試論企業檔案管理中信息技術的應用

文/趙麗娟，長春房地（集團）有限責任公司物業總公司

試論企業檔案管理中信息技術的應用

文/趙麗娟，長春房地（集團）有限責任公司物業總公司

信息技術在企業檔案管理工作中的應用范圍，主要有檔案內容分級分類信息管理，檔案內容的及時更新，隨著信息技術的不斷發展科技的不斷進步，企業檔案管理中信息技術的應用也在不斷地發展與更新，檔案管理信息化，已成為檔案管理的重要形式。檔案信息化管理的未來發展，必然會以信息技術的發展為依托，向著更加靈活、便捷、保密性強的方向發展，并且檔案在應用過程中會隨著信息技術的不斷進步，而以更新的形式走進人們的生活，使人們隨時隨地都能通過互聯網及移動終端進行安全查找或使用。

信息技術；檔案；管理；科技

1 在企業檔案管理中應用信息技術的意義

信息時代的發展讓信息技術滲入生活中的方方面面，檔案管理工作也逐漸向信息化的方向發展，在檔案管理工作中應用信息技術能夠讓檔案管理工作質量和水平得到提高，促進檔案信息資源的開發和共享。就目前的檔案管理工作來看，信息資源在市場中的競爭地位越來越明顯，企業的主要資源是檔案信息資源，但是傳統的檔案信息管理方式相對于現代化企業而言較為落后，不能夠滿足企業的發展需要，因此將信息技術應用到企業的檔案管理工作中，能夠更加便于信息的存儲，并且能夠在較低成本的基礎上實現管理工作效率的提高。除此之外，企業的生產經營決策和信息資源都要依賴于企業的檔案信息，因此，檔案管理工作必須和時代發展步伐相一致，從而提高企業的核心競爭力，促進企業的良性發展。除此之外，信息化已經成為了當前社會的發展趨勢，檔案管理工作的完善和成熟需要順應時代的發展變化。傳統的檔案管理方式已經不適用于當前的企業檔案管理工作，因此尋找新的方式方法成為了檔案管理工作的重點，而信息技術的利用，恰好符合當前的社會發展需要，能夠與企業的檔案管理工作相契合，推動檔案管理工作的進一步發展和成熟。

2 信息技術在企業檔案管理系統中的作用

2.1 信息技術的發展拓展了檔案資源范圍。信息技術傳送數據的速度與數量都是驚人的，并且數據在使用過程中，能夠不受時間與空間限制，實現隨時隨地即可查閱。尤其是在近年來，云計算技術的發展，更加促進了信息技術的飛速發展，使檔案管理數據能夠不斷的儲存，只需添加移動存儲盤即可解決信息量過大的問題，也實現了檔案分級分類的優質管理，從而拓展了檔案資源范圍。也使信息技術成為企業檔案管理中的重要手段，無紙化辦公已經實現且已經取代了傳統的紙質檔案材料。

2.2 信息技術使企業檔案管理系統化

信息技術的應用，使企業檔案數據的儲存量增多，并加強了對檔案內容的保護。信息技術中儲存的增容功能及安全保護軟件，均增加了對大量數據的保護功能。并根據檔案特點，建立起了一整套檔案管理系統，通過檔案管理系統，可以便捷的實現企業檔案內容的輸入與管理，使企業檔案管理變得更加方便靈活。檔案管理員只需通過用戶名或密碼，即可對海量數據進行操作。一個較為完善的檔案信息管理系統，能夠包含所有分級分類檔案材料的儲存與管理功能，涵蓋檔案資源材料的所有內容，也可以與企業某些生產部門或生產車間建立起必要的聯系，實現檔案材料數據的及時更新。

2.3 信息技術促進企業檔案管理的精細化發展

信息技術的發展，可謂是給社會帶來了翻天覆地的變化，是一場革命，對于企業檔案管理來說，也帶來了巨大變化，傳統紙質企業檔案在查找與翻閱上非常麻煩，需要通過開具證明，審核驗證后進行檔案材料的查閱，工作量大，手續繁雜，人力物力投入量大，成本過高。而電子檔案在使用上，較為便利，查閱速度快，手續簡單，提高了工作效率，也節省了人力物力的成本。并擴大了檔案的應用范圍，使企業檔案管理實現了資源管理戰略轉型，從“服務于人”到“戰略性質”的轉變，即提高了企業檔案管理效率，也優化了檔案資源管理。

3 信息技術在企業檔案管理中的應用

3.1 信息技術的應用概況

檔案管理中信息技術的實踐應用。利用信息技術，將檔案信息的統計、查詢和借閱等進行電子管理，通過掃描儀、通訊設備等實現資源的存儲、交流和共享。對檔案信息進行分門別類，并設置信息的自動增刪和快速升級等功能，讓檔案信息的電子檔成為企業檔案的主要內容。對于企業的員工而言，能夠更加方便快捷的進行辦公，滿足企業的發展需求。電子檔的檔案信息相對于紙質檔而言，更加利于保存，不容易損壞，并且其具有的自動保存功能，能夠有效避免人工失誤帶來的信息流失。

3.2 提高檔案管理工作人員的綜合素質

推動檔案管理工作的信息化建設，首先需要提高管理人員的綜合素質和水平，增強管理人員的檔案管理規范意識，要求管理人員對檔案管理的安全性有全面的理解，對管理工作秉承高度負責的態度，做好本職工作。通過培訓對管理人員的專業水平進行嚴格的規范，并遵守相應的規章制度，按照工作規范和要求，明確管理人員的工作職責，提高管理人員的信息化管理水平，與時俱進，促進檔案管理的信息化發展。

4 結束語

企業檔案管理，在大數據時代背景下，對檔案管理提出了更高的要求，電子檔案的建立，使檔案管理更加高效與靈活。企業檔案管理的信息化，是加強企業檔案管理的有效途徑，對提高企業管理水平有著重要的促進作用，是企業在未來市場競爭中立于不敗之地的重要管理手段。企業檔案管理也隨著信息技術的發展而不斷發展變化。企業檔案信息化管理能夠完善檔案管理系統、為企業決策提供依據、提高企業市場競爭能力、快速掌屋市場發展動態。

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