探究新時期如何做好初中檔案管理工作

普瓊

探究新時期如何做好初中檔案管理工作

普瓊

在信息時代背景下，社會、單位、學(xué)校等對檔案管理工作提出了更高的要求。尤其在學(xué)校，檔案管理是學(xué)校管理工作的主要組成部分，它詳細記錄、承載了學(xué)校教學(xué)成果和學(xué)生的個人信息等內(nèi)容，對學(xué)校的發(fā)展有重要作用。但是就目前的管理情況來看，初中檔案管理工作在人才隊伍建設(shè)、制度體系建立以及信息化建設(shè)等方面還存在許多不足之處。因此，在時期，如何加強初中檔案管理工作從而提高檔案管理工作水平和質(zhì)量成為當前初中學(xué)校關(guān)注的重要內(nèi)容。本文首先闡述檔案與檔案管理工作，然后分析了初中學(xué)校檔案檔案管理工作存在的不足之處，并針對不足提出了解決措施，最后總結(jié)了初中檔案管理的必要性。

闡述檔案與檔案管理工作

一般地，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。檔案的形成者主要是官方機構(gòu)、非官方機構(gòu)、個人家庭等。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育學(xué)以及價值性等特點，其中歷史再現(xiàn)性是其最本質(zhì)的特征。而檔案管理的對象就是檔案，服務(wù)對象是檔案信息利用者，社會對檔案的需求促使檔案管理水平不斷提高。檔案管理工作主要包括檔案整理、檔案保管、檔案鑒定、檔案編目、檔案統(tǒng)計和提供利用檔案等內(nèi)容，因此它的實質(zhì)就是一項管理性、服務(wù)性、政治性的工作，但是檔案管理工作不是單一的，而是各項管理工作中不可缺少的一部分。在學(xué)校管理工作中，檔案管理工作發(fā)揮越來越重要的作用，因此抓好檔案信息管理工作的核心、提高初中學(xué)習(xí)檔案管理水平成為人們關(guān)注的重點。

初中學(xué)校檔案管理存在的不足

制度不完善、力度較小。制度是規(guī)范檔案管理工作的重要途徑，但是許多初中學(xué)校仍然存在缺乏相應(yīng)的制度規(guī)范、管理體系不完善等問題，這嚴重威脅了檔案信息的真實性、科學(xué)性和準確性。在學(xué)校檔案管理工作的過程中經(jīng)常出現(xiàn)歸檔的材料不真實、檔案信息不完善等現(xiàn)象，甚至還存在學(xué)生檔案信息造假、檔案信息丟失等，存在這些現(xiàn)象最主要的原因就是檔案管理者沒有相應(yīng)的制度可以遵守，也就是常說的“無法可依”。這使得檔案管理工作具有很大的盲目性和隨意性。

管理模式較落后、信息化水平低。許多初中學(xué)校沒有充分認識到檔案管理工作對學(xué)校的價值，以至于他們在管理模式和管理方法等方面比較滯后。因此許多初中學(xué)校仍然沿襲傳統(tǒng)的檔案管理模式，管理力度較低、信息化水平較低。這些學(xué)校仍然使用紙質(zhì)檔案，他們的檔案管理模式并沒有順應(yīng)時代的發(fā)展，這種模式已經(jīng)不能滿足當前學(xué)校的發(fā)展需求。雖然紙質(zhì)檔案有一定的優(yōu)勢，但是它已經(jīng)不符合當前可持續(xù)發(fā)展的理念。因此加強檔案管理信息化是提高初中學(xué)校檔案管理水平的重要手段。

人才隊伍建設(shè)落后。隨著初中教育事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理工作愈加復(fù)雜繁多，這對管理人員的素質(zhì)也提出了更高的要求。而且檔案管理人才是決定檔案管理工作水平的重要因素，他們的專業(yè)水平和技能對檔案管理工作十分重要。但是就目前的情況來看，許多初中學(xué)校檔案管理人才資源匱乏，專業(yè)人才較少，大部分的初中學(xué)校的檔案管理者都是一些大學(xué)生，甚至一些是初中學(xué)歷。他們并不具備專業(yè)的素質(zhì)和理論知識。甚至學(xué)校的檔案管理是兼職者，學(xué)校對檔案管理投入不夠從而大致檔案管理人才隊伍建設(shè)滯后。

新時期提高初中檔案管理水平的主要措施

樹立檔案工作的新觀念。工作理念是指導(dǎo)工作的重要指標，因此新時期背景下提高檔案管理質(zhì)量的首要途徑就是樹立檔案工作的新觀念。為此，學(xué)校要加大宣傳，讓人們認識到檔案管理工作的重要性，并將其作為學(xué)校的一種重要的資源和財物。其次，為了保證檔案信息的真實性、有效性、準確性，學(xué)校可以將部分檔案公開透明，通過這種開放的理念讓人們認識到檔案管理的價值，并且還利于規(guī)范學(xué)生和教職工的行為。此外，要想滿足時代的要求，在檔案管理工作重要及時更新管理理念，并樹立終身學(xué)習(xí)的態(tài)度不斷地更新檔案管理模式，加強檔案管理信息化建設(shè)。

