檔案管理的經(jīng)濟(jì)手段探究

李軍

（陜西能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西咸陽712000）

檔案管理的經(jīng)濟(jì)手段探究

李軍

（陜西能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西咸陽712000）

檔案管理工作是黨和政府工作的重要組成部分，其在管理手段和方式上多以行政手段為主，而在社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制建設(shè)的過程當(dāng)中，單純采用行政手段不僅無法起到應(yīng)有效果，甚至可能帶來反作用，影響檔案管理的效率和實際質(zhì)量。采用合理有效的經(jīng)濟(jì)手段，在結(jié)合宏觀手段的同時運用經(jīng)濟(jì)手段解決檔案管理的實際問題，能夠有效促進(jìn)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。因此，探討了運用經(jīng)濟(jì)手段進(jìn)行檔案管理的必要性，進(jìn)而闡述了運用經(jīng)濟(jì)手段進(jìn)行檔案管理的主要任務(wù)，最后提出了具體的經(jīng)濟(jì)管理手段，以供相關(guān)工作者參考。

檔案管理；經(jīng)濟(jì)手段；經(jīng)濟(jì)責(zé)任；制度

隨著我國改革開放政策與社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷深化，市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律和相應(yīng)原則的貫徹程度越來越深，其發(fā)揮的作用也越來越明顯。在檔案管理工作當(dāng)中，原有的工作手段以行政手段為主，相應(yīng)的問題頻發(fā)，導(dǎo)致管理的效率和質(zhì)量不佳。而引入適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)手段，不僅是為了適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的實際規(guī)律，也是彌補(bǔ)行政手段不足的有效方法，可以大大提升檔案管理工作的實際效果，并能強(qiáng)化檔案管理，有效滿足社會和民眾的檔案方面需求。

一、運用經(jīng)濟(jì)手段進(jìn)行檔案管理的必要性

在建立健全社會主義市場經(jīng)濟(jì)的過程當(dāng)中，引入經(jīng)濟(jì)手段進(jìn)行檔案管理，有著相當(dāng)?shù)谋匾浴Ｊ紫龋?jīng)濟(jì)手段能夠大大利于強(qiáng)化并改善現(xiàn)行的檔案行政管理工作。自我國建國以來，中央到地方的檔案工作組織系統(tǒng)是以上級到下級的行政手段維系，自上而下進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，做好檔案的相應(yīng)整理和管理工作。雖然行政工作起到維系體系運行的效果，也是管理工作推行的基本手段，但在新形勢下單一化的行政手段是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。一方面檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系力度不強(qiáng)，另一方面政企改革的推行大大轉(zhuǎn)變了原有的管理關(guān)系，且在經(jīng)濟(jì)所有制改革過程中國家對非國有單位主要起著指導(dǎo)和監(jiān)督作用[1]。以行政手段和經(jīng)濟(jì)手段相結(jié)合，才能適應(yīng)當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。

此外，不同地方的實際情況不同，檔案管理工作發(fā)展極為不均衡，一些地方的檔案工作甚至未能建立。除了管理層面的原因，經(jīng)濟(jì)落后也是主要原因之一。單純采用法律和行政手段無法滿足相應(yīng)要求，需要通過相應(yīng)經(jīng)濟(jì)手段支持，強(qiáng)化檔案管理的經(jīng)濟(jì)實力，提高管庫建設(shè)和檔案收集整理等工作的實際效果。

二、運用經(jīng)濟(jì)手段進(jìn)行檔案管理的主要任務(wù)

（一）提高檔案管理規(guī)范性，強(qiáng)化管理監(jiān)督調(diào)節(jié)作用

將經(jīng)濟(jì)手段應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，能夠大大提高檔案管理的規(guī)范性，并達(dá)到對管理工作的監(jiān)督和調(diào)節(jié)作用。一方面，在遵循客觀經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下，遵循國家相關(guān)政策，在進(jìn)行檔案管理工作之前，對相應(yīng)的工作內(nèi)容進(jìn)行有效分析和預(yù)測，并結(jié)合實際完成檔案管理經(jīng)濟(jì)活動的合理規(guī)劃。在資金運用方面，能夠通過相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)制度來實現(xiàn)資金的合理化運用，并依據(jù)檔案管理經(jīng)濟(jì)活動中相應(yīng)的信息反饋來對檔案管理的經(jīng)濟(jì)計劃進(jìn)行即時的調(diào)整和修訂[2]。修訂完成后，后續(xù)的管理工作也就能夠擁有更為合理的實施操作，規(guī)范性大大提高。另一方面，借助于經(jīng)濟(jì)手段的分析預(yù)測和制度監(jiān)管作用，檔案管理工作不僅在經(jīng)濟(jì)方面擁有更為全面的監(jiān)督調(diào)節(jié)機(jī)制，也能獲得更為完善的管理機(jī)制，管理科學(xué)性大大提高。

