事業單位人事檔案管理存在問題與對策

文/張歡，孝義市衛生計生信息中心

事業單位人事檔案管理存在問題與對策

文/張歡，孝義市衛生計生信息中心

事業單位最重要的構成部分就是人員，而記錄了不同人員信息的唯有人事檔案。可見，要做到合理分配和利用人員，管理人事檔案是一項必不可少的舉措。而如今事業單位對其重視不足，檔案管理存在許多問題，應當引起高度重視并采取有效措施予以解決。

事業單位；檔案管理；問題；解決辦法

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，記錄一個人的主要經歷、品德作風、工作表現等多方面的文件材料。它是合理分配、利用人才的指南針。隨著事業單位的改革，人事檔案管理中所存在的諸多問題日益突顯，這對事業單位改革工作的推進極為不利。因此，解決人事檔案問題勢在必行。

1 當前事業單位人事檔案管理存在的問題

時代在發展，技術在進步，正視檔案管理所存在的問題，才能更好的促進其完善。

1.1 檔案管理的設施裝備差。不少單位不論規模大小，儲存檔案的房間基本都是一間，既要辦公，又要閱檔，還做倉庫。并且，人們查閱檔案基本都是用手工方式，因此檔案紙張容易發黃變脆，這對檔案的完整保存極為不利。此外，房間內紙張及存放檔案的木柜極易著火，房門也是普通木門基本無法防盜，防潮等工作也做的不夠深入。

1.2 管理水平滯后，人員工作能力不足。由于檔案管理工作的單一性和枯燥性，事業單位人員對檔案管理工作重視不夠，很少引進和培養專業人員，管理沒有注入新鮮血液，管理水平自然而然就下降了。而且，當今事業單位的檔案管理人員文化水平以及專業素養都相對低下。許多檔案管理人員還在運用舊的思維模式來管理檔案。由于管理模式已跟不上時代的步伐，所以在檔案管理上會出現很多問題。人事檔案管理工作比較繁瑣，一旦人力資源不足，就難以保證其管理工作的質量。

1.3 認識不到檔案管理工作的可塑性和重要性。和其他工作相比，檔案管理工作不容易出成績，吸引不了人們注意。長此以往，大多數人甚至一些領導都對檔案管理工作的認知存在著誤區。在他們眼中，檔案管理工作無非就是一些抄寫、歸檔、保管等內容，既不能承擔單位的重要工作，也不會創造任何經濟利益。由于以上原因，一些事業單位領導及人員經常忽視檔案管理工作。

1.4 人事檔案收集工作不夠深入。人事檔案收集工作不夠深入主要體現在以下幾方面：一是歸檔時的材料不夠全面。例如某單位在清查檔案時發現在100多人中有近10人缺乏年度考核。二是歸檔的材料缺乏真實、準確性。人事檔案的特點就是客觀、真實和唯一。但在實際檔案中，在黨齡、學歷等方面存在造假現象。比如某單位對200名員工進行檔案審查發現近20多人年齡不符，工齡不符的近15人，學歷不符的也有5人。三是檔案收集方面沒有嚴格的規章制度，不能有效約束和管理人員，導致執行力度弱，因此歸檔工作進行的非常被動和滯后。

2 加強人事檔案管理工作的對策建議

從上面的敘述中可以看出，當今的事業單位檔案管理存在諸多問題。針對上面的問題，提出以下對策建議。

2.1 加強基礎建設，更新設施設備。檔案管理人員要積極與領導溝通，爭取得到領導的大力支持。加強檔案工作的設施設備建設主要包括以下幾點。一要加強專用檔案庫房的建設，提高防火、防潮能力；二要配備鐵質的檔案柜，還應有空調、滅火器以及信息管理設備；三要經常檢查防蛀、防光、防火等設施。

2.2 掌握現代化管理技能，提高檔案管理人員自身能力。檔案管理信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發展的必然方向。利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以達到事半功倍的效果。除此之外，對檔案管理人員進行專業培訓，除了提高業務素養，更應該注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，將他們培養成綜合型檔案管理人才。如條件許可，最好招聘相關專業的人員為檔案管理事業注入新鮮血液。

2.3 提高思想認識、加強對檔案管理工作的重視程度。事業單位領導應將檔案管理工作納入日常議事日程，經常組織相關人員培訓學習，以積極心態適應檔案管理工作的新形勢，提高工作熱情，培養強大的責任感。 應當成立檔案管理領導團隊，定期要對檔案管理工作進行檢查、督促和指導。

2.4 注意檔案資料收集，提高檔案管理水平。資料收集是檔案管理工作的重要組成部分，是檔案管理工作的基礎。因此相關人員必須及時關注信息來源，做好甄別工作，將雜亂失真信息剔除，將有價值的信息留下。還有就是建立相關的檔案管理規章制度，此制度建立在單位特點和管理實際的基礎上，才能適應單位檔案管理的需要。在執行過程中，還要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

3 結語

隨著事業單位人事制度改革的推進，越來越多的事業單位已經注意到人事檔案的重要意義，也對人事檔案的管理提出新的要求。對于人事檔案管理事業來說，這是一把雙刃劍，不僅帶來了挑戰也帶來了機遇。因此，事業單位應當結合本單位工作實際，考慮好每一個檔案管理細節，細化工作措施，落實工作責任，從而將事業單位人事檔案的管理工作抓緊抓好、抓出成效。

[1]李淑偉，淺議檔案信息自動化系統管理[J]，經濟研究導刊,2011.

[2]羅志超，人事檔案管理工作現狀的分析與對策[J]，黑龍江教育學院學報,2011.

[3]孫偉，淺析事業單位人事檔案管理特征與作用[J]，中國外資,2014.