攻克費用報銷的共享之策

文/華財會計股份

費用報銷是業(yè)務(wù)和財務(wù)之間的橋梁。在企業(yè)運營中所產(chǎn)生的相關(guān)單據(jù)，70%-80%都與費用有關(guān)，大量的費用單據(jù)可通過信息化+共享的服務(wù)得以攻克。

從企業(yè)管理的角度上看，費用報銷是業(yè)務(wù)和財務(wù)之間的一個橋梁。員工為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)生了墊付，通過手寫一張報銷單和粘貼發(fā)票，將發(fā)票上的財務(wù)信息附帶著報銷單上的業(yè)務(wù)信息傳遞給企業(yè)的財務(wù)。財務(wù)再通過這些信息的歸集整理，同時結(jié)合其他的經(jīng)營數(shù)據(jù)，為企業(yè)制作出各種分析統(tǒng)計的圖表，為企業(yè)的經(jīng)營決策提供依據(jù)，甚至能夠直接指導經(jīng)營決策。

雖然在企業(yè)的初創(chuàng)期或者人員較少的情況下，報銷制度似乎顯得不是那么重要，但是隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，報銷制度和流程的復雜度就會隨之增加。特別是在有一定規(guī)模的企事業(yè)單位中，費用報銷管理已經(jīng)成為財務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)之一，如果處理不當，就很有可能損害員工的工作熱情，降低企業(yè)的整體工作效率，甚至影響企業(yè)現(xiàn)金流的健康程度。

企業(yè)運營單據(jù)70%-80%與費用有關(guān)

傳統(tǒng)的財務(wù)報銷是一種自上而下的家長式的管理制度，主要是通過領(lǐng)導簽字和發(fā)票管理實現(xiàn)財務(wù)內(nèi)控。在傳統(tǒng)報銷的場景下，為了達成內(nèi)控的目標，自然就需要犧牲一定的效率，如：

老李是一家中型軟件開發(fā)商的項目經(jīng)理，經(jīng)常會帶團隊在外地組織項目實施。要負責七八號員工半個月的衣食住行，也是一筆不小的開銷，為了能夠及時拿到借款，老李提前半個月開始辦理手續(xù)。填寫了借款申請單、出差申請表、附上了合同的復印件，找到其部門主管、分管副總、財務(wù)部、綜合部，一共需要集齊6個領(lǐng)導簽字。一旦遇到領(lǐng)導出差，申請進度就可能拖延，甚至可能影響差旅預定的進程。在項目進行過程中，如果遇到大額的支出，還需要重新經(jīng)過一個個領(lǐng)導和部門審批。費用報銷時，項目團隊的成員每人手里都有至少幾十甚至上百張發(fā)票，要分別填好費用報銷單后，再交項目經(jīng)理簽字、部門領(lǐng)導審核、公司領(lǐng)導審批、由綜合部核定出差補貼，最后交到財務(wù)部門。雖然最后項目成功實施，但是在費用報銷環(huán)節(jié)的很多方面都影響了工作效率，引起項目成員的嚴重不滿。

通過上述一則案例，我們來分析報銷中存在的主要問題：

1、申請簽字流程過長，一旦某一個環(huán)節(jié)斷檔，會影響整體效率。

2、項目實施過程中如果遇到資金不足或預算外開支，需要回到公司再次提交審批，增加不必要的費用支出和時間浪費。

3、由于出差時間比較長，員工在最后的報銷統(tǒng)計的過程中，容易發(fā)生丟票忘票的情況，會讓員工覺得自己吃了虧。

4、員工要根據(jù)企業(yè)財務(wù)的制度要求，按照不同類別、項目等填寫多張報銷單，每次填寫都要花費半天的時間，一旦寫錯還要被打回重寫。

5、交到財務(wù)部時，每張報銷單需要有完整的領(lǐng)導簽字，而員工很多時候并不知道哪種類型的費用需要找哪些領(lǐng)導簽字。

除了員工抱怨之外，老板和財務(wù)也有很多不滿：

1、作為老板，出差應(yīng)酬是經(jīng)常的事，每月還要定期或者被緊急通知去公司簽一大推的單據(jù)，費時費力。而且很多費用是已經(jīng)花出去了，哪怕再怎么覺得不合理，也不能不簽。

2、財務(wù)也覺得很冤枉，報銷是企業(yè)票據(jù)處理中工作量最大的部分，那么多人的報銷，如果寫的報銷單和貼的票據(jù)有問題，必須打回去重新整改，招員工埋怨；老板簽字時，睜一只眼閉一只眼，又反過來要求財務(wù)部控制費用支出，兩頭受氣。

