數(shù)字檔案系統(tǒng)信息流轉(zhuǎn)效果理論研究

都玉華+鄭坤+齊佳佳+都玉榮+翟翊

【摘要】本文從理論研究的角度梳理了目前數(shù)字檔案系統(tǒng)存在的主要問題，分析了制約數(shù)字檔案系統(tǒng)流轉(zhuǎn)效果的因素，分別從不同角度提出數(shù)字檔案系統(tǒng)的建設(shè)策略，為提高數(shù)字檔案系統(tǒng)服務(wù)功能提供依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案系統(tǒng) 信息 流轉(zhuǎn)

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2017）46-0027-02

大數(shù)據(jù)時代的到來，建立了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字檔案系統(tǒng)，使檔案管理達到實時、動態(tài)的智慧狀態(tài)。檔案管理形態(tài)從原來的“實體保管”型向“信息服務(wù)”型轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)館藏的數(shù)據(jù)化，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換網(wǎng)絡(luò)化，信息利用多元化。數(shù)字檔案系統(tǒng)的使用主要從整合檔案信息資源、多煤體檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、電子公文網(wǎng)上歸檔等內(nèi)容入手，提高檔案信息資源的利用率。數(shù)字檔案系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)效果是促進數(shù)字檔案系統(tǒng)優(yōu)化，促進各個環(huán)節(jié)交流的的重要部分，使數(shù)字檔案系統(tǒng)信息收集、交流、服務(wù)更合理、更高效、更順暢。研究數(shù)字檔案系統(tǒng)各個環(huán)節(jié)現(xiàn)狀及要素，提出建設(shè)策略可能為數(shù)字檔案系統(tǒng)的創(chuàng)新發(fā)展提供借鑒。

一、數(shù)字檔案系統(tǒng)存在的主要問題

1.目前，檔案系統(tǒng)的用途主要集中在檔案信息的收集、保存上，利用程度尚待開發(fā)，與使用者充分交流及大量的精細統(tǒng)計工作沒有實施，導致由于專業(yè)知識的差距導致一些重要的檔案資料不能被挖掘出價值，一些信息資源隨著時間的流逝失去生命力。

2.高校的數(shù)字檔案系統(tǒng)缺乏有效平臺。平臺不能成為搭建管理人員與使用者的橋梁，不能及時為使用者提供檔案信息，不具備反饋功能，不能形成有效的流通，不能追蹤使用者在查找、使用后的意見和建議，影響了檔案發(fā)揮其作用效果。

3.現(xiàn)有數(shù)字檔案系統(tǒng)失衡實效性。只是對現(xiàn)有的館藏進行數(shù)字化管理，沒有相應(yīng)配套的跟蹤機制，數(shù)字化流程不完善，渠道不暢通，不具務(wù)追蹤功能，造成檔案收集時間周期長，產(chǎn)生重要檔案遺留在基層部門的現(xiàn)象，影響了檔案的作用，阻礙了檔案系統(tǒng)的高效運轉(zhuǎn)。

4.現(xiàn)有數(shù)字檔案系統(tǒng)缺乏協(xié)調(diào)互動性。檔案的管理部門與使用部門之間缺乏有效溝通，出現(xiàn)信息檔案資源生產(chǎn)與使用存在脫節(jié)現(xiàn)象。檔案的使用只停留在信息單向流動階段，不關(guān)注實際需求，沒有核心服務(wù)理念，數(shù)字檔案信息存在單一，歸檔滯緩，傳遞不通暢的弊端，會造成不能滿足使用者需要，影響檔案信息利用價值的充分發(fā)揮。

5.數(shù)字檔案信息開發(fā)的廣度和深度不夠。存在信息壟斷現(xiàn)象，個別部門仍有不按規(guī)定移交檔案的現(xiàn)象，同時，檔案部門不能及時對超過保密期的檔案進行解密和降密，影響了向使用者提供利用。制約了檔案館的服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。

二、影響數(shù)字檔案系統(tǒng)流轉(zhuǎn)效果的主要因素

1.數(shù)字檔案系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)包括收集、加工、處理、查詢利用、傳送，影響流轉(zhuǎn)的因素主要檔案信息源的來源，獲取信息的速度、質(zhì)量，通過檢索數(shù)字檔案系統(tǒng)能第一時間獲取信息，滿足使用者的需求；同時，對處于密級保護期內(nèi)的信息檔案要有安全保障，安全性關(guān)系到檔案用戶的切身利益是必需高度重視的環(huán)節(jié)。

2.信息加工處理環(huán)節(jié)是提高數(shù)字檔案利用效果的重要環(huán)節(jié)，通過一定的整合將原始信息處理成能滿足廣大使用者需求的檢索信息，是系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的一個技術(shù)環(huán)節(jié)。

3.信息查詢利用可以通過列表，導航等發(fā)布形式便于使用者查詢，完善服務(wù)系統(tǒng)，并簡化使用流程方便使用。整個系統(tǒng)的核心環(huán)節(jié)是利用，要通過深度分析、創(chuàng)新工作機制全力提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促進利用效果的提升。

三、數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)策略

1.建立完善的數(shù)字系統(tǒng)反饋機制。形成檔案館與使用者之間的互動交流，檔案館真正關(guān)心用戶的需求信息特別是反饋信息，通過多途徑的網(wǎng)絡(luò)反饋形式（建立QQ群眾微信公眾平臺、微博），形成能以用戶信息需求為中心的服務(wù)理念。

2.繼續(xù)加強信息技術(shù)建設(shè)。將計算機技術(shù)、多煤體技術(shù)、智能化技術(shù)應(yīng)用到數(shù)字檔案管理服務(wù)中，提高信息傳輸技術(shù)、知識技術(shù)管理水平，加強基礎(chǔ)設(shè)施的投入，提升數(shù)字檔案的信息收集、處理、發(fā)布、利用及反饋的水平。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，縮短檔案信息從生產(chǎn)到利用的周期。

3.加強人力資源建設(shè)

（1）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，開展業(yè)務(wù)學習和培訓，提供繼續(xù)深造的機會，培訓其職業(yè)技能，特別是重點培訓創(chuàng)新理念。挖掘管理人員潛能，注重理論與實踐相結(jié)合增強可操作性。

（2）信息用戶應(yīng)不斷加強自身綜合信息素質(zhì)、能力，正確高效利用檔案信息，以及信息溝通交流能力，提升高校檔案館工作效率，擴大檔案館的影響力。

參考文獻：

[1]金波，湯黎華，何偉祺.數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的建構(gòu)[J].湖北檔案，2010（1）：54～57.

[2]張東華，魯志華.數(shù)字檔案館信息生態(tài)平衡及其策略研究[J].湖北檔案，2010（1）：12～14.

作者簡介：

都玉華（1975.10-），女，漢族，吉林省長春人，副教授，碩士，研究方向：教育學。endprint