提高社會養老保險檔案管理的途徑

趙顯瑞 張新玲

提高社會養老保險檔案管理的途徑

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社會養老保險檔案作為社會養老保險的初始數據，對保險受用主體具有重要的利益保障作用，對社會養老保險檔案進行專業性管理具有很大的重要性。本文主要對社會養老保險檔案特性進行分析，對社會養老保險檔案的收集提出相應合理的收集途徑與方式，最后提出提高社會養老保險檔案管理的途徑與方法，以供參考借鑒。

社會養老保險是社會保障制度的重要組成部分，是社會五險之一，也是最重要的保險。這種保險機制的建立是為了保障勞動者在達到勞動年齡界線或喪失勞動能力下崗后能夠維持基本生活，是世界普遍應用的一種社會保障制度。社會養老保險的主要特點是由國家建立機制，并且具有強制實施的性質，所有符合養老條件的人都必須參加，基金來源于國家、單位或者個人，養老保險基金具有較大的社會性與影響力，享受群體數量龐大，時間較長，且支出費用十分巨大，因此在社會養老保險檔案的管理上必須設立專業機構，實現現代化、專業化、社會化的統一規劃與管理。提高社會養老保險檔案管理是保障受益人合法利益的重要措施，尋找高效的管理途徑是提高管理的基本方向。

社會養老保險檔案管理的特點

為有效找尋提高社會保險檔案管理的途徑，首先要了解社會養老保險檔案的含義與特點，社會養老保險檔案是社會養老保險工作中的原始業務依據與憑證，具有以下特點。

社會養老保險檔案管理服務具有社會性。當前，我國的社會養老保險體制按照人口居住類型可以分為城鎮企業職工養老保險、機關事業單位養老保險與農村養老保險三大類，受用群體非常龐大，國家立法規定并強制實施，要求企業單位與個人都必須參加，只要符合養老條件，都可領取社會養老基金。從受用對象來看，是廣泛針對全社會的人民群眾，人口基數大，受益面積廣；從基金來源看，我國社會養老保險基金主要來源于國家、單位與個人，或者由單位與個人一起負擔，具有社會互濟性質，加上基金支出是長期維持，這種龐大的基金來源具有廣泛的社會性，社會保險檔案管理不妥當會造成巨大的經濟損失；從管理角度看，為了進行高效合理的收集、整理、管理，我國各省市都設立了社會保障廳、社會保障局，且由人力資源部門協調工作，在管理工作性質上，是針對全社會的服務性質。因此，社會養老保險檔案管理服務是具有社會性的。

社會養老保險檔案來源具有廣泛性。我國的養老保險事業起于上世紀五十年代初期，即新中國成立初期，政務院于1951年正式頒布了《中華人民共和國勞動保險條例》，然而當時針對的對象僅為企業，長期實行的是企業養老保險，企業不同的發展狀況導致普遍的苦樂不均現象；到了八十年代中期，我國的養老保險事業才開始得到更廣泛的關注，國家開始實行一系列的養老保險改革，使得八十年代養老保險事業成為建國以來最為活躍與改革力度最大的時期；通過八十年代的體制改革，直到1998年，我國才開始出臺針對全社會的新型社會養老保險制度，政府加強宏觀調控，行業統籌交給地方管理，為統一制度提供基礎。自此，我國的養老保險檔案來源則開始具有廣泛性。

社會養老保險檔案內容具有復雜性。近幾年，我國經濟發展迅速，但相比較而言，我國目前還是屬于發展中國家，經濟相比發達國家還有一定的差距，加之我國龐大的人口基數，政府為了讓社會養老基金起到保障生活的基本作用，同時又保障社會的安定和諧，還能夠適應不同經濟階段的社會條件，因此，將養老保險事業劃分為三個部分，即基本養老保險、企業補充基金、個人儲蓄；養老保險類型分為國家型養老保險、傳統型養老保險、福利型養老保險、儲金型養老保險以及混合型養老保險五大類；制度上又分為城鎮企業職工養老保險制度、機關事業單位養老保險制度、農村養老保險制度三種。這些復雜的構成部分使得社會養老保險檔案的收集內容具有很大程度上的復雜性與多樣性，為保險檔案的收集與整理帶來一定的難度。

