探究如何建立數(shù)字化檔案管理體系

宋偉 南京市六合區(qū)人才服務(wù)中心

探究如何建立數(shù)字化檔案管理體系

宋偉 南京市六合區(qū)人才服務(wù)中心

目前的檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中廣泛的使用了互聯(lián)網(wǎng)和多媒體技術(shù)，逐步產(chǎn)生了當(dāng)代資訊管理的技術(shù)及理論相互融合的現(xiàn)代化的管理檔案系統(tǒng)，即所謂的檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化。這一體系立足于現(xiàn)代信息技術(shù)之上，其重點(diǎn)針對的就是檔案信息，憑借高速、方便、先進(jìn)的開發(fā)技術(shù)力量，針對多標(biāo)準(zhǔn)、多層次的用戶開發(fā)出安全、有效、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資訊管理體系。如下就如何建立數(shù)字化檔案管理體系進(jìn)行探究。

數(shù)字化 檔案管理 體系

綜合性的檔案資訊管理，以及互聯(lián)網(wǎng)資訊共享這兩方面內(nèi)容構(gòu)成了數(shù)字形式的檔案管理系統(tǒng)。綜合性的檔案資訊管理體系包括了數(shù)據(jù)庫管理、檔案信息管理、數(shù)字化處理和信息服務(wù)等子管理體系；互聯(lián)網(wǎng)資訊共享體系則包括了Web網(wǎng)頁管理系統(tǒng)以及資訊信息發(fā)布系統(tǒng)這兩個子系統(tǒng)。

1 檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的原因

原因之一，是為了適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的信息化發(fā)展方向的需要。在檔案管理工作中采用了數(shù)字化方式之后，能夠允許所有使用人員自由選擇時(shí)間和地點(diǎn)來訪問檔案管理程序，翻閱感興趣的檔案資料，從而擺脫了過去空間及時(shí)間上的限制，能夠有效增強(qiáng)管理檔案的效率，促使管理檔案的工作環(huán)境快速步入一個全新狀態(tài)，使得檔案管理的工作內(nèi)容變得更加簡單、高效，資料信息歸檔及時(shí)、整理檔案快速、便捷。

原因之二，想要改善檔案管理工作、共享資源就需要進(jìn)行檔案管理的數(shù)字化改造。檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化之后能夠大幅提升管理檔案的工作效率，能夠更好的共享檔案信息資源。所以，各機(jī)構(gòu)構(gòu)建起自動化的辦公體系，開展檔案資訊管理系統(tǒng)數(shù)字化的工作成為重點(diǎn)工作內(nèi)容。

原因之三，當(dāng)前檔案管理部門要求強(qiáng)化檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。國內(nèi)大量的管理檔案的機(jī)構(gòu)都組建了網(wǎng)絡(luò)，并把所建的網(wǎng)絡(luò)同相關(guān)的其他部門網(wǎng)絡(luò)以及互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行了對接，使得檔案管理系統(tǒng)有了極其廣闊的發(fā)展和使用空間。例如：南京市通過專用網(wǎng)絡(luò)使得各區(qū)縣人才檔案管理系統(tǒng)和市里系統(tǒng)無縫對接，信息資源實(shí)時(shí)共享，用戶可以網(wǎng)上申請異地調(diào)檔、異地閱檔，極大地方便了管理者和用戶。

