交通科技項目檔案信息化管理研究

周祖才

（湖北交通職業技術學院，湖北 武漢 430079）

交通科技項目檔案信息化管理研究

周祖才

（湖北交通職業技術學院，湖北 武漢 430079）

交通科技項目檔案信息化建設是交通科技創新體系建設的重要基礎，其通過檔案信息化處理，為交通運輸行業及社會提供優質、高效的科技信息服務。文章分析了交通科技項目檔案維護及其管理的現狀及特點，闡述了科研檔案信息化的意義，提出了交通科技項目檔案信息化管理的對策及保障措施。

交通；科技項目；檔案；信息化；管理

1 交通科技項目檔案維護及其管理的現狀及特點

2005年交通部頒布了《交通檔案管理辦法》、國家檔案局交辦發〔2005〕431號，并頒布了《交通部科學技術檔案分類編號辦法》。在此基礎上，2010年10月，交通運輸部辦公廳下發《關于啟動交通科技信息資源共享平臺推廣工作的通知》（廳科技字〔2010〕198號），要求各省部屬有關單位，有關交通運輸企業、高校和科研機構，結合地方、機構科技工作實際，整合交通科技項目信息資源，開發一系列具有實效的應用系統，提供具有地方或機構特色的綜合科技信息服務。2011年6月科技司下發《關于做好交通科技信息資源共享平臺推廣工作的通知》（科技科發函〔2011〕190號），對共享平臺推廣范圍、內容、進度、機構和人員保障等提出了明確要求。

交通科研項目檔案建設作用與意義重大，其不僅可以為交通行業科技創新和項目申請提供參考依據，而且對成果轉化和技術交流也有重大支撐作用，同時在推進科技成果市場化和產業化轉化有一定促進作用。相關交通科研項目的審批管理部門，應該認識到科研項目檔案管理的重要性，從標準化、規范化、系統化、信息化等各方面進行優化管理。當前交通檔案管理存在著以下幾個方面的問題：

（1）檔案管理工作意識弱。每項科研課題完成或某階段性研究工作結束后，對項目提交材料需進行科學整理歸檔。但是，目前并未及時、完整地對科研課題進行歸檔整理，也未認識到進行歸檔整理的重要性，相關的科研人員也存在提交資料內容不完整情況，這些都對科研檔案的內在質量有著直接影響。

（2）檔案配套不完善。由于交通科研檔案工作無法直接創造可見經濟效益，造成在工作中管理制度和人員配套不完善。一個典型的問題是缺乏專業檔案管理人員，很多交通科研檔案管理人員都是由科研管理人員兼職管理，并沒有專職的檔案專業人員。

（3）交通科研檔案利用率較低。科研檔案可以為科研工作提供參考文獻，可以讓科研人員了解與其研究方向相近的科研工作進展情況，避免重復性研究。但是，目前的交通科研檔案存在資料不全、查找困難等各類問題，很難為科研人員提供參考。大部分原因是科研檔案管理工作質量低下，缺乏系統科學管理，沒有信息化檢索手段等，造成科研檔案歸檔后，一直只存放保管而不能科學地檢索加以利用[1]。

除了具有科技檔案的專業性、種類類型多樣性和成套性特點外，交通科技項目檔案維護及其管理還有自己獨有的特點，總結有以下幾個方面[2]：

（1）周期較長。交通領域科技項目的研究周期有的長達8年，科技項目檔案從建檔到歸檔的時間跨度較大。

（2）存儲方式多樣。有存儲圖表、文字的紙質介質；有存儲程序、代碼、動畫和視頻等電子存儲介質；有標本、模型等實物介質。

（3）環節多。科技項目檔案管理涉及科技項目研究的全過程，每個階段都有不同的檔案資料。

（4）來源廣。有的檔案來自上級交通科技主管部門，如項目立項通知書、撥款通知書和任務書等；有的檔案來自評估單位，如項目的評估分析報告等；有的檔案來自設計單位，如項目圖紙等；有的檔案來自實際的施工單位，如實際的地質情況報告等。

（5）復雜性。交通科技項目尤其是重大交通科技項目涉及跨地區跨行業的研究，涉及不同單位和部門，涉及軟科學和硬技術的結合，涉及不同專業的研究人員，這些都導致了交通科技項目檔案的復雜性。

