管中窺豹
——細節看國外公共檔案館的服務理念

文/王傳飛，日照市中級人民法院

一直以來，我國的公共檔案館都是給人以秘密、封閉和嚴肅的感覺，很少有人去檔案館利用檔案，造成我國的檔案目前普遍利用率不高，檔案管的館藏資源基本塵封不動，檔案閱覽室往往是空蕩蕩的，對館藏豐富的我國來說，這是對檔案資源的極大浪費。其實，檔案館可以從很多方面來提高自身修養，改善自身形象，看看西方發達國家一些小的服務細節，我們就可以看到他們的別有用心。下面，將介紹一些發達國家檔案館的特色公共服務。

1 英國國家檔案館

英國國家檔案館可以說是目前全世界服務最好的檔案館了，每年有10萬多人前往英國國家檔案館利用檔案，平均每天去英國國家檔案館的人約有300人，很多時候去英國國家檔案館是必須預約的。英國的總人口數也才6000多萬，前往英國國家檔案館利用檔案的用戶數量就有如此之大，可見英國國家檔案館是一個非常受歡迎的公共機構

英國國家檔案館第一大服務特色就是它寬松而又友好的準入原則。任何初來的讀者只要憑證件(駕駛執照、學生證、工作證或護照等)辦一張出入證即可，該出入證的有效期為三年，辦證手續極簡便，只是填一份簡單的表格，說明身份、目的即可。

英國國家檔案館的“小聲談話”法則和安靜法則也是極具特色的。每天面對300多的來訪用戶，對閱覽室秩序的維護是一個考驗，為此，英國國家檔案館對其四個閱覽室進行了重新設計，將其中的三個閱覽室合并為一個大閱覽室，在這個大閱覽室，用戶可以進行小聲的對話和探討，而在另外一個閱覽室則嚴格的執行安靜法則，用戶必須在此保持安靜。此外，英國國家檔案館還專門設置了深度討論室，有專門的專家與用戶探討相關的檔案問題。這種亦松亦緊的設置使得整個閱覽室既充滿活力，又顯得嚴謹，極大的調動了用戶的積極性，給用戶創造了一個極好的環境。

2 美國國家檔案館

美國國家檔案館于1934年由羅斯福總統建立，它不僅保存有諸如自由宣言、憲法以及人權條例等著名的檔案材料，同時也保存有關普通民眾的檔案記錄，被譽為世界上最大的檔案館。每年國家檔案館保存約2%—5%的具有實用價值的聯邦檔案，在全國建有17個聯邦檔案分中心。截至目前，館藏數量龐大，形式和內容多樣。大約有90億張原文檔案，720萬張地圖、圖表及建筑圖畫，2000萬張照片，數以億計的儀器可讀數據集，36.5萬多卷膠片和11萬盤錄像帶。上述檔案資料占據的空間達到200萬立方英尺，一次可以容納3 90名研究人員同時進行工作。隨著電子時代和信息時代的到來，電子檔案數量快速增長。據統計，國家檔案館一館每年接待參觀者10 0多萬人次。

在美國國家檔案館的網站上，設計了“數字教室”這樣一個欄目，該欄目專門為研究人員、教師以及學生提供原始文獻，它提供大量用于教學的檔案的數字副本，可以幫助那些積極搜尋各種材料的教育工作者，這些檔案信息對于教學來說是難能可貴的資料。美國國家檔案館網站的“數字教室”每個月都要接受數千名師生的訪問。“數字教室”已經成功地與教育工作者合作了20多年，其中設計的課程充分利用了美國國家檔案館網站的各類檔案材料，并采用積極的學習方式使這些檔案材料深入到各級學生的學習中去。

3 澳大利亞過國家檔案館

澳大利亞公共檔案館官方名稱是國家檔案館（National Archive s of Australia），目前其整體建設水平在世界范圍內堪稱一流，尤其是20世紀70年代以來，澳大利亞公共檔案館建設取得了突出成就。澳大利亞國家檔案館保存有5000多萬件的檔案文件，以我國的通常每卷二、三十份文件的數量推算，該館館藏如折合成案卷，則已超過200萬卷，排架長度30千米左右。

在澳大利亞國家檔案館，有一項特別針對學生的服務項目，那就是班級可以團體預訂訪問國家檔案館，國家檔案館有一個關于“國家記憶”的永久展覽對學生開放，學生們在這個展覽中可以看到記錄澳大利亞20世紀歷史的照片、文檔和聲像檔案，同時也可以了解到檔案工作是如何開展的。該服務項目在周一至周

五的工作時間開放，項目持續的時間一般為一個小時，人數限制為45至60人，進入到檔案館后會被分為15個人一組的小團隊，以便更好的達到參觀效果，整個參觀的過程有專門的老師進行指導和講解。

澳大利亞國家檔案館近幾年在國際上取得了突出的成就，目前是國際檔案理事會、國際檔案圓桌會議和國際檔案理事會太平洋地區分會的重要成員，在電子文件管理領域、著錄與收集管理、在線提供利用、服務教育、展覽與公共項目、包括電子文件在內的檔案材料的保管等方面享有盛譽。這與澳大利亞國家檔案館重視理論的研究和應用的政策是相關的，國家檔案館特設各種獎勵措施來激發研究人員使用館藏檔案文件從事各種學術理論研究此外，國家檔案館也積極謀求通過澳大利亞研究協會的資助項目與大學和其他文化機構等開展有關合作。這項措施雖不是直接鼓勵檔案文件理論研究，但可以肯定的是，它必然具有一定程度上的宣傳效應和刺激作用。

4 總結

以上三個國家檔案館在公共服務方面都做得很出色，分析他們工作中的細節，可以看出他們有很多共同的特點：檔案開放力度大，解密工作執行力度強，堅持檔案為用戶利用為目標；在利用過程中，堅持以人為本，處處體現了對用戶人性的關懷，給用戶利用檔案最大的便利；注重檔案工作的效率，重視人才和科研，合理利用資源，最大限度的發揮館藏優勢，利用館藏特色；堅持檔案工作與教育工作相結合，發揮檔案的教育功能，積極培養用戶的檔案意識；最大限度的宣傳檔案工作，發揮檔案工作的影響力，通過檔案傳播文化，傳承歷史。他們的檔案服務工作給人傳達著一種開放、自由、民主、平等的信號，檔案館重視自身的檔案工作，民眾也能積極的看到檔案工作的價值，整個檔案工作呈現出一副積極向上的局面。