社會養老保險檔案具有流動性。與相對穩定的國有事業單位相比，一些中小型私人企業、合資企業、外資企業，在經營體制與企業管理制度上，相對較為零散與多變，為了順應經濟環境而具有較大頻率的變化性，導致職工人員有較大的流動性，使得參保者檔案管理的困難性增大。值得一提的是，在我國目前的經濟發展形式下，流動性參保人員數量在不斷增加，管理部門應當重視對流動社會保險檔案的收集與管理。

社會養老保險檔案的收集途徑與方法

社會養老保險檔案的收集是社會養老保險檔案管理工作中重要的一部分，社會養老保險檔案是所有保險受益者老有所養的重要憑據，一般收集范圍可分為兩個主要部分。

對原始檔案的收集。原始檔案是對企業所有組成部分中，對員工在企業中發展與表現狀況的全面記錄，比如企業各個部門對員工的整體培訓、任用、考核、調配與嘉獎等信息狀況，以及對員工在企業工作中的政治思想、工作表現、業務水平、對企業的建設性貢獻等進行全面詳細的記錄。一般來說，國有事業單位中干部領導的檔案會附有履歷、自傳、發展經歷、工作表現等一系列的相關鑒定與考核資料，有的還包括政治思想的變化等材料；職員則包括履歷、自傳、技術水平鑒定等材料，以及學歷、黨派、獎懲等材料，還包括了勞動合同、職員調轉、退伍、受聘、轉業等信息材料，還有員工薪資待遇、保險福利、出國、退休等相關材料，其余的材料按照參考需要進行收集。所有的材料收集都必須建立在原檔案管理部門的詳細整理與社保處理之上，錄入過程中應當嚴格把關與反復檢驗。另外，在我國一些鄉鎮農村的社會養老保險檔案收集上，根據不同的人群生活情況予以不同的材料收集，對于一些缺乏材料實際情況困難的農村群眾，一般會有針對性政策與方案進行合理妥善的檔案收集與整理。

手續辦理過程中的檔案收集。辦理個人養老保險需要提供個人二代身份證、戶口本、存檔卡以及一份復印件，按照具體要求提供招工表、軍官轉業證等信息材料。由社會保險經辦機構核準后進行最基本的養老保險參保登記表的整理，并要求經過補繳人員的簽字或蓋章，繳費后補繳養老保險費用申請單。退保申請由經辦機構核準后辦理，參保人需要提供退保申請的身份證明材料，通過當地派出所戶口注銷證明；經過縣市社會保險經辦機構核準的保險賬戶轉移單、轉移申請、勞動合同復印件；辦結的保險待遇結算單、死亡待遇結算單、死亡證復印件、申領申請等。除此之外，還要根據具體需要進行相關材料的收集存儲。

提高社會養老保險檔案管理的途徑

近幾年，隨著我國社會養老保險制度地不斷推進與深入，城鄉居民參與保險的數量也在日益劇增，國家社會養老保險檔案庫在不斷擴大，數量龐大的檔案需要進行專業有效的管理。檔案管理部門需要結合當前我國養老保險深入范圍與發展狀況進行合理的檔案管理，包括采用科學高效的技術手段，要做到精準的檔案建立，與有效安全的存儲，還應當將檔案進行整理分類，完善與強化檔案查詢系統，提高檔案查詢便利性，基于公平的理念下保障所有參保人的有效收益。

為了有效提高社會養老保險檔案管理，做到受益者的合法利益不被侵犯或遺漏，本文提出幾點提高社會養老保險檔案管理的途徑與方法。

完善檔案管理制度，規范檔案管理標準。社會養老保險檔案的內容豐富，信息量龐大，除了參保人的個人信息、繳費資料等，還有相關的養老金發放資料和業務的文件材料等。涵蓋全面的信息檔案如果不能合理分類整理，造成檔案信息錯亂將會造成嚴重的社會性影響。社會養老保險檔案管理工作者在進行檔案收集分類與管理上，應當制定完善的管理機制，并規范嚴格的管理標準，做到社會養老保險檔案高強度的收集分類與管理，嚴格遵守工作原則。相比較傳統的社會養老保險檔案管理，當前，應當加強檔案管理的創新，要合理運用科學性、專業性、規范性的管理措施進行檔案安全信息管理，管理部門的專業化能夠營造良好的工作氛圍，提高社會養老保險檔案管理人員的專業化管理水平，進而提高檔案管理效率。在具體的操作上，要保障對有實用性價值資料檔案進行歸檔，要保證參保人檔案資料健全，對能夠充分表現企業活動的材料做好備案，進而為后期的觀察做準備。管理人員要明白檔案管理的核心意義，并不是簡單地對數據資料進行記錄存儲，而是要將存檔范圍內的有關價值高的資料進行分類與歸檔，對一些參考性作用的文檔不必進行存儲處理，同時做好檔案歸類的記錄，最終實現檔案管理的全面規范化、高效化與專業化。

