失敗，甚至造成數據丟失。另一方面，計算機病毒、黑客入侵等都給會計數據安全帶來一定威脅。

二、高校會計資料無紙化管理的相關對策

（一）學校支持、鼓勵創新

會計資料無紙化是一種會計工作方式的創新，任何創新都是有風險的。對于財務部門領導者而言，在“堅持傳統、不出差錯”與“冒險創新、承擔責任”之間做出選擇，多數可能會選擇前者。這并不是領導者的過錯，而是機制和體制的僵化。會計無紙化是一項能夠顯著節約成本、提高效率的改革措施，應當由學校統籌安排，制定相關激勵政策，為相關網絡建設、設備的升級改造提供資金支持。會計無紙化改革應當上升為學校的財務制度發展基本方略。

（二）運用“互聯網+”解決技術難題

2015年3月5日十二屆全國人大三次會議上，李克強總理在政府工作報告中首次提出“互聯網+”行動計劃。大數據、云存儲、云計算是“互聯網+”的代表性技術。高校會計無紙化也應搭上“互聯網+”的高速列車，運用大數據、云計算，收集、分析本學校相關數據，為學校賬務決策提供科學依據。運用云存儲技術，方便會計數據的存取、傳遞、查詢，降低高校的運行成本，提高財務管理效率。

（三）提升會計人員的綜合能力

首先，在思想上讓會計人員認識到，時代的發展對會計人員的能力要求在變化，會計人員要對自己提出更高的要求。其次，在會計人員的選拔和錄用方面，增加計算機操作的相關考核內容，把住會計人員入口關，從根本上解決會計人員計算機能力差的問題。再次，高校應當提供財政支持，定期對現有會計人員進行再培訓，確定相關的培訓考核標準，做到切實提高會計人員綜合能力的要求。最后，在崗位任命方面，做到人盡其才。對有相關軟件操作要求的崗位，任命具有相關操作技能的人員。通過崗位的變動和調整，間接激勵相關會計人員提高自身綜合素質。

（四）健全會計電子檔案保管制度

首先，對會計電子檔案的保管制定統一規范，明確電子檔案的種類、儲存形式、分類標準、保管要求、儲存部門、保存條件、人員配備等相關事項。規則的制定應充分調研，聽取實務人員、研究人員、會計和計算機相關專業人員的意見，力求科學、合理，嚴謹、務實。其次，制定突發事件應急方案。根據電子檔案的特征，分析在保管過程中可能出現的各種突發情況，如：失竊、人為惡意損壞、水災火災等災害，有針對性地啟動應急響應方案，對相關數據進行救助和恢復。再次，完善電子數據備份制度。定期對不同類型、不同存儲介質的電子檔案根據備份進行重新存儲。制定相應的定期檢查、查驗制度，對因不同介質質量原因導致的數據丟失或損毀，及時進行恢復。對重要的檔案，必要時可進行雙備份或多備份。對備份數據與原始檔案數據實行分別保管原則，不可在同一保管室。最后，建立電子檔案保管責任人制度。數據的制作、儲存、保管、備份、檢查、恢復、應急處置等工作，落實到具體工作人員，建立相應工作制度，配備帶班領導，做到分工明確、責任清晰。

（五）提高防火墻技術

與第三人反病毒機構合作，開發針對財務部門的殺毒軟件和防火墻技術，通過軟件對財務數據進行相應加密處理，防范數據傳遞進程中的泄密風險，提高網絡的安全性。必要時，可聘請專門人員司職網絡安全，建立、健全網絡安全管理制度。

綜上所述，會計無紙化是科學技術的進步在會計工作領域的重要體現。其發展勢頭不可阻擋。同時，會計無紙化又是一把雙刃劍，沒有與會計無紙化相適應的管理體制和管理能力，會計無紙化對高校來說必將是一場災難。因此，高等學校應提高憂患意識，為迎接會計無紙化做好全方面的準備。

[1]張國偉.會計信息化發展新趨勢探討[J].企業管理，2013(5).

[2]劉曉峰.會計資料無紙化在會計信息化發展過程中的重要性研究[J].會計之友，2013(9).

[3]孔麗花，會計無紙化面臨的問題與對策[J].山東財政學院學報，2004(4).

F23

A

1005-913X（2017）11-0074-02

2017-08-09

孫立華(1980-)，女，黑龍江大慶人，會計師，研究方向：財務預算管理；劉 城(1973-)，男，黑龍江青岡人，高級會計師，研究方向：財務管理。

王 旸］