檔案歸檔問題與檔案安全管理心得

李愛英

檔案歸檔問題與檔案安全管理心得

李愛英

在現階段事業單位的各項管理活動中，檔案管理處于特殊的發展地位。對檔案文件資料進行科學化安全的管理利用具有重要的意義。歸檔是儲存有組織性的數據，確保數據能夠被有效地檢索。本文對檔案歸檔問題以及檔案安全管理存在的問題和相關策略進行深刻探析，旨在推動檔案安全管理工作的有效開展。

現階段的檔案管理都真實記錄著各項工作以及重要的信息和具體事件，是事情運行發展的重要憑證，在社會發展的過程中具有重要的記錄作用。通過對有效的資源數據進行分類歸檔，實現組織數據長時間的存放，并且能夠精準地進行檢索。但是當前歸檔中仍舊存在諸多問題，需要相關的管理人員要根據當前管理過程中存在的各類問題加以改革創新，更好地促進檔案的安全管理工作有序運行。

檔案的歸檔

歸檔管理的整體流程。當前所要歸檔的文件都是以具體的件為單位，將文件裝入軟卷皮中，正文放置在前，定稿后的文件放置在后。原件放置在前，復印件放置在后。文件之間的排序要按照具體的要求規范執行，文件的排序確立之后，文件的編號也就能夠予以確定。當前大多文件都是需要長時間保管的，需要將文件上的金屬釘予以拆除。文件資料需要對其進行頁碼的編寫，編寫中用阿拉伯數字進行標注，需要進行歸檔管理的文件資料，都需要用黑筆進行書寫。等到文件封存之后，就需要加蓋歸檔章，印章需要加蓋在文件的右上角。再根據歸檔章的位置填寫具體的保管期限以及文檔的具體時間分類。等到以上的流程都結束之后，工作人員就需要對歸檔的文件目錄設置具體的目錄件號，備注相關的責任人、日期、具體頁數等內容。

明確檔案的歸檔制度。相關人員在具體檔案歸檔工作中要嚴格按照統一管理的歸檔原則，嚴格執行各項管理制度，對于各類檔案數據資料要能確保其良好的完整性以及各類材料之間的聯系。在具體保存過程中要實現具體的區分整理，對于各類材料進行分類規定，可以安排具體的人員進行整理立卷。歸檔的過程中要嚴格按照具體的文件和材料的要求來進行，一般情況下歸檔一份文件，所利用的文件材料要歸檔為兩份。凡是需要進行歸檔的文件都需要嚴格按照歸檔工作規范要求來進行，用標準的紙筆來進行操作，文件要嚴格按照材料的內容來進行規定整理。

歸檔所涉及的范圍。當前歸檔分為具體的范圍，要根據實際的范圍，相關的工作人員擬定出具體的規定內容和要求。比如文書檔案的歸檔工作中，有具體的歸檔單位對相關的內容進行有效合適，然后再由其單位的負責人進行簽字確認。建設項目以及科學技術相關的研究檔案需要根據實際的研究項目來進行具體的歸檔操作，目前對于設備以及相關儀器的歸檔，需要根據儀器的實際購置計劃來制定具體的歸檔項目，明確儀器的設備文件，將其列入建設項目檔案中。此外，聲像檔案也是歸檔的在范圍，相關人員要根據時間的主要信息進行歸檔，比如主要的人物和事件以及主要的活動等要素。

檔案安全管理

現階段檔案的歸檔工作十分重要，在執行任務的過程中也要確保歸檔工作的安全性，使得各類文件資料也具有一定的絕密性，這對于檔案管理工作的安全性具有重大意義。

檔案的基本安全保密工作。當前相關檔案管理工作人員要明確檔案管理的機密性，這也是管理人員的基本職責要求。要在檔案室內設置具體的管理存放庫，使得每個文件檔案都能進行有效的分類存放。在檔案室內應該建立設置具體的檔案閱覽室，完善監閱制度，使得每個檔案文件都能得到有效保護，防治不法分子造成泄密等不良后果。檔案存放的庫房需要安排具體的人員進行管理，人員進行流動互換時，需要嚴格按照相關程序辦理具體的交接手續。檔案管理人員自身要明確職責所在，不得將機密的檔案文件私自帶回家中等其他場所。不能私自復印檔案文件和資料，私人生活中也不能泄露檔案管理的基本內容。

檔案在保存時的保護工作。當前檔案的紙質材料在安全保護的過程中，受到適度和溫度等環境因素的影響，使得檔案的材料變得老化。所以當前管理人員需要進一步完善調控檔案管理庫房的實際溫度，使得紙質檔案能夠實現長久的保存。此外光的照射也是檔案管理中影響較大的影響因素，現代紙張在制作的過程中耐光性較差，加上紫外線以及紅外線的影響，使得紙張會出現老化變質等現象，所以采取相應的避光措施至關重要。依據目前紙質檔案的管理性能特點來看，需要根據不同的紙類進行分類管理，比如酸性較強的紙質，自身的纖維容易被分解，其聚合度會不斷下降，所以應該進行密封保管。對于篇幅較大的檔案，比如字畫圖紙，因為其自身容易破碎，所以應該卷起折疊或是平放保管。

完善電子文獻的建設。隨著社會的不斷發展，事業單位檔案所包括的內容逐漸增多，憑借過去傳統的技術和管理方法很難進行有效的管理，所以必須引進更多先進的技術設備，促進管理方式的科學化。以現代計算機技術取代過去手工紙質管理，實現智能化的管理。運用計算機對各類檔案進行分類編號，從而便于之后檔案資料的快速歸檔查找，不僅提高了管理的效率也增強了管理的科學化和有序性的提升，符合當今社會發展的趨勢。紙質檔案自身具有一定的脆弱性，所以目前紙質檔案生成電子檔案是檔案安全管理發展的必然趨勢。雖然自身的安全性還有待提升，但是對于檔案的安全保護仍然具有重要意義。

總而言之，現代化檔案歸檔方式具有一定的參考性，在檔案管理過程中，對其進行有效的安全管理是一項重要的長期性工作。需要從自身工作中明確檔案安全管理的重要性以及具體的工作規范，從根本上提升檔案管理的安全性。

（作者單位：萊州市經濟開發投資公司）