（二）運用客觀的經(jīng)濟(jì)規(guī)律，獲取相應(yīng)最佳經(jīng)濟(jì)效益

從過去我國檔案管理工作的實施體系來看，主要由國家財政進(jìn)行統(tǒng)一撥款，而隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢的不斷變化，國家撥款已無法滿足檔案管理正常經(jīng)費的實際需求。應(yīng)用經(jīng)濟(jì)手段進(jìn)行檔案管理，充分運用客觀經(jīng)濟(jì)規(guī)律，通過經(jīng)濟(jì)手段來創(chuàng)造效益，為檔案管理提供自主化的資金來源。結(jié)合檔案管理體系的資源優(yōu)勢，為滿足市場中在檔案查閱方面的實際需求，通過全面系統(tǒng)的分析和設(shè)計，能夠創(chuàng)造出屬于檔案管理的一條經(jīng)濟(jì)鏈條，為檔案管理體系創(chuàng)造收入來源，并在活動中不斷降低成本，獲取最佳的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）提高職工分配合理性，調(diào)動職工工作的積極性

在原有國家財政撥款的機(jī)制之下，行政手段是唯一的管理手段，檔案管理工作存在僵化的現(xiàn)象，不僅在體系運行上還是在職工管理上均存在較多問題，尤其是職工積極性問題，在原有體制下得不到有效調(diào)動。引入經(jīng)濟(jì)手段，能夠有效避免平均主義，采取按勞分配的原則，讓職工能夠各盡所能，充分發(fā)揮其主觀能動性，以權(quán)責(zé)體系來指導(dǎo)實際工作。在經(jīng)濟(jì)手段的引入下，職工能夠認(rèn)識到自我努力要和檔案管理經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，認(rèn)識到自我進(jìn)取便意味著自我的更多收益，也就能夠在提高職工分配合理性的同時激發(fā)職工工作的積極性，使其能夠充分融入，大大提高自我與所在部門之間的關(guān)聯(lián)性[3]。

三、檔案管理中實際有效的經(jīng)濟(jì)手段

（一）實行經(jīng)濟(jì)預(yù)算核算，加快價格改革步伐

在應(yīng)用經(jīng)濟(jì)手段進(jìn)行檔案管理時，應(yīng)首先引入經(jīng)濟(jì)預(yù)算核算機(jī)制，改變過去僵化的經(jīng)濟(jì)收支體系。對于檔案管理工作中計劃內(nèi)經(jīng)費收支情況進(jìn)行統(tǒng)籌，對于未來的安排和業(yè)務(wù)活動情況、發(fā)展方向進(jìn)行全面分析，并通過相應(yīng)收支計劃的設(shè)計和實施來大大強(qiáng)化檔案經(jīng)濟(jì)活動的管理效果，也為檔案管理工作計劃的實現(xiàn)提供有效的財力保證。同時，應(yīng)做好檔案管理經(jīng)濟(jì)活動中各項消耗與勞動成果的記錄工作，結(jié)合相應(yīng)記錄做好計算與分析，對于核算指標(biāo)和活動消耗、相應(yīng)經(jīng)濟(jì)利益進(jìn)行全面核算，平衡經(jīng)濟(jì)責(zé)任和物質(zhì)利益之間的關(guān)系，從而在以后的檔案管理計劃和實施中提高管控效果[4]。此外，還應(yīng)在價格改革方面下功夫，提高經(jīng)濟(jì)收費標(biāo)準(zhǔn)，以經(jīng)濟(jì)真正的預(yù)算和事實核算為依據(jù)，確保合理收費，提高檔案管理在經(jīng)濟(jì)效益方面的創(chuàng)造性。

（二）貫徹經(jīng)濟(jì)利益原則，合理運用獎懲機(jī)制

市場經(jīng)濟(jì)體制下的一大益處便是經(jīng)濟(jì)效益為先之下，相應(yīng)體制機(jī)制的合理化運用，相關(guān)行為需要在經(jīng)濟(jì)利益為先的指導(dǎo)下嚴(yán)格貫徹具體的管理機(jī)制，才能保證自身經(jīng)濟(jì)利益最大化。將經(jīng)濟(jì)手段引入檔案管理中，也應(yīng)有效貫徹經(jīng)濟(jì)利益原則，將獎懲機(jī)制應(yīng)用在職工體系管理當(dāng)中。將工資和資金、罰金等與檔案管理部門的經(jīng)濟(jì)效益相關(guān)聯(lián)，對于在實際工作中完成工作任務(wù)或者指標(biāo)，且表現(xiàn)較好、對檔案管理貢獻(xiàn)更大者便獲得更多的職工加薪，以獎勵和表彰其個人努力；對于工作中消極墮怠者，扣發(fā)其獎金；對于自身工作未能完成甚至造成工作損失的，在相應(yīng)懲罰措施之下還需追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任。獎懲機(jī)制的運用大大活化職工管理機(jī)制，對于檔案管理的優(yōu)化而言大有裨益。

