新常態下的體系檢查方法創新及應用

文/王曉紅,中國石油大慶煉化公司

新常態下的體系檢查方法創新及應用

文/王曉紅,中國石油大慶煉化公司

目的 企業為了滿足安全、環境、產品質量等各種標準要求，規范管理，建有多個管理體系，原有管理體系檢查基本上都是按照標準體系要素要求進行檢查，檢查模式過于僵化，檢查的深度和廣度有限。隨著企業管控水平的不斷提高，對體系檢查也提出了更高的要求，體系檢查觀念要轉變，方法要創新，內容要深入，如此，才能滿足企業管理可持續發展的新要求。

體系檢查 方法 創新 應用

1 體系檢查方法創新的必要性

企業為了滿足安全、環境、產品質量等各種標準要求，規范管理，建有QHSE管理、測量管理等多個標準管理體系。為確保體系的有效運行，企業需要組織開展各種檢查、評審活動，定期對體系的全面性、適宜性、動態性、合規性及改進情況進行檢查，以便及時發現在制度、流程、標準化、合規管理等方面存在的主要問題，及時改進提高。通常情況下，企業開展的管理體系檢查基本上都是按照各標準體系要素要求，或風險控制點要求，進行點對點檢查，檢查的深度和廣度具有一定的局限性。隨著企業管控水平、抗風險能力以及標準化要求的提高，面對新形勢、新任務，轉變管理體系檢查觀念，創新檢查方法，深入系統的發現企業管理存在的薄弱環節，成為必然要求。

2 檢查理念和檢查工具的轉型

檢查理念由傳統的專業檢查向企業管理檢查轉型，發現的問題也不在僅僅局限于具體的專業問題，而是要發現更多的影響企業經營管理的實質性問題。檢查工具由傳統的利用標準體系要素點，或風險控制點要求作為依據進行檢查，向以國家法律法規、行業規范、規章制度為依據進行檢查轉型。

3 檢查方法的轉型

由傳統的單點檢查向綜合型檢查轉型，通過借鑒財務審計、合同審計、工程審計的理念，綜合運用各種檢查方法和技巧，才能透過現象看到本質，發現深層次問題，提出真正有利于提高企業經營管理水平的建議。

3.1 順查法：是按照業務發生的程序，對每個工作環節的順序以及執行情況進行檢查，以運行記錄為依據，判斷工作程序的正確性，也是最基本的檢查方法。

3.2 倒查法：是根據業務鏈條發生的環節,分析并尋找業務鏈的特點,發現其內在聯系,從業務鏈末端或下游業務入手,發現問題后反查的一種方法。該方法適用于采用順查法無法查出問題或無法獲取所需樣本的情況，可以發現已存在的不符合或違規情況。例如檢查物資采購管理，先從財務部門取得物資采購入賬會計憑證，根據憑證中的付款原始單據獲得相應的物資采購信息，然后再從合同管理部門取得相應的合同總體，對照已發生的業務查找合同文本，如果沒有合同文本，說明沒有簽訂有效的物資采購合同；對于有合同文本的，再檢查其是否為事后合同。

3.3 尋根溯源法：是指分析業務實施過程的記錄信息來源，確定其真實性、準確性和可靠性的方法。采用該方法能夠使發現的問題不停留在表面，通過繼續訪談業務人員、查驗資料進一步查找問題發生的根源，分析管理的漏洞，從管理體制上杜絕同類問題的發生。

3.4 對比分析法：是指通過對相互關聯的資料交叉對比分析，找出具體的鉤稽關系，對異常情況、可疑數據、可疑事件進行追蹤，以此發現不合規問題的方法。對比分析的內容包括帳帳對比、帳表對比、帳單對比、帳實對比、表表對比等。例如：通過對比分析同一月、同一人的考勤表、獎金發放表及考勤系統記錄，檢查獎金發放的合規性。

3.5 現場觀察法：是指在不干涉自然狀態的工作前提下，通過對工作現場員工的工作過程、行為、內容、工具使用等情況進行觀察，并詳細記錄，與操作規范要求進行對比分析，以此發現問題的方法。

3.6 抽樣檢查法：是指深入工作現場，對工作流程中的每個環節，隨機抽取樣本（工作過程中生成的各種單據、記錄等），檢查是否符合制度及規范標準要求的方法。在抽取樣本的過程中，還可以借助職業判斷，由隨機抽樣轉為重點抽樣，不僅能提高檢查工作效率，還能夠達到加大檢查深度的目的。

3.7 輔助工具法：是指利用信息技術手段，通過查詢系統日志、系統操作記錄、系統數據、影像資料等信息，與人工記錄相對比，來判斷人工操作的真實性和準確性的方法。如：查機房出入登記表發現*月*日下午15:00張三進入機房，與進入機房門禁系統的刷卡時間、上機操作記錄進行對比，發現存在不一致的情況。

4 組織方式和結果應用的轉變

由原來的各專業部門單線作戰，各自完成，向全局意識，協同作戰轉變。由體系綜合管理部門統一策劃，明確要求，分階段、分層級開展。建立檢查內容橫向全覆蓋，縱向到執行崗位的立體檢查機制。解決了體系檢查覆蓋面不全，存在盲區的問題。檢查結果由原來的獨享，向共享轉變。大大提高了工作效率，避免了重復工作。

結束語

新常態下管理體系檢查方法的創新和應用，解決了體系檢查觀念陳舊，為了檢查而檢查，檢查依據簡單，內容單一的問題；解決了體系檢查方法單一，檢查出的問題停留在表面現象，不夠深入的問題；解決了體系檢查覆蓋面不全，存在盲區的問題；解決了單一作戰，信息無法共享的問題。促進了企業管理水平的不斷提升。