淺談社會保險檔案管理的重要性

淺談社會保險檔案管理的重要性

文/張藝，中國烏魯木齊石化公司人事處

社會保險檔案是過去和現在社會保險經辦機構在從事社會保險工作活動中，直接形成的對企業、勞動者個人和社會有保存價值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄。社會保險檔案隨著社會保障體系的建立與逐步完善，社會保險檔案顯得越來越重要。

記錄一生；管理一生；保障一生；服務一生

社會保險檔案管理作為社會保險經辦管理及服務工作的重要基礎內容之一，是社保經辦機構對參保對象“記錄一生”的基礎資料、“管理一生”的根本依據、“保障一生”和“服務一生”的重要保證，也是社會保險業務發展的歷史記載。

1 社會保險檔案在社會保險業務辦理工作中的重要作用。

1.1 檔案管理是社會保險工作中的基礎

檔案管理是社會保險基礎管理的重要組成部分，檔案資料的收集、鑒別、整理、歸檔、查閱、借閱和轉遞，直接關系到社會保險工作做得好壞與否。如果在檔案的轉遞過程中，檔案中資料被篡改或丟失而沒有被及時發現，該職工的檔案將會被勞動部門視為廢棄檔案，在社會保險辦理過程中就無法辦理需要以檔案為基礎的相關業務，職工享受的待遇無法落實，企業的合法權益受到侵害。

1.2 檔案是社會保險工作的依據

2009年7月，人力資源社會保障部和國家檔案局制定了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》，自2009年9月1日起施行。此規定中明確社會保險業務檔案是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。在辦理社會保險業務過程中形成的這些歷史記錄，通過檔案管理，對已完成的業務工作進行回顧整理，形成相關資料信息數據庫，為后續的社會保險工作開展提供依據，體現了社會保險檔案在社會保險工作中的重要地位。

1.3 檔案是社會保險管理的需要

社會保險是一項政策性強、涉及繁雜的業務，要正確進行社會保險管理，離不開檔案管理這個基礎。檔案資料形成后，把檔案的價值體現在為社會、企業和勞動者的服務上，維護他們的合法權益。如建立相關檔案資料數據庫，有健全完善的檔案資料，在接受職工當面咨詢時，通過查閱資料數據，回答職工提出的社會保險現狀及業務辦理問題；若有健全完善的退休人員檔案資料，就可使職工清楚檔案中自己的工齡是怎么認定的，退休工資是怎么算出來的；若為退休人員建立一個健康檔案，就可以對職工進行跟蹤了解，能有效地防止冒領相關退休補貼的行為。

2 當前企業社會保險檔案管理存在的問題

2.1 對社會保險檔案管理工作重視程度不夠

社會保險檔案在企業中容易讓人忽視，認為社會保險檔案可有可無，只要能把當前對付過去就行。業務人員變動大也導致了歷史欠賬較多，管理存在漏洞，新增材料缺乏連續性，甚至部分業務人員概念不清、認識不高的問題，認為工作都忙不過來，哪有時間去整理社會保險檔案資料。

2.2 社會保險檔案管理比較混亂

企業內部沒有專門的保險檔案管理機構對社會保險檔案統一管理，社保業務檔案和計算機信息檔案分散在各業務人員手中，沒有經過專業整理和歸檔管理；有些資料存放后就無人過問，致使原始記錄、基礎數據等寶貴資料丟失損毀。當需要時，又無從查證，使社會保險檔案管理工作十分被動。

2.3 社會保險檔案管理規章制度不健全

部分企業沒有建立標準化、規范化的檔案管理制度和管理秩序，缺乏良好的運行機制和工作秩序。社會保險檔案中哪些資料需要收集歸檔，如何收集歸檔；哪些資料需要分類管理，如何分類管理；哪些資料需要集中統一管理，如何集中統一管理；檔案如何查（借）閱；檔案的轉遞制度；檔案材料的銷毀制度；檔案管理人員的職責等都不明確，造成社會保險檔案管理處于混亂繁雜、舉步維艱的狀態。

3 加強社會保險檔案管理的對策

3.1 提高對社會保險檔案管理的重要性認識，依法管理

加強對社會保險檔案管理工作的認識，社會保險管理部門負擔著整個社會保險的各種資料留存、查詢、轉遞、管理、使用的重要部門，要把《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》、《社會保險業務檔案管理規定（試行）》等列入社會保險工作人員學習業務知識的重要內容，組織學習檔案知識，提高檔案意識、樹立依照法律管理檔案的觀念，推動社會保險檔案管理工作的順利開展。

3.2 建立管理機構，健全規章制度

企業內部建立健全檔案管理機構，機構應當對接收的檔案材料及時進行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄，統一管理各類檔案。其次，社會保險業務檔案分類應當按照社會保險業務經辦的規律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度—業務環節”或“年度—險種—業務環節”的方法對社會保險業務材料進行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內目錄、案卷目錄、備考表等。同時，對檔案都制定出相應的管理制度，構建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依章建檔。

3.3 規范社會保險管理程序，做到良好運行

對各類檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、查閱、借閱和轉遞等要有一個明確的程序，這個程序應由檔案管理部門和具體辦事部門共同制訂，做到既符合工作流程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的資料、報表、臺賬等，都要書寫工整文字清楚，頁面整潔干凈，日期印章齊全。對各類資料及時做好經常性的檔案材料的整理工作，做到認真鑒別，分類準確，編排有序、目錄清楚，裝訂整齊，使每份檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。

總而言之，社會保險檔案隨著社會保障體系的建立與逐步完善，社會保險檔案顯得越來越重要。它是一個蘊藏十分豐富的社會保障管理信息寶庫，社會保障管理沒有社會保險檔案作依據，社會保障事業將是無源之水、無本之木。實行社會保險檔案規范化管理，提高社會保障的社會化管理程度是人類社會進步必然結果，加強社會保險檔案規范化管理，使社會保障管理工作正規化、科學化、制度化是大勢所趨，勢在必行。