2 實現科研檔案信息化的意義

交通科技檔案是指在交通科技計劃項目活動中，具有可持續價值的各種形式的科研文件，也是科技項目在申請、立項、實施、結題時形成的應該歸檔保存的各類文件，或成果轉化的過程中形成的應該歸檔保存各類文件。科技項目檔案作為科技項目在項目申請、立項評審、項目工作過程管理、項目驗收以及后續管理等整個流程中直接形成的原始記錄，真實地反映了科技項目研究、管理過程的全貌，是交通科技劃項目管理活動的重要依據。科研檔案可以有效避免重復研究，還可以積累和保存研究成果。很多地方交通科技項目管理部門現階段還在用傳統手工管理方式，傳統的手工整理的交通科技項目檔案紙質文件，存在較多人為因素，致使項目檔案不完整、不系統、不規范，不利于檢索、查閱等等。陳舊的科技檔案存儲載體，比如紙張、光盤等存在受損、失效、遺失等情況，給科技檔案管理工作帶來很大困擾，最近開始利用電腦進行存儲。無論是傳統存儲方式，還是單機存儲，都不利于資料傳閱和維護。檔案信息化建設和管理，可以減少存儲載體失效的問題，利于資料傳閱，科技檔案信息化管理勢在必行。為了規范科技項目檔案工作，實現全省交通科技項目檔案信息化工的集中管理，保證科技項目檔案的原始性、完整性、準確性、系統性，用信息化技術保證檔案的不可抵賴性、防篡改性、可追溯性，開展科技項目電子檔案的工作勢在必行。

交通科技的發展對檔案工作提出了更高要求，交通科研管理部分每年管理的課題研究項目數量，內容十分巨大，電子文件等新型載體的不斷出現。在交通科技項目檔案信息化建設推進過程中將會遇到很多困難：一是資金困難。交通科技檔案信息化建設中，需要購買相應硬件、軟件作為基礎支撐，還需要后期維護、升級等，這些都需要大量資金支持，由于不產生直接經濟效益，在資金籌集方面也很困難。二是建設任務重。交通科技檔案信息過程中，需要推進的任務非常多，最重要的是對現有資源進行電子化處理，涉及的載體很多，在電子化處理過程中，工作見效非常難；電子化后還需要標準化，規范化整理，便于檢索利用；也要考慮保密性問題，選取合適的安全防護技術和制定安全防護制度等，防止各類情況下信息泄密。三是隊伍建設要求高，交通科技檔案信息化建設，需要一批具有交通領域、檔案管理領域相關專業知識，并具有一定寫作能力的檔案人員，同時也需要檔案人員改變服務方式，通過更新服務理念和拓展服務領域等來提升服務質量[3]。

3 推進交通科技項目檔案信息化建設的對策

3.1 建設檔案管理應用系統

基于規范、實用和可擴展等原則，在考慮滿足當前工作需要，又可與信息技術發展相融合等問題，湖北交通職業技術學院先后開發了多個交通檔案管理信息系統，如交通科技項目查新檢索系統，具有交通科技文獻數據庫系統、交通科技數字化資源、查新輔助檢索系統、數據系統集成等子功能的交通領域科研項目查新系統為交通領域科研立項提供輔助查新服務，科技管理部門和專家評審工作提供決策參考，促進交通科研立項、鑒定、報獎等工作的規范化，提高交通科技投資效益，也提高交通科研項目立項的新穎性和成果評價的客觀性，促進了交通科研項目管理的科學化和規范化。交通部科學研究院研發了科技信息共享平臺系統，并在全國交通管理相關部門進行推廣使用。

3.2 建設檔案信息資源

交通科技檔案信息資源建設是交通科技檔案信息化的前提，檔案信息資源建設需要將現有的各類資料檔案進行數字化的處理。處理過程中，除了組織大量人力，進行人工輸入，還需要充分利用一些管理軟件，對檔案進行高效、完整的數字信息化處理，能夠有計劃、有步驟地對檔案資料進行數字化處理。還需要按照科技檔案管理辦法及交通部科學技術檔案分類編號辦法，保證電子文件的可識別性和可獲得性。同時也要遵循電子文件與紙質文件并存的檔案管理原則，實施電子文件與紙質文件歸檔雙軌制。

（1）交通科技項目檔案資源建設。針對交通運輸廳的科技項目，組織人力進行全面的檔案收集整理工作。在整理過程中，做到全面覆蓋、全程跟進、全程可控，確保相關文件材料同步收集、同步整理、同步歸檔。

（2）交通科技項目檔案信息共享建設。針對交通運輸廳的科技項目的立項申報以及立項評審，加快推進傳統載體檔案數字化，用數字化檔案代替原件提供共享利用，在科技項目立項申報時提供信息服務，在科技項目立項評審時提供輔助查新服務，確保項目申報科學合理。

（3）交通科技項目統計工作開展。根據交通運輸部的科技統計工作的要求，協助廳科教處對在研的省交通運輸廳科技計劃項目及省公路局、省港航局、省運管局、廳質監局補充計劃項目，包括立項的項目和以前立項未結題的項目，進行數據采集、信息整理、匯總上報等工作，確保統計工作高質量地完成。

3.3 交通科技信息共享平臺維護

交通科技信息資源共享平臺是一個開放式的網絡科技平臺，分為政府科技管理、信息資源、信息服務、行業風采、共享平臺建設等欄目。此平臺可以為從事交通行業的科研人員及社會公眾提供業務辦理、科技信息檢索、成果交流、學術交流、科研協作、科研會議發布、咨詢等各類交通行業的科技服務工作。同時也為交通領域相關單位提供一個展示和交流的平臺。各地方應加強此系統的使用、管理和維護。

