企業人力資源管理中人事檔案管理的應用

文/溫貴虎,內蒙古電力（集團）有限責任公司培訓中心

企業人力資源管理中人事檔案管理的應用

文/溫貴虎,內蒙古電力（集團）有限責任公司培訓中心

隨著經濟社會發展，人事檔案管理工作在企業人力資源中發揮的作用越來越大;人事檔案管理是一項復雜且系統的工程，檔案管理的精細化、準確化、完善化必須將現代化的管理理論與方法相結合，使檔案管理工作實現科學管理、系統完善、方便快捷，以滿足企業的需求，從而提高管理人員的工作效率。本文針對企業人力資源管理中人事檔案管理的應用重要性及應用進行了探討，希望企業人事檔案管理應樹立信息化發展目標，加強數據庫系統建設，更新傳統觀念，做好宣傳教育，實現企業人力資源檔案管理可持續的全面發展。

企業人力資源，人事檔案，管理，應用

導言

伴隨現代社會的快速發展，人事檔案管理在企業人力資源管理中發揮的作用是巨大的，人力資源管理同人事檔案管理有著密不可分、相輔相成的關系。人事檔案管理工作是人才信息的主要來源，也是開發人力資源的重要依據。通過加強企業人事檔案管理工作，可輔助企業聘用、選擇更適合自身發展的人才，并促進檔案信息的合理流動。調動企業全員參與到人事檔案管理工作中，方能達到事半功倍的效果。因此，要全面實現人事檔案“精細化”管理，就要積極貫徹并落實檔案管理制度，實現管理流程的規范化，重視檔案管理人才培養工作，全面推進檔案管理信息化建設，創造出更先進的管理技術和現代化的科學管理，提高人事檔案管理的整體水平，使人事檔案成為推動企業經濟發展的基石。

1 企業人力資源管理中人事檔案管理應用的重要性

1.1 為企業人力資源管理提供依據及數據信息

企業人力資源管理中人事檔案管理的應用為人力資源的開發提供可靠性、真實性的數據信息，是人才資源管理及利用的重要依據。企業人事檔案反映了員工的個人成長軌跡，涵蓋了員工的以往經歷、現在狀況以及未來的發展信息。企業人力資源管理部門借助檔案資料可以直接的了解到某一人才專項特長、工齡長短等內容，這樣企業在用人與委任職務之前就能夠更深入地了解工作人員的工作經歷，全面考核工作人員的品德素質以及業務能力，實現人力資源的充分利用，從而可以合理的安排工作崗位與職務，使員工的潛能得到有效的開發與應用。另外，人事檔案的法律效用極強，而且具備原始憑證的作用，所以，為職稱評比與社會保險辦理，甚至是就業等方面提供了有價值的理論性依據。

1.2 有助于人力資源管理科學化與規范化

企業人力資源管理中人事檔案管理的應用有助于人力資源需求的合理性與科學性，能夠起到優化人力資源配置結構，科學規范人力資源管理發展進程的目的。在人力資源管理規劃編制的進程中，人事檔案資料可以讓企業高層管理者與決策者對人力資源的走勢有一個明確的認識，這就為發展戰略目標科學性的制定奠定了基礎，同時也大大降低了企業優秀職工“跳槽”現象出現的幾率。也就是說人事檔案能夠促進人力資源管理科學化與規范化發展的進程，這是其重要性體現的形式之一。另外，通過人事檔案信息，企業可在最快的時間里完成用人考核以及人才分配，確保企業贏得最大的經濟效益。信息時代，企業通過計算機系統建立人事檔案數據庫，可提升人事信息流動效率，進而促進企業在大量的人力資源信息中快速找尋到適合自身需要的優質人才。

2 企業人力資源管理中人事檔案管理應用的對策

2.1 提高人事檔案管理人員素質

在人事檔案管理工作中配備專業素質較高的人事檔案管理人員，加快建設人事檔案管理團隊對于企業人力資源管理建設具有重要意義。人事檔案工作是一項保密性很強的工作，工作人員必須堅持原則，樹立牢固的保密觀念，通過學習、業務培訓，不斷豐富專業知識，提高業務技能，優化知識結構，以滿足新時期人事檔案工作的需要。同時，要加強檔案的科學管理，健全和完善人事檔案管理制度，增強人事檔案管理人員自身建設，加強學習培訓，提高人事檔案管理水平，有效地收集、整理、保護和利用檔案。除此之外，要想實現干部檔案管理外在形式的統一，提高檔案內容真實性與實用性，就必須要構建管理團隊，并且對人事檔案業務知悉且具有較強的責任心。

2.2 加強人事檔案管理信息化建設

更新工作模式，實現信息化管理是企業人力資源管理中人事檔案管理應用的有效對策。信息化人事檔案管理已經成為企業人事檔案管理模式的主流，逐漸取代了傳統的人力管理模式。同時，通過在人事檔案管理工作中運用信息化管理技術，可以極大地減輕工作人員在企業人事檔案管理工作中的任務量，為保證企業人事檔案能夠得到良好的保存和管理提供了有力武器。因此，為了適應社會的需求，企業必須以創新的精神改進人事檔案管理手段，在人事檔案管理工作中落實和踐行科學發展觀;不斷加強自身的信息管理技術，提高人事檔案管理的科技含量，充分應用專業的信息化技術管理人才進行人事檔案管理。另外，企業應積極同現代科技發展同步，配備數字化檔案管理設備，如檔案掃描系統、電子數據庫系統、網絡共享系統等，為人事檔案信息化管理打造現代化工作環境，保證人事檔案管理工作的可靠性、準確性、完整性。

3 結束語

綜上所述，人事檔案工作是檔案工作的重要組成部分，人事檔案是人力資源管理與開發利用的重要依據，是反映一個人成長歷史的憑證和資料。人事檔案管理滲透于人力資源管理體系中，在提供真實性信息數據、優化企業員工配置結構、協助企業預測人力資源實際需求的同時，并在編制科學性激勵體制等眾多方面體現出優越性。因此，人事檔案管理工作應與時俱進，逐步實現人事檔案“精細化”管理，提高人事檔案利用率，發揮人事檔案在推動企業經濟發展中的作用。

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