信息化背景下審計局文書檔案管理分析

文/任曉軍，孝義市審計局

信息化背景下審計局文書檔案管理分析

文/任曉軍，孝義市審計局

21世紀屬于信息時代，在信息化的大背景下，社會中的各項工作都應該充分的利用信息化這一重要元素。尤其是在審計機關事業單位中，使用信息化技術能夠有效提升工作效率，提升工作質量，那么如何在信息化背景下進行審計單位文書檔案管理呢？本文分析了文書檔案管理工作的含義和作用，指出了目前審計單位中文書檔案管理工作的現存問題，并針對性提出了如何利用現代化信息技術加強審計單位文書檔案管理。

信息技術；審計單位；文書檔案管理

文書檔案是檔案管理工作中的重要一部分，能夠通過客觀記載反映出單位的領導決策、問題處理、基本建設、研究開發等過程和結果。審計檔案是國家各級審計機關和社會審計組織在進行審計監督職能活動中形成的重要資料，具有巨大的保存價值，因此必須要使用科學合理的方式進行統一保管。

隨著現代化科技的發展，檔案管理工作也開始使用網絡化技術，如何使用信息化思維和技術來提升審計單位的文書檔案管理工作效率，是目前人們關注的熱點。

1 審計單位文書檔案的重要含義和作用

1.1 審計單位的文書檔案是審計工作的依據

審計檔案是考核和總結審計局工作的重要依據，審計單位的檔案記載著一個單位、一個部門、一個地區的全部審計資料，同時也記載著審計部門工作人員完成審計任務的工作數量和質量，還包含了審計過程和審計結束的全部資料，屬于審計工作開展全過程的最基本證據，因此各級審計機關都需要在開始審查下級工作之后和總結自己工作情況時，把審計檔案作為重點來重視，通過查看審計檔案，能夠查明一個單位的審計檔案管理是否規范、是否符合程序和規定，還能夠查看到這個單位的工作質量和工作數量。

1.2 審計文書檔案是后續審計和復審的重要依據

審計文書檔案中全面記載了每一項審計工作的全部資料和工作底稿，包括有審計報告、審計結論和審計處理決定，所以審計局在針對審計單位執行審計結論和處理決定時需要進行后續審計工作，需要把審計檔案作為工作依據，用審計結論和審計處理決定對照檢查被審計單位的賬務處理和各項管理要求的執行情況，才能夠公平公正的評價被審計單位，有效的完成后續審計任務。如果被審計單位不服從審計機關做出的決定，可以提出復審要求，然后再由上級審計機關對下級審計機關的審計案件進行復審工作，結果根據重新審計查實的各項經濟活動和財務收集情況來衡量，確認驗收下屬審計機關作出的處理，再提出糾正或者是維持原審計結論的決定。

1.3 審計文書檔案是審計局作出結論和決定的依據

審計檔案不僅是審計工作的考核和總結，還是審計局本身對于審計單位的經濟活動和財務收支做出正確的結論和決定的重要依據。審計文書檔案中保存著審計報告、結論和決定，同時也保存著審計工作的全部底稿，審計工作的底稿是審計事項比較完整和真實的記錄，所以審計局在做出審計結論和決定是必須要參照審計工作底稿記錄來衡量審計單位的財務收支是否合法、是否符合制度和法規的要求。

1.4 審計文書檔案是指導審計工作的重要依據

審計文書檔案中記載著審計工作的全部情況，屬于審計統計工作的重要資料，各級領導機關可以通過查閱審計統計資料來分析工作中存在的問題，并以此為依據總結經驗教訓，制定和完善相關的政策法規，加強宏觀調控能力。審計機關可以根據審計文書檔案來總結審計工作，確定審計工作的重點，為審計工作提供指導服務。

2 審計單位文書檔案管理工作現存問題

2.1 信息化管理意識不強

審計部門的文書檔案管理非常重要，使用信息化管理能夠提升文書檔案管理工作人員的工作水平和管理效率，同時也能夠節省大量的人力財力。但是目前一部分審計單位的文書檔案管理系統管理人員受到傳統的管理觀念影響，使用自己熟悉的老舊工作方法進行檔案管理，沒有認識到信息化技術的優勢所在，對于文書檔案管理的信息化管理意識不夠強烈，是目前我國審計文書檔案管理的重要問題。

