新形勢下如何做好檔案工作的思考

秦霏霏

新形勢下如何做好檔案工作的思考

秦霏霏

檔案工作是每個單位各項工作的重要組成部分，是維護其歷史面貌及發展的一項重要工作。做好檔案工作是加強檔案科學管理，提高各項工作效率和工作質量的必要條件。正確認識、把握新形勢下的檔案工作內涵，推動檔案工作實現新跨越意義深遠。

加強領導，明確職責，充分認識檔案工作的重要性

結合我院檔案工作實際，重新成立新疆林業規劃院檔案鑒定、銷毀領導小組，完善檔案分類大綱及管理網絡圖。領導小組負責領導和協調檔案管理工作，定期聽取檔案部門工作匯報，定期進行督促檢查，及時研究并協調解決檔案工作中的重大問題，為檔案工作順利開展提供人力、財力、物力等方面保障，推動我院檔案工作的開展。 檔案工作是需要各部門的相互協調配合才能共同完成的一項重要工作，要充分認識到檔案工作的重要性和緊迫性，進一步明確檔案工作的任務，各司其職，增強做好檔案工作的使命感和責任感。

明確重點，加強要求，積極推進檔案規范化建設

完善檔案管理各項工作制度。結合我單位檔案工作實際情況，建立完善檔案工作制度。包括檔案室工作職責、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案鑒定和銷毀制度、檔案統計制度、檔案移交制度、公文立卷歸檔制度、檔案保密制度、檔案管理應急預案、檔案異地異質備份制度等；進一步完善文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定。

完善綜合檔案室的管理。按照檔案管理要求，結合單位實際，對我院綜合檔案室完善和添置檔案的硬件設施，如：檔案室（庫房）、查閱室、管檔人員辦公室的安排，做到“庫房、查閱室、辦公室三分開”的規定；購置干濕溫度計、檔案柜、掃描儀、計算機、刻錄機、數碼照相機、移動硬盤、光盤等。加強檔案室的硬件及工作環境的建設，確保檔案的安全性。

加強對檔案業務的宣傳及學習。對全院干部職工開展《檔案法》的宣傳教育工作。提高干部職工對檔案工作的認識，進一步加強對檔案工作重要性的宣傳。檔案管理人員要堅持經常學、自覺學、熟悉和掌握檔案知識，增強以法治檔意識，定期參加檔案業務培訓，提高自身業務素質和管理水平。建議將檔案方面的法律法規宣傳教育納入各部門的學習計劃中，增強單位人員檔案法制意識。

加強檔案安全體系建設。要“夯實基礎，強化保障，筑牢科學嚴密的檔案安全體系”，這是對“安全第一”的最高要求和指針。檔案安全既包括檔案實體不受損害，也包括檔案信息長久可用，檔案內容不泄密。因此，要配置符合檔案安全保管要求的檔案庫房和設施設備，為檔案安全打造第一道防線。檔案庫房既要達到一定的使用面積，又要配備先進適用的檔案裝具，應用先進的檔案保護技術，切實做好“八防”（防潮、防塵、防霉、防損、防蟲、防鼠、防盜、防火）工作。堅持原則、執行規定、加強監管，定期對檔案保管狀況進行全面徹底的檢查，確保紙質檔案、電子檔案長期保存和利用，發現隱患及時整改。真正做到措施到位、責任到位、制度到位，確保檔案安全萬無一失。

建立多層次高效率的檔案利用體系。不斷提高檔案工作服務能力，要具備大局意識、服務意識和創新意識。把檔案工作與國家重大戰略和重要事務聯系起來；與我院工作大局聯系起來；變被動查閱為主動提供，規劃先行、早做準備，提高實效性；改進檔案資源開發方式，拓展服務渠道。通過加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發，提供深層次、高質量檔案信息產品，不斷挖掘檔案價值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，更好為院黨委班子的決策、管理提供參考，為全院干部職工提供便利、高效的查閱服務。

分步分斷，合理安排，有序推進檔案工作順利開展

收集。文件材料的收集是檔案工作的源頭工作和基礎，要求齊全完整、真實可靠和及時有效。尊重全宗，保持全宗的不可分散的基本原則；嚴格執行機關文件材料歸檔范圍的規定，依照我院文件材料歸檔范圍開展歸檔文件收集工作，具體落實相關部門、崗位的歸檔責任。

鑒定。文件材料的鑒定包括兩個階段，第一階段是對文件能否轉化為歸檔文件進行審查，確定其是否屬于歸檔的范圍，同時剔除沒有保存價值的文件材料；第二階段是對進入歸檔范圍的文件材料，根據其在日后保存過程中可能產生的不同作用提出應保存的年限，這一工作是對文件價值的進一步判定，是決定檔案命運的關鍵所在。

整理。歸檔文件材料的整理是檔案管理工作的開始，這是一項承前啟后的工作，直接關系到文件材料歸檔后的科學管理、安全保管和有效利用。

紙質文件材料的整理流程包括：組件、修整、裝訂、分類、排列編號、編頁、編目、蓋章、裝盒、排架。

數字化。文件歸檔后紙質文件和電子文件共存，稱為雙套歸檔。

按照“存量檔案數字化、增量檔案電子化”，推進傳統載體檔案數字化工作，做到流程規范、格式統一、字段完整，符合安全保密要求，有計劃、有步驟地開展。

全宗卷的撰寫和整理。全宗是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體，也即一個獨立的機關、單位和著名人物在其社會活動中形成檔案的有機整體。全宗介紹（又稱全宗指南），是檔案館（室）指南的核心部分。根據整理的歸檔資料還需撰寫組織機構沿革、大事記、利用效果及定期分析材料、文件匯編等。

照片檔案的收集和整理。照片檔案分為感光材料照片和數碼照片。照片檔案是圖文并茂，具有特色的歷史記錄。照片檔案中的照片和文字說明是相互依存、互相印證、互相補充的表現事物。

根據《照片檔案整理辦法》規定，綜合檔案室負責協同照片檔案形成部門（形成者）對歸檔的照片進行嚴格鑒定、篩選，并編寫文字說明。

綜合檔案室在做好檔案查閱服務的同時，主動開發檔案資源的利用，加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發，提供深層次、高質量檔案信息產品。在檔案管理過程中對發展史資料著重保留，收集從各類重要文件、照片、物品等，進行深度利用。

（作者單位：新疆維吾爾自治新疆林業規劃院）