商業銀行集中采購常見問題及對策

文/盧延昆，中國建設銀行股份有限公司廣東省分行

商業銀行集中采購常見問題及對策

文/盧延昆，中國建設銀行股份有限公司廣東省分行

隨著銀行業務快速發展、管理精細化要求日益提高，以及內外部監管漸趨嚴格，商業銀行越來越重視并逐步完善集中采購管理，在組織架構、制度建設、執行監督等方面對采購行為進行規范，保障銀行正常運營和合規操作，支持業務發展。本文主要就對商業銀行集中采購存在的常見問題進行分析，并提出相關對策。

市場經濟；企業；物資采購；管理思路

1 商業銀行集中采購概述

商業銀行在經營管理過程中，會相應發生運營費用和資本性支出，例如自助設備、計算機設備、車輛、物業購置及裝修等資本性投入，以及宣傳廣告、設備維保、系統開發、鈔幣押運等費用開支。根據2015年度年報數據統計，16家A股市場上市銀行資本性支出和管理費用支出合計分別超過2113億元和4235億元（數據來源：Wind資訊）。為了統一標準，降低成本，防范道德風險，由此產生了集中采購。商業銀行的集中采購，主要是指銀行通過招投標或組織商務談判等方式，利用銀行自有資金集中統一購買、租賃實物物品、無形資產以及相關服務（下稱商品）等行為。通過公開競爭和規模化的集中采購，銀行能夠獲得性價比較優的供應商和商品，表現在：一定成本水平下更優質的商品和服務，或者既定標準的商品和服務獲得更優惠的價格。規模化的集中采購還整合不同層級的同類開支需求，提高開支效率，同時，陽光、公開、規范的集中采購，還能有效防范采購過程中的不廉潔、利益輸送等違法違規行為，進一步維護商業銀行的利益。

2 商業銀行集中采購常見問題分析

2.1 對集中采購的重要性認識不足

部分商業銀行的非采購部門對集中采購的作用片面理解為只是節約成本，是為財務部門服務的，將集中采購等同于采購最低價，在提交給采購部門的需求中忽略了商品屬性中價格要素之外的規格、質量等標準以及配套售后服務等方面的考量。在采購部門按其需求完成采購后，往往出現所采購的商品質量以及應用性很難滿足實際需求，有些項目還要再次采購，造成財務資源和人力物力浪費，也影響運營效率。

2.2 集中采購的計劃性、集約化不足

理論上，大批量生產的商品由于攤薄了生產過程中的固定成本，其單位成本會在同等條件下低于小批量生產的商品。實踐中，供應商往往會考慮“薄利多銷”，對大額訂單給予更加優惠的價格優惠。因此，在規格、質量等標準既定的情況下，對于同類商品采購的數量越大，在招投標和采購談判過程中越能爭取到供應商的優惠價格，越能體現采購集約化的效果。但是，有的銀行的采購部門沒有很好地從采購計劃的源頭抓起，在采購項目的安排上沒有積極發揮主觀能動性，對于其他部門提交的采購需求僅滿足于按部就班“走流程”，打著“在采購部門這個環境不出問題”的小算盤，這樣就往往導致無法形成采購合力和集約化，同時銀行采購商品的標準以及協調性也不能夠統一，產生很多重復采購項目，效率低下，成本節約效果不明顯。這與集中采購追求低成本、高效率，有效實現資源配置最大化的目標是不相符的。

2.3 集中采購的規范性不足

對于銀行的集中采購工作而言，環節多，鏈條長，涉及部門廣，從采購計劃開始，到項目立項、采購申請、供應商入庫與遴選、招投標和商務談判、起草和簽訂合同、合同執行與付款、供應商履約考評等環節，涉及到采購部門、需求部門、歸口部門、財務部門、法規部門、合規監督部門等，由于采購項目特點不同，加上各部門、員工對制度的理解與執行有偏差，同時，很多銀行也缺少真正專業的采購評審委員，導致集中采購項目操作不夠規范，影響了集中采購的公正、公開和公平，若有供應商投訴或曝光，將損害銀行的聲譽；若是有不法分子利用采購不規范的漏洞，內外勾結，中飽私囊，利益輸送，還將釀成腐敗案件，造成經濟和聲譽損失。