（三）實行經(jīng)濟(jì)責(zé)任機(jī)制，強(qiáng)化職工經(jīng)濟(jì)意識

在獎懲機(jī)制得到有效運用的同時，還應(yīng)同步引入經(jīng)濟(jì)責(zé)任機(jī)制，通過經(jīng)濟(jì)責(zé)任的落實來解決檔案管理部門之間和職工以及職工與職工之間的經(jīng)濟(jì)關(guān)系和責(zé)任關(guān)系，大大提升相互間的客觀性和科學(xué)性。第一，應(yīng)當(dāng)改革過去平均主義的思想，將部門集體經(jīng)濟(jì)責(zé)任和個人崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任相結(jié)合；第二，明確部門的經(jīng)濟(jì)責(zé)任；第三，將部門經(jīng)濟(jì)責(zé)任進(jìn)行逐級承包或者項目承包，將責(zé)任落實到個人，不僅極大激發(fā)檔案管理者的責(zé)任意識，還能有效強(qiáng)化其經(jīng)濟(jì)意識，使得檔案管理的經(jīng)濟(jì)運行機(jī)制得到有效優(yōu)化，檔案管理在相應(yīng)機(jī)制之下所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益也能夠達(dá)到最大化[5]。

（四）引入經(jīng)濟(jì)競爭機(jī)制，強(qiáng)化市場調(diào)節(jié)手段

在責(zé)任機(jī)制和獎懲機(jī)制運行的同時配合合理的經(jīng)濟(jì)競爭機(jī)制，能夠大大強(qiáng)化職工的競爭意識，為提升其在工作中的積極性、主動性和創(chuàng)造性打下堅實基礎(chǔ)。將物質(zhì)和精神獎懲機(jī)制與競爭機(jī)制相結(jié)合，能夠最大化實現(xiàn)相應(yīng)機(jī)制的實際效用[6]。同時，還應(yīng)引入并強(qiáng)化市場調(diào)節(jié)手段，尤其是市場經(jīng)濟(jì)中優(yōu)勝劣汰的客觀經(jīng)濟(jì)規(guī)律，以大大強(qiáng)化運行主體的自主性和導(dǎo)向性，讓檔案管理部門的職工能夠更好融入市場環(huán)境中，在經(jīng)濟(jì)競爭市場和檔案經(jīng)濟(jì)效益開發(fā)方面獲取更多有效經(jīng)驗。此外，還需在行政宏觀調(diào)控政策的配合下，讓檔案向市場和社會進(jìn)一步開放，以合理化檔案信息服務(wù)收費標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)檔案管理部門在市場化當(dāng)中的可持續(xù)發(fā)展。

結(jié)語

檔案管理工作基于行政手段和經(jīng)濟(jì)手段的雙重結(jié)合，是順應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律、實現(xiàn)檔案管理長足發(fā)展的必然要求。在具體實施當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識經(jīng)濟(jì)手段的優(yōu)勢。一方面，實行經(jīng)濟(jì)預(yù)算核算，加快價格改革步伐；另一方面則不斷貫徹經(jīng)濟(jì)利益原則，合理運用獎懲機(jī)制。同時，進(jìn)一步實行經(jīng)濟(jì)責(zé)任機(jī)制，強(qiáng)化職工經(jīng)濟(jì)意識，配合經(jīng)濟(jì)競爭機(jī)制，強(qiáng)化市場調(diào)節(jié)手段，就能夠大大提高檔案管理的科學(xué)性，為檔案管理的長足化提供有效保障。

[1]商桂君.知識經(jīng)濟(jì)背景下我國高校檔案管理的探究[J].赤峰學(xué)院學(xué)報：自然科學(xué)版，2013，（16）：131-132.

[2]苗藝文.現(xiàn)代化信息手段在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略探究[J].中國管理信息化，2016，（4）：179.

[3]朱鵬艷.市場經(jīng)濟(jì)背景下高校人事檔案管理問題探究[J].品牌，2015，（8）：270-271.

[4]徐艷杰.對檔案管理信息化建設(shè)的幾點思考[J].黑龍江科技信息，2015，（32）：189.

[5]邢豐月.市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展下企業(yè)人事檔案管理存在的問題探究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2011，（7）：43.

[6]白蓉.事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].城建檔案，2013，（12）：34-35.

[責(zé)任編輯 王燕文]

G271

A

1673-291X（2017）23-0166-02

2017-04-15

李軍（1973-），女，陜西富平人，中級經(jīng)濟(jì)師，從事檔案管理研究。