檔案管理的經濟手段探究

李軍

（陜西能源職業技術學院，陜西咸陽712000）

檔案管理的經濟手段探究

李軍

（陜西能源職業技術學院，陜西咸陽712000）

檔案管理工作是黨和政府工作的重要組成部分，其在管理手段和方式上多以行政手段為主，而在社會主義市場經濟體制建設的過程當中，單純采用行政手段不僅無法起到應有效果，甚至可能帶來反作用，影響檔案管理的效率和實際質量。采用合理有效的經濟手段，在結合宏觀手段的同時運用經濟手段解決檔案管理的實際問題，能夠有效促進檔案工作的可持續發展。因此，探討了運用經濟手段進行檔案管理的必要性，進而闡述了運用經濟手段進行檔案管理的主要任務，最后提出了具體的經濟管理手段，以供相關工作者參考。

檔案管理；經濟手段；經濟責任；制度

隨著我國改革開放政策與社會主義市場經濟體制的不斷深化，市場經濟規律和相應原則的貫徹程度越來越深，其發揮的作用也越來越明顯。在檔案管理工作當中，原有的工作手段以行政手段為主，相應的問題頻發，導致管理的效率和質量不佳。而引入適當的經濟手段，不僅是為了適應市場經濟發展的實際規律，也是彌補行政手段不足的有效方法，可以大大提升檔案管理工作的實際效果，并能強化檔案管理，有效滿足社會和民眾的檔案方面需求。

一、運用經濟手段進行檔案管理的必要性

在建立健全社會主義市場經濟的過程當中，引入經濟手段進行檔案管理，有著相當的必要性。首先，經濟手段能夠大大利于強化并改善現行的檔案行政管理工作。自我國建國以來，中央到地方的檔案工作組織系統是以上級到下級的行政手段維系，自上而下進行業務指導和監督，做好檔案的相應整理和管理工作。雖然行政工作起到維系體系運行的效果，也是管理工作推行的基本手段，但在新形勢下單一化的行政手段是遠遠不夠的。一方面檔案管理工作的領導關系力度不強，另一方面政企改革的推行大大轉變了原有的管理關系，且在經濟所有制改革過程中國家對非國有單位主要起著指導和監督作用[1]。以行政手段和經濟手段相結合，才能適應當前的經濟發展需求。

此外，不同地方的實際情況不同，檔案管理工作發展極為不均衡，一些地方的檔案工作甚至未能建立。除了管理層面的原因，經濟落后也是主要原因之一。單純采用法律和行政手段無法滿足相應要求，需要通過相應經濟手段支持，強化檔案管理的經濟實力，提高管庫建設和檔案收集整理等工作的實際效果。

二、運用經濟手段進行檔案管理的主要任務

（一）提高檔案管理規范性，強化管理監督調節作用

將經濟手段應用到檔案管理工作當中，能夠大大提高檔案管理的規范性，并達到對管理工作的監督和調節作用。一方面，在遵循客觀經濟規律的前提下，遵循國家相關政策，在進行檔案管理工作之前，對相應的工作內容進行有效分析和預測，并結合實際完成檔案管理經濟活動的合理規劃。在資金運用方面，能夠通過相應的經濟制度來實現資金的合理化運用，并依據檔案管理經濟活動中相應的信息反饋來對檔案管理的經濟計劃進行即時的調整和修訂[2]。修訂完成后，后續的管理工作也就能夠擁有更為合理的實施操作，規范性大大提高。另一方面，借助于經濟手段的分析預測和制度監管作用，檔案管理工作不僅在經濟方面擁有更為全面的監督調節機制，也能獲得更為完善的管理機制，管理科學性大大提高。

（二）運用客觀的經濟規律，獲取相應最佳經濟效益

從過去我國檔案管理工作的實施體系來看，主要由國家財政進行統一撥款，而隨著社會經濟發展形勢的不斷變化，國家撥款已無法滿足檔案管理正常經費的實際需求。應用經濟手段進行檔案管理，充分運用客觀經濟規律，通過經濟手段來創造效益，為檔案管理提供自主化的資金來源。結合檔案管理體系的資源優勢，為滿足市場中在檔案查閱方面的實際需求，通過全面系統的分析和設計，能夠創造出屬于檔案管理的一條經濟鏈條，為檔案管理體系創造收入來源，并在活動中不斷降低成本，獲取最佳的經濟效益。

（三）提高職工分配合理性，調動職工工作的積極性

在原有國家財政撥款的機制之下，行政手段是唯一的管理手段，檔案管理工作存在僵化的現象，不僅在體系運行上還是在職工管理上均存在較多問題，尤其是職工積極性問題，在原有體制下得不到有效調動。引入經濟手段，能夠有效避免平均主義，采取按勞分配的原則，讓職工能夠各盡所能，充分發揮其主觀能動性，以權責體系來指導實際工作。在經濟手段的引入下，職工能夠認識到自我努力要和檔案管理經濟效益掛鉤，認識到自我進取便意味著自我的更多收益，也就能夠在提高職工分配合理性的同時激發職工工作的積極性，使其能夠充分融入，大大提高自我與所在部門之間的關聯性[3]。

