檔案管理在大數據時代背景下的探討

文/鄭義，山東省濟寧市魚臺縣交通運輸局

檔案管理在大數據時代背景下的探討

文/鄭義，山東省濟寧市魚臺縣交通運輸局

在當今社會，隨著信息技術的飛速發展，檔案管理信息化建設顯得尤為重要。檔案管理是一個單位的順利發展的必要條件。通過檔案管理，可以查閱歷史資料，記錄歷史功績。檔案管理科學規范，能夠將工作系統的歷史檔案顯示，讓領導及時了解工作情況，為下一步提供理論依據，使工人可以在實際工作中參考，少走彎路，提供有效的工作條件，也有利于提高社會認定單位的工作效果，為單位的長遠發展奠定根基。而現如今全球進入大數據時代，如何在這樣的背景下做好檔案管理是本文將要重點探討的問題。

檔案管理；大數據時代；策略

檔案管理工作對國家發展而言是不可或缺也是不可替代的，信息需要不斷更新，并要對更新的信息進行再次儲存，便于后續的利用。當前我國的檔案管理工作中，存在一些問題，因此，要探究解決問題，提高管理水平的方法。

1 大數據時代的特點

近年來我國檔案管理正在慢慢向信息化發展，并且獲得了很好的發展成果。可是，伴隨著國家的科技發展與進步，現在的檔案管理方式已經慢慢暴露出了許多不足的地方。這個時候把國家的檔案管理工作正確地投入到大數據當中，是我們國家將來檔案管理在發展方面的主要因素。首先，在大數據的時代背景下，檔案管理工作也慢慢從數字走向了數據。其次，檔案管理的方式方法也從傳統的人工操作升為更簡單化的電腦操作，它不僅僅降低了人工操作容易出現的錯誤及漏洞，還能更加精確地把檔案信息存入數據，這為檔案管理的發展工作提供了極大的保障。

2 大數據的優勢

大數據優勢明顯，能力突出，可以在短時間內完成對大量數據的準確處理，在檔案工作中可以發揮巨大的作用。各種類型的主體，無論是組織還是個人，所產生出來的檔案數量也都在不斷增加，若是仍然使用傳統的紙質檔案對信息進行整理與保存，則需要大量的紙質資源，同時，要占據巨大的保存空間，其經濟成本較高。若是利用充分利用大數據對信息檔案進行整理與保存，則可以發揮大數據優勢，將大量信息保存在信息庫當中，在節約空間，減少工作時間的同時，還可以減少保存載體所需要的經濟成本。與此同時，在傳統的紙質檔案管理下，檔案的抗風險能力弱，容易受到外界因素影響，造成檔案的損壞，甚至導致檔案的丟失。若是檔案保存地發生意外情況，如火災、水災，則會對紙質檔案造成嚴重的破壞，與此同時，紙質檔案在保存一定的時間后，不可避免的會出現字跡模糊，以及紙質老化損壞的情況，還會受到一些蟲害的侵襲，遭到破壞。而大數據，則可以有效地避免上述問題，通過大數據對檔案進行保存，只要通過數據存儲空間就可以完成大量檔案的保存，同時，檔案保存的穩定性高，不易受到其他因素的干擾與影響，檔案保存時間久，并可以切實提高檔案的保存質量。

3 大數據背景下檔案管理策略分析

3.1 健全科學化的檔案管理機制

檔案的管理機制，最重要的是要保證檔案及時和完整收集，檔案管理要滿足大數據時代及社會發展的需要，要利于檔案管理工作的可持續發展。在具體的工作中，要通過有關的規章制度和法律法規來通過立法完善管理機制，并在此基礎上推動檔案管理的自主創新。此外，還要加強對管理者思想上的重視，從根本上提高管理工作者對檔案重要性的認識，設立相應工作機構配備合格的檔案管理工作人員，并通過對檔案管理工作不同環節管理制度的監督以及責任追究、業務考核和表彰獎勵等來深化內部體制改革。

3.2 加強檔案信息化管理

要促進檔案信息化管理，首先必須強化信息意識和信息觀念，變靜態檔案信息為動態信息，搞好信息資源的開發和利用。其次，要加快開發和利用現有信息資源，克服“等”的思想。不能因為檔案管理要實現信息化便將現在的所有檔案材料藏于“死庫”，拋棄不用，一切從“零”開始，而要重視其繼承性，要對現有的檔案資源進行全面開發，如可分類檢索拷貝、按類儲存、試驗傳遞，逐步地適應。同時，同時，利用現代信息處理技術對各類檔案進行處理和存儲，加強檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫和多媒體數據庫的建設。當然，加強電子檔案的管理和人員建設也是必不可少的。

3.3 建設企事業軟件和硬件的設施

電子文件的管理以及數字檔案的管理是檔案信息化的主要體現，由于功能需求的不同，企事業必須建立出龐大的資料信息資源庫，對不同用戶的訪問管理系統進行開發，并配置出高功率路由器、高效率交換機等對高性能的服務器進行處理，以便不斷擴大各類系統。在此之外，建設企事業系統中的軟件系統也是不可忽視的，其中計算機的設計者開發提供的一類程序軟件，這些系統程序主要是使用計算機自身的邏輯功能管理其各種類型的資源信息。而第二類則是用戶利用計算機所提供的編制軟件，主要解決具體應用程序的問題。

3.4 保證檔案信息的安全

信息技術的發展為檔案信息的收集、存儲、瀏覽、篩選、查找等工作都帶來了極大的方便，使檔案管理工作更加高效便捷，檔案文化的建設也離不開信息手段。因此，檔案管理部門應該加大在技術方面的投入，配備精良的信息化設備，加快檔案的數字化進程。同時要對檔案工作人員進行相關方面的專業培訓，讓工作人員能夠掌握先進的信息技術，在對檔案信息的管理過程中，能夠有效操作，確保檔案信息的完整與安全，及時進行備份，避免源信息丟失或損壞造成的損失。在管理的過程中，要對檔案資源進行系統的分類，并建立相應的聯系，利用信息技術實現資源共享。并通過網絡，向社會提供專業性、系統性的檔案信息，提高檔案信息的利用率。

綜上所述，在大數據時代，雖然，企事業檔案信息的管理要比傳統時代的檔案管理方便了很多，但網上處理信息也會遇到很多意料不到的問題，如何在大數據時代下做好檔案信息的保密工作，仍然是一件不輕松的事情，仍然需要面對很多問題，所以，企事業的檔案人員要不斷學習和提高網絡安全技術和檔案保密意識，按照相關的規定做好自己的基本工作。

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