創(chuàng)新檔案管理手段和管理模式、提高信息化水平。信息化時代為檔案管理工作帶來了機遇，要想跟上時代的潮流并滿足社會需求，學(xué)習(xí)要創(chuàng)新檔案管理模式和管理手段，通過完善管理模式實現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化。從根本上提高信息化的水平，這是檔案管理可持續(xù)發(fā)展的根本要求。檔案管理工作具有復(fù)雜性、工作量大、枯燥等特點，因此為了減輕工作者的工作量、提高信息的準確性我們必須要提高信息化的水平。此外，為了創(chuàng)新檔案管理手段，學(xué)校要鼓勵檔案管理人員及時更新理念并積極運用現(xiàn)代科技文明的成果針對檔案管理進行創(chuàng)新，同時學(xué)校還可以財務(wù)獎勵機制讓檔案管理者敢于突破、敢于創(chuàng)新，從而建立符合學(xué)校發(fā)展的、具有學(xué)習(xí)特色的檔案管理體系。

提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)和文化知識。要想提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，首先要轉(zhuǎn)變他們的思想，充分發(fā)揮他們的積極性、主動性和創(chuàng)新性，加強對檔案管理工作的認識。為此學(xué)校在對檔案管理人員進行培訓(xùn)時要先讓他們具備基本的知識、了解檔案管理工作的特點和流程。其次，學(xué)校還要管理人員熟練使用計算機，為檔案管理信息化提供條件。此外，學(xué)校還要加大對檔案管理人員的投入，為檔案管理者提供學(xué)習(xí)的機會，并讓他們定期參加專業(yè)培訓(xùn)提高他們的水平或者聘請專家開展講座。通過加強檔案管理人才建設(shè)來為檔案管理工作提供保證。同時為了使檔案管理者獲得工作的認同感，學(xué)校可以施行團隊合作制，讓他們在合作的過程中充分實現(xiàn)自己的價值從而增強他們的自信心并調(diào)動他們的工作積極性，通過增強他們的自我認同感提高他們的工作效率。

完善制度建設(shè)、強化制度執(zhí)行實效。為了讓初中學(xué)校檔案管理工作有法可依，學(xué)校要從實際情況出發(fā)根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)制訂符合學(xué)校發(fā)展的檔案管理制度和標準。比如在檔案的格式、數(shù)據(jù)錄入等方面都進行規(guī)定加強檔案管理信息化建設(shè)。通過完善制度建設(shè)避免檔案管理工作的盲目性和隨意性。此外，為了加強學(xué)校的制度建設(shè)，學(xué)校可以建立檔案管理責任制，讓檔案管理者各司其職，對自己的工作認真負責，避免遇到問題時相互推脫推卸責任。除此此外，還可以建立競爭機制，讓他們互相監(jiān)督、互相提高，這可以為學(xué)校培養(yǎng)出高素質(zhì)、高水平的人才奠定基礎(chǔ)。

拓展檔案管理平臺、構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫。信息化的檔案管理的一大優(yōu)勢就是實現(xiàn)了信息共享，為了拓展檔案管理的平臺，初中學(xué)校可以建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，不僅加大了存儲空間而且便于檔案的整理和提取。所謂檔案信息數(shù)據(jù)庫是指利用電子信息技術(shù)將檔案信息共享化和網(wǎng)絡(luò)化從而提高檔案管理工作的效率，為檔案管理者減輕了工作壓力，同時這也是檔案管理由傳統(tǒng)化向信息化過渡的必經(jīng)之路。

初中檔案管理的必要性

檔案管理時許誒啊哦管理工作的重要部分，它記載著學(xué)校文化的特色、校園的發(fā)展歷史等，是學(xué)校文化內(nèi)容的重要部分，因此它在引導(dǎo)、激勵學(xué)生方面有重要作用。其次，初中檔案可以為學(xué)校制定相關(guān)管理措施、提高學(xué)生的思想素質(zhì)、制定學(xué)校發(fā)展目標等提供理論依據(jù)。此外，檔案信息在教職工的考核方面也有重要作用，它為考核工作提供了依據(jù)和信息，體現(xiàn)了學(xué)校公平公正的理念，而且這種透明化的制度充分發(fā)揮了教師的主觀能動性，激發(fā)教師的工作積極性，這對提高教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量有重要意義。此外，檔案所記錄的信息方便與外校進行交流，便于互相了解、互相學(xué)習(xí)。

綜上所述，檔案管理工作在推動學(xué)校發(fā)展、為學(xué)校的決策提供重要的理論依據(jù)等方面有重要作用。所以要想提高檔案管理的質(zhì)量，發(fā)揮其價值，首先要更新管理理念，引用現(xiàn)代化的管理理念，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)進行改善。其次，在當前倡導(dǎo)創(chuàng)新的背景下，檔案管理工作也要順應(yīng)時代的潮流，在原有的基礎(chǔ)上進行改革和創(chuàng)新，從而提高初中檔案管理工作的水平和質(zhì)量。因此在檔案管理的過程中我們要善于發(fā)現(xiàn)其中的不足之處，并加以完善以此充分發(fā)揮初中檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展過程中的重要作用。

（作者單位：云南省建水縣第五中學(xué)）