Q&A共享搭建快問快答

Q：在人員不夠的情況下，如何提高報銷處理的節(jié)奏？

A：首先，我們要確認共享中心到底需要多少人，各個業(yè)務組都需要多少人。建議是需要經過精確測算的，確保人員匹配是能夠支撐我報銷業(yè)務處理的，盡量要避免人員不夠的情況。然后再分析人員不夠的原因，例如：一是單據處理效率不如預期，建議加強培訓和討論，甚至系統改造，盡快提升處理效率到對標值，建議從操作上積累相應的處理發(fā)票的經驗，而且還要提示員工做影像或者報銷單的時候，要符合規(guī)范，這樣可以提高共享中心處理的效率；二是業(yè)務量增長超預期，建議增加崗位配置；三是單據處理時間分布不均，例如存在大量的報銷都積攢到月底或年底，比如說原來有10個人，分到30天來提單的話是能處理完的，但是如果80%的單子到月底那么幾天，可能是干不完的。這種情況的話，我們建議要根據這種監(jiān)控去有效的改變用戶的提單習慣；四是如果臨時存在實在是干不完情況，例如費用業(yè)務好幾個休假了，可以從其他的業(yè)務組抽調一些人來幫忙。工作處理中有標準的審核點和標準的審核流程，所以是可以交給其他組來支撐的。

Q：問題管理與跟蹤，有哪些好的建議和經驗？

A：首先我們認為一定要建立起一個問題管理的機制，從你的“問題的提出→跟蹤→最終的解決→后面成效的訪談”等都要有效的管理起來，不能漏過這些問題。常見的是會有一個專門的運營組，職責就是負責記錄和跟蹤這些問題，跟蹤管理的模式也可以借助一些系統軟件或自己建一個問題跟蹤器，通過問題管理系統去對這個問題進行狀態(tài)的跟蹤和處理。

Q：在共享模式下，融資和投資兩大流程梳理是怎樣做的？

A：我們一般在財務管理流程當中會區(qū)分出資金管理流程和共享涉及到資金結算流程，而且以我們目前大部分的案例經驗來看，其實投資和融資這個職責很多都沒有納入共享，更多的是放在資金管理部或者是資金部去做相應的處理。這部分也有涉及到投策、投融資規(guī)劃的一些流程，這些流程更多的依賴共享統一管理的收付數據，為融資、投資流程提供數據支撐，但這部分流程真正納入共享的，其實還是比較少的。

Q：總賬共享過程中，應該需要注意什么？

A：其實總賬我們認為是相對來說比較好實現共享的一個財務流程，但在這個流程中，最重要的是總賬的這一筆財務憑證它的業(yè)務依據是什么。那么在總賬共享最難處理的是什么？就是怎么去收集、接受這些前端的業(yè)務，我們總賬業(yè)務的單據或者是總賬業(yè)務的體現，只有把這一點做好，處理才會順暢很多。總賬帶來的問題是很多復雜的、很細的場景，要把它一個一個梳理出來，再通過規(guī)范化定義出來逐漸規(guī)范。

Q：共享財務與戰(zhàn)略財務和業(yè)務財務一般之間會有那些工作的聯系？

A：這三塊財務之間都會相互的交付和工作中的對接。比如戰(zhàn)略財務，當企業(yè)定義財務戰(zhàn)略以后，戰(zhàn)略的執(zhí)行和落地，包括會計的制度、規(guī)范、內控要求等，都是通過共享的執(zhí)行才能有效落地。業(yè)務財務，更多的是會變成財務里懂業(yè)務或者是業(yè)務里懂財務這樣的角色，更多的是企業(yè)經營業(yè)務與企業(yè)核算之間的橋梁。

Q：主數據應該財務做還是IT做？

A：企業(yè)在經營過程中，財務、IT部門各自建立了自己的一個系統數據，但是沒有考慮系統之間以及企業(yè)之間主數據的管理。那針對這個方面，一定要有一個主責部門，建議IT來專門管理主數據的事情。但同時，財務共享服務中心也可以用一個單獨的組或者人員去支撐這個主數據的管理。主數據管理是一個非常關鍵的事情，共享服務中心如果做了這個職責，在很多方面都會有話語權。同時，主數據要做的多細是依靠流程上數據所需要的力度。

Q：稅務流程可以實現共享嗎？

A：稅務流程是可以實現共享的，而且在不久的將來我很期待這個過程，當我們國家的電子底賬庫開放接口之后，稅務共享流程里面將會得到非常大的效率提升。目前還是在做一個稅票的集中登記和報稅處理等工作，但是真正的集中認證還是有一些難度的。