中學檔案管理存在的問題及對策

◎周艷梅

中學檔案管理存在的問題及對策

◎周艷梅

檔案管理是學校管理工作的重要組成部分，是學校教育教學活動的記憶載體，也是學校文化軟實力的存在形式，更是衡量一所學校管理水平的重要標志之一。我們要充分認識做好中學檔案工作的重要作用，探析當前中學檔案工作普遍存在的問題，并制定出解決這些問題的有效的策略。

中學檔案是學校在各個歷史時期開展工作和活動的真實寫照，是學校建設的歷史證明和依據(jù)，它記錄著學校的過去和現(xiàn)在，承載著未來的發(fā)展方向，保存?zhèn)洳閷W校各種文字材料的總和。通過學校檔案就能反映學校的教育教學管理風格﹑組織結構﹑工作方式﹑校園文化等內(nèi)容。因此，我們要充分認識做好中學檔案工作的重要作用，研究現(xiàn)在中學檔案工作普遍存在的問題，并制定出解決這些問題的辦法。

充分認識做好中學檔案工作的重要作用

為學校的各項決策工作提供有效的參考。中學檔案是學校在各項管理工作及教育教學﹑教研﹑德育﹑基建﹑校園文化建設等活動中直接形成的具有查考價值的各種文字﹑圖表﹑聲像等不同形式的歷史記錄。它包涵面很廣，包括學校的綜合管理﹑教學管理﹑學籍管理﹑教師業(yè)務管理﹑學校開展的德育與體育衛(wèi)生工作﹑招生與畢業(yè)生工作﹑課堂教學與教學實踐﹑教學研究﹑校園環(huán)境建設﹑校園文化建設﹑工會和團委開展活動等方面的文字材料和聲像載體。它真實客觀地記錄了學校發(fā)展的歷程，是中學重要的信息資源，可為學校的各項決策工作提供有效的參考。中學檔案是學校長期管理活動中各個方面的實踐經(jīng)驗總結，只有做好了中學檔案，才可以全面掌握學校發(fā)展的歷程，能夠在今后工作中取長補短不斷前進。

為學校評估和評先工作提供有力佐證。我校的綜合檔案室管理，我對每位教師建立了教師業(yè)務檔案，對教師個人在其教育﹑教學過程中形成的有關德﹑能﹑勤﹑績﹑評價的記錄。真實地反映教師的教學水平﹑科研能力﹑班級管理能力，也反映了教師對教材﹑教學內(nèi)容﹑教學成績等教學環(huán)節(jié)的不斷探索和研究。教師可以清晰看到自己的發(fā)展歷程，吸取教訓，爭先進，創(chuàng)新優(yōu)，提煉經(jīng)驗。學校能夠客觀地全面考察教師，獎勤罰懶，獎優(yōu)罰劣，全面推進學校教育教學這一項的工作發(fā)展。

為學校宣傳發(fā)展工作提供生動素材。中學檔案還匯集了中學現(xiàn)有的知識成果，記錄了學校的優(yōu)秀傳統(tǒng)和歷年來學校先進教職工的事跡，形成特色的辦學理念，總結辦學成果，提煉辦學精華，強化個性特質(zhì)，使學校辦學的獨特性﹑先進性﹑科學性﹑穩(wěn)定性充分顯示出來。如我校的教師論文報告會材料，多媒體課件制作材料以及專門研究高中教育的科研材料，我通過系統(tǒng)整理，形成教科研有機統(tǒng)一的內(nèi)涵化發(fā)展檔案，成為我校寶貴的特質(zhì)優(yōu)質(zhì)資源。所以，我們要充分認識中學檔案工作的重要作用，要把中學檔案做好，做到規(guī)范化﹑標準化﹑科學化。

現(xiàn)在中學檔案工作普遍存在的問題

檔案意識不強。檔案意識是指對檔案和檔案工作認識﹑了解﹑熟悉和掌握的思維，是開展依法治檔的一項重要內(nèi)容。在學校里，“重教學﹑輕檔案”的意識還在相當程度上存在，認為檔案工作可有可無,甚至有的人根本不知道檔案是何物，檔案工作是干什么的，認為檔案與自己無關，隨意將檔案丟在學校置之不理；有的干脆把檔案揣在身上帶回家，據(jù)為已有；珍貴的檔案資料不交綜合檔案室保管，損壞﹑涂改檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生等等。由于對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