三、檔案管理中實際有效的經濟手段

（一）實行經濟預算核算，加快價格改革步伐

在應用經濟手段進行檔案管理時，應首先引入經濟預算核算機制，改變過去僵化的經濟收支體系。對于檔案管理工作中計劃內經費收支情況進行統籌，對于未來的安排和業務活動情況、發展方向進行全面分析，并通過相應收支計劃的設計和實施來大大強化檔案經濟活動的管理效果，也為檔案管理工作計劃的實現提供有效的財力保證。同時，應做好檔案管理經濟活動中各項消耗與勞動成果的記錄工作，結合相應記錄做好計算與分析，對于核算指標和活動消耗、相應經濟利益進行全面核算，平衡經濟責任和物質利益之間的關系，從而在以后的檔案管理計劃和實施中提高管控效果[4]。此外，還應在價格改革方面下功夫，提高經濟收費標準，以經濟真正的預算和事實核算為依據，確保合理收費，提高檔案管理在經濟效益方面的創造性。

（二）貫徹經濟利益原則，合理運用獎懲機制

市場經濟體制下的一大益處便是經濟效益為先之下，相應體制機制的合理化運用，相關行為需要在經濟利益為先的指導下嚴格貫徹具體的管理機制，才能保證自身經濟利益最大化。將經濟手段引入檔案管理中，也應有效貫徹經濟利益原則，將獎懲機制應用在職工體系管理當中。將工資和資金、罰金等與檔案管理部門的經濟效益相關聯，對于在實際工作中完成工作任務或者指標，且表現較好、對檔案管理貢獻更大者便獲得更多的職工加薪，以獎勵和表彰其個人努力；對于工作中消極墮怠者，扣發其獎金；對于自身工作未能完成甚至造成工作損失的，在相應懲罰措施之下還需追究其經濟責任。獎懲機制的運用大大活化職工管理機制，對于檔案管理的優化而言大有裨益。

（三）實行經濟責任機制，強化職工經濟意識

在獎懲機制得到有效運用的同時，還應同步引入經濟責任機制，通過經濟責任的落實來解決檔案管理部門之間和職工以及職工與職工之間的經濟關系和責任關系，大大提升相互間的客觀性和科學性。第一，應當改革過去平均主義的思想，將部門集體經濟責任和個人崗位經濟責任相結合；第二，明確部門的經濟責任；第三，將部門經濟責任進行逐級承包或者項目承包，將責任落實到個人，不僅極大激發檔案管理者的責任意識，還能有效強化其經濟意識，使得檔案管理的經濟運行機制得到有效優化，檔案管理在相應機制之下所產生的經濟效益也能夠達到最大化[5]。

（四）引入經濟競爭機制，強化市場調節手段

在責任機制和獎懲機制運行的同時配合合理的經濟競爭機制，能夠大大強化職工的競爭意識，為提升其在工作中的積極性、主動性和創造性打下堅實基礎。將物質和精神獎懲機制與競爭機制相結合，能夠最大化實現相應機制的實際效用[6]。同時，還應引入并強化市場調節手段，尤其是市場經濟中優勝劣汰的客觀經濟規律，以大大強化運行主體的自主性和導向性，讓檔案管理部門的職工能夠更好融入市場環境中，在經濟競爭市場和檔案經濟效益開發方面獲取更多有效經驗。此外，還需在行政宏觀調控政策的配合下，讓檔案向市場和社會進一步開放，以合理化檔案信息服務收費標準，實現檔案管理部門在市場化當中的可持續發展。

結語

檔案管理工作基于行政手段和經濟手段的雙重結合，是順應市場經濟發展規律、實現檔案管理長足發展的必然要求。在具體實施當中，應當充分認識經濟手段的優勢。一方面，實行經濟預算核算，加快價格改革步伐；另一方面則不斷貫徹經濟利益原則，合理運用獎懲機制。同時，進一步實行經濟責任機制，強化職工經濟意識，配合經濟競爭機制，強化市場調節手段，就能夠大大提高檔案管理的科學性，為檔案管理的長足化提供有效保障。

[1]商桂君.知識經濟背景下我國高校檔案管理的探究[J].赤峰學院學報：自然科學版，2013，（16）：131-132.

[2]苗藝文.現代化信息手段在醫院檔案管理中的應用策略探究[J].中國管理信息化，2016，（4）：179.

[3]朱鵬艷.市場經濟背景下高校人事檔案管理問題探究[J].品牌，2015，（8）：270-271.

[4]徐艷杰.對檔案管理信息化建設的幾點思考[J].黑龍江科技信息，2015，（32）：189.

[5]邢豐月.市場經濟發展下企業人事檔案管理存在的問題探究[J].現代經濟信息，2011，（7）：43.

[6]白蓉.事業單位人事檔案管理的現狀與對策[J].城建檔案，2013，（12）：34-35.

[責任編輯 王燕文]

G271

A

1673-291X（2017）23-0166-02

2017-04-15

李軍（1973-），女，陜西富平人，中級經濟師，從事檔案管理研究。