淺談交通運輸部門檔案管理中的信息化建設(shè)

文/張宇昆，孝義市市鄉(xiāng)公路養(yǎng)護管理中心

淺談交通運輸部門檔案管理中的信息化建設(shè)

文/張宇昆，孝義市市鄉(xiāng)公路養(yǎng)護管理中心

從某種程度上講，交通檔案屬于交通事業(yè)中的重要組成部分，其管理工作水平的高低直接關(guān)系到交通事業(yè)的發(fā)展。檔案管理向信息化發(fā)展,是時代的必然,信息化技術(shù)的應(yīng)用給繁雜的交通運輸部門檔案管理提供了許多方便,節(jié)省成本,減少工作量。因此，在新形勢下，我們必須抓住機遇,勇于挑戰(zhàn)，借助信息化技術(shù)強化交通檔案管理。

人員素質(zhì)；信息化建設(shè)；檔案管理

隨著時代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進步，信息化時代應(yīng)運而來。近年來，檔案部門大力推進檔案管理信息化建設(shè)，在檔案管理過程中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息資源進行處置、傳遞和管理，以其方便快捷的方式，服務(wù)于社會，服務(wù)于民生。

1 交通運輸部門檔案管理實現(xiàn)信息化的必要性

交通運輸部門檔案的信息化建設(shè)，積極推進了交通檔案的數(shù)字化進程，加快了交通檔案管理工作的標準化步伐，同時建立起了交通運輸檔案信息化的一整套完備的安全機制。在這種情況下，社會信息的輸送、保存等環(huán)節(jié)為了適應(yīng)信息量的迅速增多，需要作出相應(yīng)的調(diào)節(jié)與適應(yīng)。

如今，信息化的檔案管理方式，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案檢索的立體化。檔案管理應(yīng)用了音像技術(shù)、光盤技術(shù)、靜電復(fù)印技術(shù)等，在很大程度上改變了傳統(tǒng)的人力收集、記錄、查找信息的方式，提高了信息收集的效率。而且，因為電子檔案可以聽、可以觀，有利于立體知覺的建立。

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這是一個長期的發(fā)展過程。實現(xiàn)檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且可以利用網(wǎng)絡(luò)進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。

2 交通運輸部門檔案信息化管理中存在的主要問題

由于交通檔案管理工作自身的復(fù)雜性，管理部門的工作人員短缺，檔案管理意識比較淡薄，檔案管理工作中的資料收集和整理很容易被忽視。

由于進行檔案管理的工作人員很難從內(nèi)心真正重視檔案管理的相關(guān)工作，并且專業(yè)水平不高，因此在一定程度上就導(dǎo)致了交通檔案管理信息化水平的低下。檔案管理的工作人員中有很少是經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)后才工作的，他們中的大多數(shù)在日常工作中，只是對相關(guān)的工作步驟加以模仿，并借鑒其他工作人員的檔案管理工作模式，這就造成經(jīng)過他們整理的檔案存在很多的個人因素，缺少真正的實用性，檔案質(zhì)量相對較低。檔案管理中由于自身機構(gòu)的不規(guī)范和不完善，造成檔案管理工作的分工比較模糊，往往是由同一個工作人員進行不同的工作步驟，這就導(dǎo)致檔案管理工作在核算、創(chuàng)收和分配工作中沒有統(tǒng)一的管理理念的制約，并且執(zhí)行的規(guī)章制度也不統(tǒng)一，檔案管理部門缺少真正的高素質(zhì)人才。由于信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作只有經(jīng)過一系列的變革之后才能跟得上步驟，傳統(tǒng)的管理方法和手段都難適應(yīng)信息化的管理要求，所以成了如今檔案資料管理水平低下的現(xiàn)狀，因此我們要提高自身綜合素質(zhì)來改變這一現(xiàn)狀。

3 加強交通運輸部的檔案管理信息化建設(shè)的建議

3.1 建立完善檔案管理制度

一是立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求；二是檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護和庫房、設(shè)備管理措施；三是檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求；四是檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準手續(xù)；五是檔案人員崗位責(zé)任制，明確劃分工作人員的職權(quán)范圍，主要包括檔案人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎懲措施。

3.2 認真解決檔案電子文件的保存問題

目前，對于長久保存的電子文件需要進行復(fù)制備份，電腦也應(yīng)定期進行殺毒和軟件更新，防止電子信息丟失。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的,不存在磨損。但是,由于電子文件形成的時間短,缺乏實際貯存的驗證。所以,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。

3.3 大力提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

搞好檔案信息化建設(shè)必須不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，這是檔案信息化成功之本。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有檔案管理的專業(yè)知識，必須系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握檔案學(xué)知識，具有全面扎實的實踐技能。語言文字與檔案管理和服務(wù)是不可分割的，具有較強的語言表達能力，對于搞好檔案信息管理工作具有重要的作用。

3.4 切實加大資金投入

交通檔案信息化建設(shè)需要完成大量的基礎(chǔ)工作，需要配備及更新硬件設(shè)施，需要投入大量的資金。只有每年的資金投入與檔案信息建設(shè)任務(wù)相匹配，才能支撐系統(tǒng)的正常運行。

4 結(jié)語

在經(jīng)濟社會全球一體化發(fā)展形勢下，加快檔案信息化建設(shè)的步伐，是改善交通狀況、提高交通運輸管理水平的重大舉措。我們要與時俱進，順勢而為，借力信息化建設(shè)，推動交通運輸部門檔案管理和交通運輸事業(yè)快速發(fā)展。

[1]張二莉,檔案信息化建設(shè)的重要性[J],華北煤炭醫(yī)學(xué)院學(xué)報,2011.

[2]吳華玉,基于知識管理的企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究[D],北京交通大學(xué),2009.

[3]張學(xué)富,如何加強檔案管理工作的進一步完善[J],魅力中國,2013.