“信息化”攻克企業(yè)費用報銷難點

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的出現(xiàn)，是財務(wù)信息化改革的結(jié)果。通過互聯(lián)網(wǎng)財務(wù)報銷流程，員工可以在任何時間，任何地點，通過電腦或者手機進行費用的申請、報銷；領(lǐng)導或者相關(guān)負責人可以隨時進行審批；財務(wù)部門對原始憑證審核無誤后，可自動生成記賬憑證并通過網(wǎng)上銀行付款。而企業(yè)通過信息化的建設(shè)，能解決、規(guī)范資金的申請、控制、報銷等流程，減輕員工和財務(wù)的工作量，為企業(yè)管理層的經(jīng)營決策提供有效的信息支持。

目前絕大部分的大型企業(yè)都會自建ERP系統(tǒng)，包括財務(wù)和報銷系統(tǒng)。當然也有一些企業(yè)會通過各種方式，采購公有云或者私有云的在線報銷產(chǎn)品，來滿足日益增長的報銷需求。但不管是企業(yè)自建還是外部采購，信息化都會一定程度上提高費用申請、報銷的工作效率，主要體現(xiàn)在：

1、通過電子化的錄入，來實現(xiàn)自動費用統(tǒng)計、報銷單的自動生成，降低員工和財務(wù)的操作的復雜度，提高費用合規(guī)度。

2、規(guī)范審批流程，加快審批進度。以前模糊不清的審批流程，可以通過系統(tǒng)固化下來，員工無需知道自己的費需要哪些領(lǐng)導審批，只要一鍵提交費用即可。財務(wù)也不用去記憶和查詢哪些領(lǐng)導分管哪些員工，只要最后流轉(zhuǎn)到財務(wù)的單據(jù)，都會自動根據(jù)預先設(shè)置好的流程進行審批。同時由于領(lǐng)導可以在線審批，所以也會加快審批流程，不會因為領(lǐng)導出差等事件而出現(xiàn)斷點。

3、增強會計人員的財務(wù)管理職能。原先靠手工完成的統(tǒng)計、報表、憑證錄入等瑣碎繁重的重復勞動將被系統(tǒng)所替代，從而讓財務(wù)有更多的時間完成向管理會計的轉(zhuǎn)變。

4、強化了費用控制。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)可以將預算進行有效的落實，特別是針對“事中”的控制。

5、是統(tǒng)計分析的及時性。現(xiàn)階段通過手機上傳票據(jù)進行報銷的技術(shù)已經(jīng)比較成熟，當員工養(yǎng)成了及時錄入費用的習慣后，財務(wù)和管理層就能夠?qū)崟r掌控企業(yè)的費用花銷，無需等到月底。

當然，系統(tǒng)也不是萬能的，不能夠解決所有問題。例如發(fā)票的粘貼，短期來看就無法通過系統(tǒng)實現(xiàn)。另外系統(tǒng)雖然可以提高數(shù)據(jù)的精度和獲取速度，但是還無法理解企業(yè)的業(yè)務(wù)和經(jīng)營，其管理會計的角色仍需要通過管理層及財務(wù)人員來承擔，基礎(chǔ)工作可以采用外包形式解決。

財務(wù)共享解決硬件難題

財務(wù)共享服務(wù)中心是近年來出現(xiàn)并流行起來的財務(wù)管理方式。它是將內(nèi)部不同的事業(yè)單元之間相同的、重復設(shè)置的財務(wù)流程集中到獨立的共享中心處理，借助規(guī)模效益，推動效率的提升和成本的節(jié)約。

目前這種服務(wù)模式，在國外已經(jīng)有了不少成功案例，眾多《財富》500強公司都已引入、建立“共享服務(wù)”運作模式。根據(jù)埃森哲公司的調(diào)查，在歐洲建立“財務(wù)共享服務(wù)中心”的30多家跨國公司中，全都平均降低了30%的財務(wù)運作成本。在中國，采用財務(wù)共享中心的主要是以海爾為代表的大型集團企業(yè)，他們將集團內(nèi)部所有財務(wù)活動全部實現(xiàn)共享服務(wù)的方式，徹底取消了地區(qū)分、子公司財務(wù)組織；還有一部分企業(yè)集團采用了分步實施的策略，將部分財務(wù)活動分離出來集中到財務(wù)共享服務(wù)中心，優(yōu)勢也十分明顯：