檔案材料收集不全。由于學校的教職員工檔案意識不強，直接就影響了學校的檔案收集。主要表現(xiàn)在兩個方面：一是學校沒有建立綜合檔案室，學校各科室負責把自己科室自認為有用的材料加以收集整理匯總，覺得以后用不到的材料就當廢紙?zhí)幚恚瑱n案保管自己做主，裝在自己科室的柜子里，不規(guī)范，不全面，不統(tǒng)一；二是學校建立了綜合檔案室，但各科室與檔案室協(xié)調(diào)工作嚴重脫節(jié)，檔案工作人員沒有深入各科室全面收集，他們移交什么材料就歸檔什么材料，各科室工作人員也不能全面收集材料并主動移交手中的檔案資源。

檔案管理方法落后。檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。現(xiàn)在的學校檔案管理多是進行基本的材料收集﹑整理﹑鑒定﹑保管﹑統(tǒng)計和提供利用的活動，專職檔案人員沒有形成主動對檔案資料進行分析﹑編研，不能更有效地為社會和學校提供利用需要。在操作上也都是傳統(tǒng)的﹑低效率的手工方式，很少運用計算機及網(wǎng)絡技術進行管理，查閱檔案時也只是“你查我調(diào)”，還處于一種被動的﹑消極的狀態(tài)。

做好中學檔案工作的策略

樹立正確的檔案觀，健全學校檔案機構。增強學校教職員工檔案意識是搞好檔案工作的重要保證。學校領導要高度重視，要把檔案工作列入學校工作的重要議事日程，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。建立健全檔案管理機構，加強對檔案工作的領導，健全檔案機構管理網(wǎng)絡。以學校文件的形式成立學校檔案管理領導小組，以校長為組長，書記﹑副校長為副組長，各科室負責人及配備一名專職檔案員為成員；成立檔案鑒定小組和檔案保密領導小組；根據(jù)《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，成立學校綜合檔案室，并設有綜合檔案室負責人及專職檔案人員。學校黨政辦公室﹑教務處﹑政教處﹑教科室﹑總務處﹑工會﹑團委等都設有工作人員專門做好材料的平時收集工作。檔案工作領導小組協(xié)調(diào)好各部門的檔案收集工作，使檔案工作與學校開展的各項管理工作同步發(fā)展。

完善檔案管理制度，規(guī)范學校檔案工作。建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。建立學校綜合檔案室，并制定檔案工作管理體制，完善檔案工作各項制度，具體是：制定《學校綜合檔案室保管制度》﹑《檔案管理人員崗位責任制》﹑《檔案庫房管理制度》﹑《檔案保密制度》﹑《檔案鑒定銷毀制度》﹑《檔案查借閱制度》﹑《檔案統(tǒng)計制度》﹑《檔案文件材料歸檔制度》﹑《會計檔案立卷制度》。此外還要編制中學分類大綱及保管期限表，使學校的檔案工作有章可循，保證了學校檔案的質(zhì)量。學校應把檔案工作納入各科室工作目標管理責任制年終考核中，各科室目標責任制考核情況直接關系到個人的年終考核﹑個人年終獎金及評優(yōu)選先的依據(jù)，這樣促使各科室都重視檔案工作。專職檔案人員要“愛檔如珍，盡心盡職，有高度責任感”，配合好各科室工作人員將材料收集齊全，使學校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。這樣學校的檔案工作就能做到職責明確，建立規(guī)范制度，歸檔有范圍，立卷有標準，查借閱有制度，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標，這樣保證了學校的檔案工作能夠順利開展。

提高檔案工作意識，注重原始資料收集。檔案工作是一項積累性工作，這首先需要檔案工作者在日常工作中注重學校各類材料的收集和整理。專職檔案人員必須學習技術和相關檔案知識，拓寬知識面，開闊視野，增長技能，積極參加各類檔案培訓，學習檔案專業(yè)知識理論，提高工作能力。使檔案工作者真正做到“業(yè)務精通，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務現(xiàn)實”，扎扎實實，認認真真做好檔案工作，為學校教學﹑科研及師生服務。學校專職檔案員與各科室工作人員要密切配合收集齊全材料，如：抓好上級單位發(fā)給本校的文件材料傳閱與歸檔，抓好學校開展各類活動所形成的文件材料的收集與照片的收集，抓好學校領導參加各類活動時的講話稿及資料，抓好每年中各科室所產(chǎn)生的報表﹑總結﹑計劃﹑教代會等材料，不能隨報隨丟。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員要及時查詢收回。在復印文件材料時，對有價值需要歸檔的材料當即留下原件，以備歸檔。保管好學校在教育教學及參加各類活動中獲得的獎牌﹑獎狀﹑獎杯等，對這些實物進行編號造冊，并一一拍照，做好實物照片歸檔。