2.4 集中采購的信息化支持不足

主要表現在：一些銀行沒有開發、應用采購信息化系統，采購信息的采集統計仍然依靠手工臺賬，效率低下，數據的準確性、完整性、及時性也不足；由于流程上缺乏系統控制，采購操作的規范性也不高；由于銀行需要采購的商品類別多樣，部分商品缺少市場價格信息，采購部門由于人手、精力、經驗等方面不足或難以覆蓋所有類別商品，導致采購預算的編制比較隨意；隨著電子商務和現代物流的發展，一些適用范圍廣、標準統一、單價不高的商品（如日常辦公用品、計算機耗材等），由需求部門在網上商城直接購買并通過物流配送，可能比采購部門統一采購還經濟、便捷，但是實踐中采購部門很難對網上商城的供應商集中采購，而如果不經過集中采購，需要在制度上允許突破或例外。

3 解決問題的對策

3.1 完善組織架構，明確職責分工

商業銀行總行和一級分行設立采購管理部門，成立集中采購決策委員會或類似的集體議事機構，明確議事規則和權限，把集中采購的一人拍板改成集體決策，進一步提高集中采購方案的科學性和決策過程的陽光化。

3.2 完善制度流程，提高采購效率

首先，需要按照集中采購全流程管理的要求進行分工，根據責權利對等的原則，將各個環節涉及部門的責任歸屬以制度的方式進行明確，在采購執行過程中，各個環節、每個環節的涉及部門相互聯系又相互制約，每一個環節產生問題都會對整個采購供應鏈的正常運行產生影響，因此，需要相關部門密切合作，從大局出發，對采購工作有效統籌，限定辦結時間，提高采購效率；其次，采購管理部門要積極發揮主觀能動性，牽頭組織編制采購計劃，根據財務支出預算，對各個部門的采購需求計劃進行統籌，整合同類采購項目，提高采購的規模化和集約度，并嚴格執行采購計劃，維護集中采購工作的嚴肅性。

3.3 加強監督檢查，切實防止腐敗

一是事前防范。通過完善制度，明確職責，使得集中采購全流程有分工、有配合、有制約，特別是不相容的職責必須崗位分離；二是事中控制。通過合規、紀檢監督部門在供應商征集、準入、采購談判等重點環節的平行作業、現場監督，防范操作過程中出現人為因素而影響采購結果的情況，委托或自行組織的招投標也要確保按相關法律法規的規定公開相關信息，確保過程公平，結果公正；三是事后檢查。通過審計、紀檢部門事后的不定期審計檢查，及時發現集中采購存在的問題，對于屬于人為故意或與供應商存在不當利益輸送的，對責任人予以嚴懲；四是加強教育。對員工和供應商進行廉潔采購的教育和禁止性從業行為的警示，促使集中采購的參與人員和單位嚴格按照制度和流程進行集中采購工作，營造風清氣正、陽光公平的集中采購生態環境。

3.4 加快系統建設，提高采購信息化水平

首先，按照集中采購制度要求，把全流程電子化的采購系統開發、應用起來，既要滿足采購流程便捷的需要，也要滿足管理效率和風險控制的要求；其次，對于建有網上商城的商業銀行，可以把采購系統與網上商城對接起來，或對相關制度進行完善，使采購系統與外部電子購物商城的網上采購形成有效銜接，滿足制度規定；三是通過采購系統的管理和監測，促進供應商與商業銀行的合作，對于合作緊密、貢獻較大的供應商，可以在具體采購項目中予以適當加分，增進雙方的合作共贏。同時，也要充分認識采購信息化建設帶來的風險，需要事先做好風險評估，防范于未然。

4 結語

商業銀行的經營管理模式各有特色，層級的經營管理權限也有較大差別，集中采購工作應該是為了更好地服務和支持本銀行的經營管理，促進業務發展和價值提升，因此，集中采購的模式沒有最優，適合本行的實際情況才是最好的。

[1]李春.我國商業銀行集中采購管理優化研究[D].西南財經大學,2011.

[2]吳飛虹,虞薇.淺析商業銀行集中采購的風險與防范[J].金融縱橫,2012.08.