法律法規的管理條例方面，需要在現行法律法規的基礎上完善相應的管理制度，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》的要求，實行嚴格的檔案收集與管理制度，包括分類制度、保密制度、存檔制度、查詢調用制度等。檔案收集制度上，基于現行法律規定下，針對農村居民的社會養老保險業務實際情況，充分考慮以落實社會養老保障基金的用途，實現社會養老保險的深入開展等，做到規范化與專業化。

加強信息化管理，進行科學性歸檔。上世紀八十年代，我國的社會保險事業全部通過人工的方式來開展，檔案資料全部為紙質資料，包括人工進行檔案的檢驗收集、人工進行分類管理等。由于當時社會保險事業的處于起步發展階段，相對業務量并不高，人工方式能夠基本做到有效管理。然而，當今時代，依靠人工的方式進行社會養老保險檔案的管理已經無法滿足社會養老保險事業的需求了，加上人工的業務開展方式會造成很大的人力、物力消耗，并且經常會出現管理不當的情況，為整體的檔案管理工作帶來困擾，影響了工作效率。在當今信息時代的不斷推進下，要合理利用信息互聯網技術，科學地進行檔案管理與存儲，以降低對紙質檔案的使用。紙質檔案的記錄對紙張文件的耗費相當大，儲存起來也十分不方便，一旦分類環節出現差錯，查閱起來就非常麻煩，合理地利用網絡存儲管理，能夠緩解紙質存儲造成的空間浪費。檔案電子信息化管理有助于快速便利地進行檔案資料的查詢與調用，通過做好分類階段的工作，完善檔案信息檢索，有助于進一步便利檔案的查詢與管理，節省了大量的時間、人力、物力、空間等成本，實現檔案管理的高效化、科學化、便利化以及低成本化。

提高檔案質量，提升素質服務。社會養老保險檔案管理的目的是為了便于后期的查詢與調用，要求檔案質量達到足以進行查詢利用，參保人與檔案管理部門能夠及時有效地運用檔案材料，提高工作、服務質量。這要求在檔案收集階段必須規范收集材料標準，對沒有實際價值或只有參考意義的文件應當去除摒棄，對具有價值的材料進行存檔，從材料內容量上簡化檔案，但是不對檔案的價值造成影響。在進行信息化電子檔案庫的建立時，要合理分類檔案，并制定詳細的檔案信息檢索，完善檔案搜索功能，比如建立全引式目錄，對專題形式的索引進行編寫等。在提高檔案質量的同時，充分配備適用性強的信息系統，包括硬件設備和軟件，要能夠滿足當前社會養老保險事業的發展需求。

在養老保險工作服務方面，應當以服務社會為核心，提倡以人為本，加強提高社會養老保險檔案管理工作人員的素質與技能，提升職員專業化水平，制定嚴格的日常工作規范與服務標準，尤其是在社會養老保險事業發展迅速的當今社會，為了滿足日益增多的養老保險業務需求，管理部門對人員的選拔與利用必須提升一個臺階，注重對高素質人才的培養，保障日常業務辦理與檔案管理工作能夠同時順利進行，明確分配職員任務，提高工作效率。另一方面，加強職員思想教育，宣傳養老保險社會服務的核心價值觀，提高工作人員整體素質與政治覺悟，為社會養老保險檔案管理服務社會打下堅實基礎。

綜合全文，從社會養老保險檔案管理的特點出發，明確養老保險檔案管理的重要性，基于對社會養老保險檔案所具備的利益保障性考慮，提出合理的檔案收集途徑與方法，包括對原始檔案的收集與業務辦理中的檔案整理；接著提出促進社會養老保險檔案管理的途徑，從完善檔案管理制度，到加強信息化檔案管理，再到提升工作服務質量，全方面推進社會養老保險檔案管理工作的發展，為社會養老保險事業提供積極參考價值。

（作者單位：1.菏澤市社會勞動保險事業處；2.菏澤市社會福利院 ）