企業基建檔案歸檔難的原因及對策

楊秀芬

企業基建檔案歸檔難的原因及對策

楊秀芬

隨著現代企業的不斷發展，企業的工程建設活動逐漸增加，基建檔案資料逐漸成為企業檔案中的重要組成內容，是企業實現發展規劃的重要依據。但是就當前的企業基建檔案管理而言，歸檔難的問題普遍存在。本文簡要的就當前企業基建檔案管理工作中存在的問題以及原因進行分析，并在這基礎上就實現基建檔案管理水平提升的相關措施進行探討，以期為我國企業檔案管理工作質量的優化提供參考。

基建檔案資料主要是就企業發展過程中開展的廠方、辦公樓擴建、維修以及新建等工程建設活動的詳細記錄，是企業的建設歷史的全面歸納，同時還是實現未來發展規劃的重要基礎文件。其在企業檔案管理工作中屬于較為獨立的檔案門類，具有重要的資料應用價值，在企業的不斷發展過程受到更多的重視。相關企業還應當在實現基建檔案管理的過程中不斷的就當前存在著的歸檔難問題進行解決，切實提高基建檔案管理工作的水平。

企業基建檔案管理歸檔難問題的具體表現

基建檔案管理工作在開展過程中往往會面臨多種問題，其中歸檔難問題是當前最為主要的問題之一，為基建檔案管理工作質量的提升造成嚴重的阻礙。而其中所面臨的歸檔難問題則主要包括幾下幾方面內容。其一，當前的基建檔案管理歸檔的完整性有待提升。大多數的企業在進行基建檔案管理時都將資料歸檔的重點放在圖紙管理工作上，缺乏對文字材料管理的意識，其主要是指在基建工程中的房地產證、糾紛文件以及工程驗收與維修文件等多種文字資料，這對于管理工作是十分重要的。其二，基建檔案管理存在著不規范性，其主要是指收集的多種文件、圖紙被弄臟或涂改，其也包括在進行文件材料書寫時存在著不規范，導致材料價值下降。其三，管理人員由于疏忽或為了工作方便，僅僅就基建過程中存在的較大規模的基建活動材料進行記錄，對較小的工程文件漏收或漏歸，導致相關工程的歷史文件難以查詢。這樣的做法往往會造成較大的企業損失。

造成基建檔案歸檔難問題發展的主要原因

檔案管理部分的歸檔意識欠缺。基建檔案管理過程中所收集到的基建檔案材料往往是來源于實際的基建工程活動，檔案歸檔工作主要是就基建活動材料進行收集，從而創建相應的資料庫，方便后期的資料查詢與利用。但是在實際基建檔案管理工作中，大多數的基建人員都沒有在進行資料收集工作后及時進行檔案移交，歸檔意識不足。這主要由于當前的基建檔案查詢往往需要經過復雜的流程，即使是基建部門在進行檔案查詢時也需要通過層層審批。所以，基建部門為方便資料查詢，缺乏檔案上交的主動性。

還沒有建立科學完善的歸檔制度。檔案部門是直接管理企業所有檔案的中樞環節，在實際工作中還承擔著對基建部門自身的檔案管理工作的監督與指導責任。但是當前的企業基建部門中的檔案管理工作大多選用的是檔案管理意識較為薄弱的兼職工作人員進行，并且，檔案管理部門也沒有進行完善的歸檔制度的制定，對基建施工過程中的檔案收集與歸檔都沒有進行及時的約束與規范。導致檔案收集與歸檔的時間、范圍不清晰，造成歸檔工作難以開展。

實現企業基建檔案歸檔難問題解決的相關策略

建立基建檔案管理組織。基建檔案管理工作的開展往往需要組織保證來實現，企業管理人員在進行基建檔案管理工作時，應當積極建立管理委員會，并明確該組織的管理職責與管理標準。即該組織在實際工作中主要是就企業檔案管理的目標、規劃以及制度等方面進行審查，并定期開展相應的管理研討會議，切實就管理工作中存在的問題進行解決，并就基建檔案管理的資金投入進行劃定。同時，還應當監督相關的基建檔案管理人員將管理工作深入到基建活動開展的布置、檢查以及總結驗收等多個環節當中。其次，管理部門也應當積極建立檔案管理網絡，并注重兼職檔案管理人員的選擇，對員工的素質、工作責任心進行考察。同時在進行基建檔案移交工作時應當切實提高一把手的工作職能實行移交簽名制度，將檔案管理的職責落實到具體的人頭上。

要求基建檔案管理部門參與到工程驗收工作當中。在企業基建工程活動的竣工階段，檔案管理人員應當積極參與到工程驗收工作當中，這主要是為了督促相關部門及時的進行基建檔案的移交工作。同時在基建部門的管理人員發生變動時，應當嚴格遵循相關制度進行正確的移交工作的開展，避免出現基建檔案私自留存的情況。同時注重對基建工程資料的監控，避免在移交或使用過程中出現丟失與損壞。并制定完善的基建檔案管理制度，就管理人員的管理行為進行約束。必要時還應當注重懲罰制度的應用，切實為企業的基建檔案管理提供穩定運行的軌道。

注重對基建檔案管理人員的培訓工作的開展。檔案管理人員是基建檔案管理工作的直接執行人，要保證管理工作質量就應當切實提高管理工作者的工作素質。所以，相關企業注重對管理人員的培訓工作的開展是十分重要的，這需要展開相應的培訓與交流活動，就檔案管理理論與技術進行教育，切實提高管理人員的管理水平。同時，還應當強化管理人員的法律意識，要求規范性管理工作的開展。此外，企業還應當積極就兼職檔案管理人員的業務能力進行培訓，這主要是從職業道德規范與管理規定學習等方面展開。

加強檔案部門與基建部門的共同合作。為實現檔案收集工作的優化，檔案部門還應當注重與基建部門的共同合作，明確就基建活動開展過程中重要的資料收集環節進行明確，加強與基建人員的交流，改變被動資料收集的狀態。同時，針對未完整記錄的小型基建工程，管理人員還應當加強與參與基建施工人員的交流，以此來對相關工程資料進行補全，盡可能地彌補檔案管理缺陷。

完善的企業基建檔案能在實際應用中發揮重要的社會與經濟效益，其是檔案管理工作開展的重要基礎，為企業的發展提供了重要的歷史依據。所以，加強對基建檔案管理的重視是十分重要的。相關企業的檔案管理人員應當明確基建檔案管理工作的重要性，并就當前實際管理工作中存在的問題進行分析，明確造成歸檔難問題出現的相關原因。并在這基礎上就實現歸檔難問題解決的相關措施進行探討，切實提高基層檔案管理工作質量。

（工作單位：湖北中煙工業有限責任公司恩施卷煙廠）