開發(fā)利用檔案，提升檔案管理的服務功能。建立和規(guī)范檔案的目的在于利用，利用好檔案是提高學校工作效率和工作質(zhì)量的重要條件。同時，充分利用好檔案，能為學校領導決策﹑為各項事業(yè)﹑為各部門的工作及個人提供良好的服務。為此學校要編制各類檢索工具，如：我校就編制了文書﹑教學﹑學籍﹑政教﹑教科﹑工會﹑團委﹑會計﹑科技﹑聲像實物檔案的全引目錄﹑案卷目錄，編制全宗介紹﹑專題目錄﹑銷毀清冊等，我將綜合檔案室里的目錄全部錄入電腦，實現(xiàn)了計算機檢索，提高查閱檔案的效率。對于學校檔案信息資源開發(fā)與利用，我堅持按規(guī)章制度辦事，認真登記好檔案查借閱登記冊，做到熱情﹑主動﹑準確﹑迅速。如：自我校2000年建立綜合檔案室以來，一是為教職員工的工資調(diào)整和晉升職稱以及辦理社會養(yǎng)老保險等方面，提供了大量可靠的檔案依據(jù)，特別是辦理養(yǎng)老保險時，綜合檔案室為每一位教職工提供了參加工作時間﹑出生年月﹑分配文件﹑調(diào)動文件﹑工資文件﹑職稱等重要資料；二是為歷屆校友，特別是1958年至1976的老校友，好多人的畢業(yè)證遺失，為他們查找了在校的學籍登記表或畢業(yè)證存根，并出具了有關證明材料提供了服務，先后查閱檔案達450多人次，受到了社會各界的好評；三是為我校編寫《建水縣第三中學校志》提供了服務，志書中所引用的資料，主要來源于學校檔案室的檔案，我校自1880年創(chuàng)辦“慈云書院”始至2017年有137年的辦學歷史，志書對我校建校100多年的辦學情況進行了全面收集，精心整理編纂成書，檔案室提供了大量的珍貴歷史資料和原始數(shù)據(jù)；四是積極為畢業(yè)生提供檔案服務，準確無誤地為他們出具一些證明資料等。在做好檔案的開發(fā)與利用時，還要合理運用現(xiàn)代化科學技術，不斷添置現(xiàn)代化的設備，提高檔案工作效率；利用現(xiàn)代化管理手段推進文檔一體化的管理，避免各科室之間歸檔材料不銜接﹑重復等問題，使中學檔案室不僅是管理部門，更是一個信息供應中心。

加強檔案的文化軟實力，建立學校的特色檔案。以校園文化﹑人文精神為準則, 以科研實踐﹑學校內(nèi)涵為主體, 以特色成果﹑辦學精華為己任,建立學校的特色檔案。檔案傳遞著思想，也傳遞著文化。校園文化具有開放﹑動感的特點，最富有生命活力和時代氣息，學校的特色文化一旦形成，就會潛移默化影響學生精神生活的諸多領域，并實實在在成為師生群體活動的一個顯著特性。筆者所在的建水三中，辦學歷史悠久，從1880年創(chuàng)辦“慈云書院”伊始，至今已達137個春秋，因此，傳承“慈云書院”文化的精粹，追求至真至善至美的境界，“蓄壁立千仞之剛毅，懷海納百川之胸襟”﹑“不以無人而不芳，不為窮困而改節(jié)”就是三中之校魂，也是學校校園文化最為突出的地方，也是檔案工作的重點。以質(zhì)量求生存，以改革求發(fā)展。檔案工作要注重學校特色成果的提煉和管理，這樣，有助于形成學校特色。辦學理念﹑辦學策略﹑辦學行為﹑辦學風格，辦學成果等學校文化傳統(tǒng)，承接歷史，把握現(xiàn)在，引導未來，從學校育人本位和檔案管理實際出發(fā)，有效提高學校特色檔案的管理質(zhì)量和水平。

總之，學校檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部門，我們在做好檔案的收集﹑整理﹑歸檔工作的同時，提高檔案的利用率，讓檔案信息資源更好地為學校教學和管理工作發(fā)揮更大﹑更好的作用，通過努力把檔案服務提高到一個新的水平，為學校的發(fā)展做出應有的貢獻。

云南省紅河州建水縣第三中學）