數字化背景下聲像檔案管理工作的項目研究

文/王瓊，常德市詩墻管理處

數字化背景下聲像檔案管理工作的項目研究

文/王瓊，常德市詩墻管理處

目前，數字化城市管理已成為我國主要的城市管理方式，在網絡信息的影響下，利用網絡平臺實現現代化的檔案管理已成為發展主流，特別是針對一些本身管理難度較大的聲像檔案，鑒于上述分析背景，本文主要從數字化背景下聲像檔案管理研究的意義出發，并就聲像檔案數字化管理中存在的難點提出了相應的解決措施，進一步拓展數字化管理技術的應用范圍。

數字化管理；聲像檔案

聲像檔案主要通過聲音、圖像的形式將信息立體、直觀、形象的展示出來，具有真實感。聲像檔案管理作為一個企業經營管理中的基礎工作，在信息技術的影響和沖擊下，聲像檔案管理逐漸暴露除了一些弊端，包括管理制度不到位、管理人員素質偏低、軟硬件設施配備不完全等，因此，為了促進聲像檔案管理工作的良性發展，應充分利用現代網絡技術優勢，形成一種新型化的管理局面。

1 數字化背景下聲像檔案管理研究意義

在企業經營管理工作中，聲像檔案會被劃分到實物檔案中，按照聲像檔案的載體還可將其劃分為圖片檔案、錄像檔案和錄音檔案。計算機、通信技術的發展與進步，對傳統的聲像檔案管理造成了不小的影響，具體表現在兩個方面：

①多種類型的數字資源出現對以傳統載體為基礎的聲像檔案造成了巨大的影響；

②聲像檔案數字化管理這一目標一旦實現，就需要檔案管理人員學習如何利用計算機對已經轉變為數字化的聲像檔案進行管理。

2 數字化背景下聲像檔案管理發展中的難點

2．1 對聲像檔案缺乏正確認識

①未對檔案管理中的圖片進行有效的分類和處理，在長時間存放后，一些照片和底片的清晰度則受到影響，不利于確保聲像檔案信息的真實性；

②一些保存好的聲像檔案大量散落在個人手中，檔案管理部門并未對檔案進行重新收集和整理，使得這些檔案面臨著無法歸檔的風險。

2．2 缺乏完善的管理制度

①部分企業內部雖具備完善的管理制度，但在實際管理過程中缺乏足夠的執行力，而造成這一現象的主要原因在于缺少針對性的強制措施；

②從當前檔案管理部門的工作實際來看，檔案管理人員多處在一種無序自由的工作狀態中，甚至出現管理人員用一盤錄音帶反復記錄不同活動的狀況，不僅影響了重要資料的保存效果，還在一定程度上限制了檔案資源的最大限度開發。

2．3 管理人員綜合素質偏低

①多數管理人員未學習過專門的檔案管理知識，在實際工作中多依照主觀經驗，因此業務水平和操作能力十分有限；

②檔案管理人員對多媒體、網絡信息等知識的了解較少；

③工作重點多集中在一些會議資料的記錄上，而忽視了檔案的有效保護和存放。

3 數字化背景下提高聲像檔案管理水平的途徑

3．1 圖片管理數字化

一般針對已經歸檔的紙質照片，可采用掃描儀進行不同批次的掃描，并明確地點、人物及時間等信息，數碼照片由于可作為原始憑證來適應，故無需特殊處理，僅利用數據線將數碼照片傳輸到電腦上，或者儲存在硬盤中即可；針對由于存放工作未落實到位而出現損壞的照片，可以利用修圖軟件進行修復；以電子文檔的形式保存載體的圖片，以便用戶能夠隨時將圖片打印出來。

3．2 光盤及錄像管理數字化

利用數字化的管理方式對以錄像帶、光盤為代表的聲像檔案進行管理，可以提高其便捷性和高效性。將傳統的聲像檔案轉化為電子檔案后，需將接收的文件編制出唯一的文件號碼、檔案號和分類號；在歸檔過程中，若技術條件允許的話，可為用戶提供現代化的檢索工具，用戶僅需根據文件的主題詞、文件號等，就可尋找到自己所需的相關資料，大大提高了檔案管理人員的工作效率。

3．3 聲像檔案保管數字化

在聲像檔案管理過程中，應高度重視相關管理技術的實際應用，成立專門的研究小組對聲像檔案的數字化轉化進行深入研究，并進一步明確檔案管理人員的工作標準和原則。同時，結合企業聲像檔案管理的現狀，制定相應的檔案保管時間表，并積極采用多種形式的數字保存技術，確保聲像檔案的質量不受影響。

3．4 建設專業化的管理隊伍

建設專業化的檔案管理隊伍需要切實做好以下幾個方面的工作：

①領導應在每次重大活動或會議中強調聲像檔案的重要性，并盡最大可能提供足夠的經費支持，以用于設備更新、系統升級等，為實際轉化奠定基礎；

②通過開展豐富多彩的培訓活動，提高檔案管理人員的專業水平和綜合素質，構建出一支強大的管理隊伍；③在聲像檔案的日常管理中，積極引進一些檔案管理專業的人才；④利用數字化技術建立聲像檔案的數據庫，并將檔案以不同的注解和編目存放在數據庫中，這種方式不僅可以提高聲像檔案的利用率，還有利于確保聲像檔案的保存效果，是當前聲像檔案保存比較理想的一種方式；⑤管理人員應樹立終身學習的意識，不斷強化和完善自己的知識結構體系，熟練掌握聲像檔案管理的技巧。

4 結語

總而言之，在數字化時代，聲像檔案管理中存在的諸多弊端包括缺乏完善的管理制度、管理人員素質偏低等越加明顯，同時也為聲像檔案的發展帶來機遇，對傳統的聲像檔案管理模式進行了創新，實現圖片、光盤、錄像帶及聲像檔案保管等方面的數字化發展，提高檔案的利用率和管理水平，形成新的管理趨勢。

[1]侯振興，閭燕，袁勤儉．基于用戶視角的數字檔案館知識服務能力評價研究[J]．現代情報，2015，35（3）：86-90．

[2]黃少芳，劉曉鴻，孫玲，等．初論大數據時代地質資料信息集成與服務[J]．中國礦業，2016，25（2）：170-172．

[3]孔昭煜，李晨陽，范璘．大數據時代地質資料數字資源管理保障體系研究[J]．中國礦業，2017，26（4）：73-77．

王瓊（1977-），女，館員，本科，主要從事檔案管理等工作。