2.2 審計文書檔案管理工作效率不高

很多審計文書檔案的管理部門雖然也配備了電腦等信息化處理設備，但是并沒有得到合理的利用。檔案管理工作人員大部分都受到傳統管理觀念的影響，接受能力差，并不或熟練地操作和應用電腦等設備，因此還是繼續按照傳統的管理方式來進行，沒有發揮出信息管理技術應有的管理優勢，極大地降低了管理工作效率。

2.3 文書檔案信息化管理之后保密性較低

在經過信息化處理之后，審計文書檔案通過電子形式保存起來，但是由于管理方式不固定，導致文書檔案內容的保密性有所降低，容易受到沒有閱覽權限的人惡意侵入瀏覽，造成信息泄露。電子形式的文書檔案還容易受到修改，表面上還不會存在修改痕跡，因此影響了審計單位文書檔案的真實性和準確性。如果為了能夠加強資料保密性而選擇不進行共享，又會影響調閱文書檔案人員的工作，降低了文書檔案的使用效率。

3 信息化背景下審計單位文書檔案管理優化策略

3.1 創新管理觀念

對于審計單位文書檔案進行信息化管理，需要首先創新管理觀念，用現代化管理意識來指導工作。通過把現代化信息管理觀念貫徹到管理工作中，指導審計單位文書檔案管理工作的運行和流程，才能夠讓審計單位的文書檔案管理符合現代化時代的需求。文書檔案管理工作開展過程中要充分的利用電腦信息技術，電腦信息技術能夠有效減少文書檔案管理工作的復雜性。另外單位領導層也需要重視檔案管理工作，不斷創新自身的管理思維，摒棄傳統的檔案管理方法，創新信息化管理理念，為信息化文書檔案管理工作投入適當的財力、人力和物力資源，逐步推動審計部門的文書檔案管理工作逐漸信息化，切實把信息化技術應用到文書檔案管理的每一個工作流程中，減少文書檔案的人工操作，從而減少工作中的失誤性和不確定性，簡化文書檔案的收集、收納、保存等工作步驟，逐步實現審計單位文書檔案管理的信息化轉變。

3.2 建立檔案管理制度

檔案管理工作需要建立管理制度才能夠實現工作的科學性和合理性，工作制度的建立需要符合審計單位的特點，還有檔案管理實際需要，建立的管理制度要有可操作性、方便使用、簡便易行。加快文書檔案管理的信息化和網絡化進程，為檔案管理人員和使用人員搭建便捷、快速的服務平臺，提升檔案管理的服務水平和質量。在進行檔案的鑒別過程中，需要把虛假的資料拒之門外，明辨是非，保障審計檔案的真實性和可靠性。

3.3 提升管理團隊工作水平

由于審計單位的文書檔案管理工作量比較大，因此檔案管理工作比較費時費力，無形當中影響了檔案管理工作的及時性和準確性。想要提升檔案管理工作質量，必須要擁有一支素質較高、具有現代化信息技術、管理技能的管理團隊。審計單位的文書檔案管理工作人員要不斷的創新自身技能掌握，通過學習新技術新方法來提升自我能力建設，加強工作中的相互交流和合作，準確、快捷的完成管理工作中的每一個步驟。一個優秀的管理團隊必須要上下一心，管理人員需要兼據專業的技能和現代化信息設備操作能力，讓業務能力和實踐工作能力相結合，這樣才能夠更好的做好信息化檔案管理工作。

3.4 建立完善的信息化管理平臺

想要確保審計文書檔案管理工作信息化發展，必須要在工作中建立起一個完善的信息化平臺作為工作保障。完整的信息化平臺需要具備審計文書檔案的加工、存儲、保密、查詢等功能。通過搭建完善的信息管理平臺，能夠提升審計文書檔案管理工作能力，開發出合適的管理軟件從而進一步提高審計文書檔案的管理效果和工作水平，同時還能夠減少審計單位檔案管理部門的工作量。檔案管理的信息網絡要跟外網之間建立物理的隔離層，這也是保護檔案信息的有效手段。當前有很多單位采用防火墻來進行認證工作，目前不管是那一種隔離手段，都具備有過濾信息功能，能夠嚴禁某些業務的進入，記錄下防火墻的信息內容活動，確保系統運行的安全性和可靠性。

4 結束語

我國的科技發展非常迅速，信息化時代已經來臨，實現檔案管理工作的信息化轉變是事業單位和企業發展的必然道路，目前我國的審計文書檔案管理信息化還存在很多問題，針對這些問題我們必須要采取合理的、有針對性的優化策略，深入解決工作難題，提升審計文書檔案管理的工作質量，提升審計各部門的工作效率。

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