第一，能降低人員成本，提升管理效率。比如可以通過流水化作業(yè)的方式，將低價值、高勞動的工作交給剛畢業(yè)的大學生來做。同時財務(wù)共享中心可以設(shè)置在人員成本較低的地區(qū)，進一步降低勞動力成本。

第二，可以通過財務(wù)人員的分工協(xié)作，解放有經(jīng)驗的會計人員的工作時間，承擔重要的審核或者更能為企業(yè)創(chuàng)造價值的工作。

第三，是打破信息孤島。財務(wù)共享，可以打破企業(yè)各部門、子公司的財務(wù)壁壘，建立統(tǒng)一的財務(wù)標準，統(tǒng)計口徑，同時提升了財務(wù)數(shù)據(jù)歸集、統(tǒng)計分析的效率。

第四，是為企業(yè)的擴張?zhí)峁┲С?。共享中心可以快速將財?wù)制度和服務(wù)注入到新增的業(yè)務(wù)單元中，解決新增業(yè)務(wù)的合規(guī)及勞動力問題。同時，財務(wù)共享服務(wù)，不僅可以服務(wù)自身的業(yè)務(wù)單元，還可以對外輸出服務(wù)，獲得收益。

不過，財務(wù)共享中心的建設(shè)，還有一項比較基礎(chǔ)的要求，那就是首先要實現(xiàn)財務(wù)的信息化，只有財務(wù)共享和信息化有機結(jié)合，才能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)和財務(wù)信息的有效傳遞。但是對于很多企業(yè)來講，根本沒必要自建財務(wù)共享服務(wù)中心，我們完全可以直接采購專業(yè)的財務(wù)服務(wù)公司的服務(wù)和系統(tǒng)。

華財“系統(tǒng)+服務(wù)”的外包理念

總的來說，信息化建設(shè)，是通過提升工作效率來增進企業(yè)效益，財務(wù)共享的服務(wù)外包，則是通過勞動量的轉(zhuǎn)移來降低企業(yè)成本，如果將二者結(jié)合使用，對于費用報銷來說，則會發(fā)生效能的轉(zhuǎn)變。因為費用報銷是企業(yè)財務(wù)管理過程中最麻煩、工作量最大的一部分，而且處理報銷的過程簡單、重復、枯燥，也造成了從事此項工作員工的不穩(wěn)定性和職業(yè)發(fā)展問題。華財提倡的系統(tǒng)+服務(wù)外包模式，有效的解決了這些問題。

近年來新型的、利用云技術(shù)開展費用報銷服務(wù)的企業(yè)開始普及，手機拍攝票據(jù)影像，填寫相關(guān)信息，就可以自動生成報銷單，提交給企業(yè)對應(yīng)成員進行審核。公司管理層和財務(wù)可以在手機端進行審批，實時看到公司的費用花銷。同時通過預先設(shè)定的規(guī)則，員工所有費用報銷的數(shù)據(jù)可以自動導入財務(wù)軟件，生成財務(wù)憑證。這樣一來大大減輕了員工和財務(wù)的工作量。不僅如此，隨著營改增的逐步深化，大量的發(fā)票上已經(jīng)有可供掃描的二維碼。通過二維碼掃描自動實現(xiàn)發(fā)票信息的采集、查重、驗真的報銷應(yīng)用。

特別是隨著電子發(fā)票的逐漸普及，越來越多的企業(yè)會發(fā)現(xiàn)電子化的報銷系統(tǒng)將逐漸成為企業(yè)的必備。因為將電子發(fā)票打印在紙上進行報銷帶來的問題逐漸顯現(xiàn)，打印件的不唯一讓財務(wù)無法確認該票據(jù)是否已經(jīng)被報銷過。另外，如今簡潔易用的修圖工具，也讓電子發(fā)票打印件的驗真成為財務(wù)最頭疼的事情之一。電子發(fā)票上的二維碼可以通過報銷系統(tǒng)的掃描來實現(xiàn)查重驗真，所以企業(yè)如果不能自建報銷系統(tǒng)，那使用云端的報銷工具將是唯一的選擇。

當然紙質(zhì)發(fā)票仍舊會長期存在，系統(tǒng)無法解決發(fā)票的整理裝訂保存問題。業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)化為財務(wù)信息后，反過來指導業(yè)務(wù)方向，也需要專業(yè)的財務(wù)人員來完成。華財會計主打的這種模式將是財務(wù)共享中心在新的發(fā)票管理和費用報銷時代最為可靠和最有價值的選擇。