2 目前數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)存在的問題

中國的數(shù)字化管理檔案系統(tǒng)因?yàn)榘l(fā)展時(shí)間短，現(xiàn)在還屬于初級水平，還廣泛的具有下列問題：第一方面，有效的領(lǐng)導(dǎo)不足。今天的科技水平快速進(jìn)步，但在有效管理數(shù)字化的手段上依舊擺脫不了初級階段的水平限制，眾多的知識技術(shù)還需要嘗試摸索，不能有效的、系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)數(shù)字化管理檔案系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展，在檔案管理上缺乏規(guī)范化、科學(xué)化、數(shù)字化的工作體系。第二方面，保障性不足。其一是實(shí)行管理檔案工作的數(shù)字化，必需有懂得數(shù)字化管理的人才參與其中，但是目前這方面的人才嚴(yán)重缺乏，專業(yè)人才的數(shù)量少、知識結(jié)構(gòu)缺乏合理性的問題非常明顯，尤其是專業(yè)素質(zhì)高、專業(yè)技能高、掌握知識廣泛、具有創(chuàng)新意識的綜合能力強(qiáng)的人才非常缺乏，同時(shí)吸納及培養(yǎng)專業(yè)的數(shù)字化管理人才的水平也嚴(yán)重不足。這些問題都嚴(yán)重的影響了數(shù)字化管理檔案系統(tǒng)的科學(xué)性和有效性。其二，軟件和硬件建設(shè)條件不充分。檔案存放處缺乏先進(jìn)的軟硬件設(shè)施，常常無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求以及檔案管理發(fā)展的需求，使用的軟件不夠健全、功能簡單，無法滿足管理檔案系統(tǒng)的數(shù)字化發(fā)展要求。第三方面，網(wǎng)絡(luò)依舊具有很高的風(fēng)險(xiǎn)。科技在進(jìn)步，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)上各種病毒等風(fēng)險(xiǎn)也在加劇，各種網(wǎng)絡(luò)安全問題層出不窮，嚴(yán)重地威脅到用戶的安全，許多用戶受到過病毒攻擊，導(dǎo)致嚴(yán)重的損失。所以，建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)必須加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)安全問題的管理。

3 提高管理檔案系統(tǒng)的數(shù)字化建設(shè)的措施

3.1 構(gòu)建起科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)管理形式

領(lǐng)導(dǎo)必須對自身所承擔(dān)的責(zé)任明確，有效地領(lǐng)導(dǎo)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化建設(shè)工作，構(gòu)建起科學(xué)有效的管理檔案的規(guī)章制度，將檔案采取數(shù)字化綜合管理作為前提，構(gòu)建起管理檔案的數(shù)字化信息網(wǎng)，促使全部體系環(huán)環(huán)相扣、緊密聯(lián)系，使領(lǐng)導(dǎo)作用得到實(shí)質(zhì)性的加強(qiáng)。

3.2 構(gòu)建起管理檔案系統(tǒng)數(shù)字化建設(shè)的保障制度

這就要求加強(qiáng)參加檔案數(shù)字化管理人員的工作能力和專業(yè)素質(zhì)，要求適當(dāng)?shù)丶哟筚Y金投入，從而促使管理檔案的服務(wù)性作用得到很好地體現(xiàn)和發(fā)揮。要做好管理檔案人員專業(yè)知識的培訓(xùn)，使管理檔案的力量得到充實(shí)。在組織培訓(xùn)時(shí)，人員不同需求也會有差異，素質(zhì)層次也不同，培訓(xùn)要有針對性，要組建起專業(yè)的培訓(xùn)部門。不定期進(jìn)行有關(guān)管理檔案系統(tǒng)數(shù)字化的講座，對相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使他們學(xué)習(xí)到真正實(shí)用的檔案管理數(shù)字化知識。

3.3 在互聯(lián)網(wǎng)安全性方面要強(qiáng)化管理

有關(guān)網(wǎng)絡(luò)的安全問題主要包括資料保存及傳送的安全問題、提高操作系統(tǒng)的安全性及可靠性、病毒處理、阻止惡意攻擊、電腦故障時(shí)的數(shù)據(jù)恢復(fù)及備份等。在防治病毒方面上，需要根據(jù)檔案機(jī)構(gòu)的實(shí)際狀況，在網(wǎng)站上、文件服務(wù)器、工作站等方面安裝防火墻及殺毒程序，實(shí)施多道攔截層層防御。

3.4 政府的檔案管理部門可以合理引入第三方軟件服務(wù)機(jī)構(gòu)

根據(jù)部門實(shí)際情況開發(fā)更合理更符合區(qū)域?qū)嶋H情況的檔案管理系統(tǒng)，用專業(yè)化的技術(shù)和服務(wù)讓工作更高效、便捷。

4 結(jié)束語

隨著科技水平的發(fā)展和進(jìn)步，管理檔案的工作方式從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變成電腦網(wǎng)絡(luò)化管理，從人為經(jīng)驗(yàn)管理方式轉(zhuǎn)化成了程序自動的科學(xué)化管理方式，數(shù)字化檔案管理體系的建立能夠更好地滿足現(xiàn)代檔案管理工作的實(shí)際需求。

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[2]吳國君;淺談電子文件的管理[J];中小企業(yè)管理與科技(下旬刊);2015年01期

[3]田曉海;淺談檔案信息化及檔案信息化建設(shè)[J];現(xiàn)代農(nóng)業(yè);2014年02期