（1）湖北交通科技信息資源數據庫的維護。整合現有的湖北交通科技項目、科技成果、科技基礎條件（主要包括科技機構、實驗室、儀器設備、實驗設施、實驗系統等）、科技文獻、科技人力資源等資源，維護湖北交通科技信息資源數據庫。

（2）維護科技管理與科技信息服務兩個系統。以“省交通運輸廳科技項目管理系統”信息內容為基礎，開展科技項目、科技成果管理、科技基礎條件、科技人力資源信息綜合管理維護，實現科技業務的信息化管理；同時，基于整合的資源，開發科技信息服務系統，面向廳直單位、交通領域其他科研單位和社會公眾，提供科技資源查詢、技術成果推廣、儀器設備共享等一系列綜合科技信息服務。

（3）配置交通部項目管理系統平臺數據交換接口。依托現有的交通行業數據交換平臺，在湖北子平臺前端配置前置數據庫與數據交換中間件，維護與部級總平臺、省交通運輸廳項目管理系統的數據交換接口，實現平臺與平臺或平臺與系統間的數據交換，實現與部級平臺的資源共享。

（4）維護平臺系統，接入省交通運輸廳門戶網站。集成整合的各類交通科技信息資源，集成兩大應用系統，維護子平臺門戶網站，全面展示資源，提供科技管理、科技業務辦理、科技信息查詢、成果推廣等服務的統一入口。平臺系統接入省交通運輸廳門戶網站，成為科技子站。

4 信息安全建設

重視交通科技項目檔案信息安全建設。一是管理上重視，制定嚴格的檔案信息安全管理制度，既包含對檔案公開的管理規定，對于公開的檔案進行嚴格審查，嚴防涉密檔案公開；包括對人員管理規定，對所有檔案管理人員進行涉密規范和要求。二是技術上重視，重視利用新技術對檔案管理系統的進行管理和安全維護，保障數據庫和相關資料的安全性、準確性和完整有效性，在信息公布和利用階段采用安全防護技術，來保障安全使用。三是意識上重視，無論是在開發建設階段，還是在檔案信息資源利用階段都要增強安全意識，防止任何失密、泄密事件發生。確保檔案信息系統的安全運轉，確保項目信息合法有效地利用。

5 保障措施

（1）加強組織領導。交通科技項目檔案信息化建設能夠順利實施，需要各交通部門領導高度重視，由部門一把手牽頭成立交通科技項目檔案信息化建設領導小組，負責統籌、規劃、指導、監督，有一個統一的信息化工作體制。領導小組下設“項目建設辦公室”，負責具體的建設與實施工作。

（2）加大投入力度。交通科技項目檔案信息化建設是一項大投入、見效慢的工作，要加大檔案信息化建設資金的投入力度。檔案部門要爭取領導重視和支持，將其列入交通橫向項目信息化工程。同時，廣開籌資渠道，堅持爭取財政支持與積極自籌相結合方法解決資金投入問題。

（3）加強管理規范化建設。制定交通科技項目檔案信息化建設、運行、管理和維護階段的規范化管理和操作的具體制度和辦法，使參與建設、開發、管理人員，有章可循。使交通科技項目檔案信息化建設在實施全過程中，朝著規范化、標準化和制度化的方向發展[4]。

（4）提高隊伍素質。交通科技項目檔案信息化建設的工作人員，需要提高專業素養，要求有計算機相關知識、信息運用能力、檔案業務知識等相關技術知識和管理知識，又要對交通領域的專業知識有一定的了解，所以應加強交通科技檔案管理人員的培訓和學習。

[1]胡桂周.醫院科研檔案管理存在的問題與建議[J].中國病案，2013（1）：17-19.

[2]郭秀萍.加強農業科研檔案數字化管理的策略探討[J].農業科技管理，2012（5）：49-52.

[3]楊柳堤，薛麗娟.科研管理中的科研檔案信息化建設科研管理[J].技術與創新管理，2007（4）：55-56.

[4]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設[J].現代情報，2007（6）：63-64.

Research on information management of transportation science and technology project archives

Zhou Zucai
（Hubei Communications Technical College, Wuhan 430079, China）

Traffc science and technology project archives informatization construction is an important foundation for the construction of traffc science and technology innovation system, through the archives information processing, to provide high-quality, highly active science and technology information service. This paper analyzed the status and characteristics of the management and maintenance of traffc science and technology project fles, expounding the signifcance of informatization of scientifc research fles, and put forward some countermeasures and measures of information management of traffc science and technology projects fles.

traffc; science and technology project; fles; informatization; management

湖北省交通運輸廳科技項目；項目名稱：湖北交通科技項目查新檢索系統應用研究；項目編號：2013-731-4-2。

周祖才（1980— ），男，湖北武漢，講師，副院長；研究方向：智能交通，軟件工程、高職教育。