計算機技術在辦公自動化中的應用探析

張步峰 忻州市第一職業中學校

計算機技術在辦公自動化中的應用探析

張步峰 忻州市第一職業中學校

伴隨著時代與社會的不斷發展，行政事務日益增多，辦公機構的信息處理量逐漸增大。傳統信息處理模式已經難以適應社會發展的要求，現在競爭激烈以及瞬息萬變的時代對于企業以及辦公機構都提出了全新要求，辦公自動化逐漸成為了社會發展的趨勢所在。計算機技術也成為了辦公自動化的重要核心與基礎。本文從辦公自動化的定義以及構成要素出發，系統闡述了辦公自動化中計算機技術的作用，并從信息發布平臺構建、加強文檔管理、優化工作流程以及深化資源設備等方面研究了計算機技術在辦公自動化中的應用。

計算機技術 辦公自動化 應用

辦公自動化是信息革命進程的必然結果，同時也是維系信息技術的保證。伴隨著計算機技術的快速發展，各類軟件以及應用技術不斷進步，為了能夠在市場競爭中脫穎而出，滿足當前科技的發展要求，計算機技術被用于辦公自動化體系當中。企業自動化能夠實現信息、人與機三者有效統一，提升了企業的工作效率以及管理水平，推動了企業更快更穩定的發展。

1 辦公自動化概述

1.1 辦公自動化界定

辦公自動化是利用計算機技術開展相關工作的信息處理系統，其產生的根本原因在于當前信息技術的迅猛發展，帶動了各類企業軟件的產生，從而為企業構造出了一個信息化平臺，為企業最大限度的提供了辦公自動化的平臺，使得辦公人員可以采用計算機技術完成日常的工作，其中就包括了信息更新、儲備、傳輸以及維護等方面。從根本上看，辦公自動化是信息處理以及收集的過程，這類技術能夠顯著提升企業的工作效率。

1.2 辦公自動化要素

信息處理是辦公活動的主要業務，其就是一個信息接收、變換以及處理的過程，它涵蓋了工作人員、技術工具、組織架構、辦公制度、企業環境以及信息等要素。

第一，辦公是一項重要的人群管理活動，主要是由人參與執行的，人是核心要素。在工作的過程中，每個人分工不同，包括了專業人員、管理人員、決策人員以及輔助人員，可是他們并非完全了解辦公設備以及自動化辦公系統當中的每項功能。

第二，組織架構主要體現在辦公的層次等級，表現在計算機系統管理組織當中，將計算機技術融入其中，可是保證組織架構更加靈活。

第三，制度可以看做是一種辦公知識以及辦公經驗固化，是所有部門都需要共同遵守的準則，辦公自動化系統采用計算機技術當中的約束機制能夠確保辦公制度的合理實施。

第四，將計算機和通訊技術有效結合，辦公自動化系統可以將彼此相互獨立同時又相互關聯的辦公系統與設備有效聯系在一起，從而產生獨立統一的系統，共享信息資源，提升工作效率。

第五，信息對辦公自動化起到了保障作用。辦公自動化重要職能是利用計算機處理企業事務和數字信息，幫助企業做出正確的決策。

第六，企業環境很大程度上受到了計算機技術以及通訊技術的影響，伴隨著信息技術的高速發展，人們之間的距離被拉近，現代化通訊技術也為企業員工提供了更多的自由，使得他們能夠充分發揮自身的能力。

2 辦公自動化中計算機技術的作用

2.1 可用性

在計算機主接口產生問題的時候，備份接口會工作，確保了網絡能夠有序的運行。在網絡數據產生太大的接收量時，備份接口還能幫助主接口接收以及發送數據，實現其均衡性。

2.2 隱蔽性

在通訊連接的時候，能夠使用計算機當中的NAT技術隱藏內網網址，在數據上使用公網網址來查看網絡，換言之企業用戶能夠訪問外網，可是外網的網絡不能通過企業的內部網絡來查看內部資源與信息。

2.3 數據加密性

防止網絡當中的信息泄露，需要在傳輸文件的過程中，對文件加密，能夠使用隧道技術分離傳輸的數據，在內網數據整合區域內構建企業專網，加密文件的同時還需要對文件協議以及加密，只有另一端的用戶才有權利訪問該文件，從而保護了傳輸材料的安全性以及保密性。

2.4 身份鑒定

身份鑒定是針對所有用戶而采取的驗證程序，計算機身份鑒定指的是訪問計算機與端口計算機兩種形式的身份鑒別。訪問計算機的用戶需要通過HTTP與SSH連接，利用用戶與密碼的形式來鑒別與連接，而且需要確保密碼是通過私密文件的形式保存在經過TACACS認證以后的服務器上，換言之，在計算機辦公自動化當中使用計算機技術能夠最大限度的確保企業數據以及辦公信息的安全性。

3 辦公自動化中計算機技術的應用現狀

3.1 信息發布平臺的構建

企業開展辦公自動化工作的時候，可以使用計算機技術建設專門用于交流網絡信息的平臺，發布企業相關的綜合信息，使得信息流通更加的快速和準確，同時工作人員你需要給予積極的配合，及時的采集以及處理相關的企業信息。例如，在企業內部網站中開發內部員工論壇，發布員工工作內容與工作狀況，彼此之間加強溝通與交流，吸取工作經驗，并且要求員工提出企業發展的建議，提升員工工作效率，有助于企業有序運營。企業還能夠開發對外溝通交流平臺，使得客戶能夠掌握企業的資料。此外，企業還能夠使用計算機技術建設企業員工基本信息憑條，將企業員工的基本信息以及通訊錄都發布到內部網站上，提升辦公自動化水平。構建信息發布平臺，可以及時的查閱內部以及外部信息反饋，提升企業信息流通的速度，提升企業在市場競爭當中的優勢。

3.2 加強文檔管理

在文檔管理工作開展的過程中，企業能夠使用計算機網絡完成文檔批復工作，具體操作需要由專門的工作人員按照實際的要求來完成。保存文檔修改的時間、操作人、過程，便于日后查看。在完成文檔操作以后，管理文檔，管理人員可以分成承辦方與擬辦方，能夠按照文件重要性來劃分，然后制定出相應的查閱權限，避免員工修改文檔信息。在管理文檔的時候使用計算機技術，可以便于文檔的檢查，確保信息共享。此外，在文檔管理過程中使用計算機軟件，不僅能夠快速的編輯以及更改文檔，同時還能夠為文檔提供必要的信息，確保了文檔專業化程度。計算機技術能夠將傳統的紙質文檔制作成電子文檔，具備了保密以及不易丟失的特征，通過構建更加專業的文檔管理數據庫，能夠強化自動化文檔的管理水平，進而有效提升工作效率。

3.3 優化工作流程

在企業自動化辦公的時候，能夠協調崗位以及部門之間工作的內容，推動企業人才使用率，部門之間工作內容具備一定的操作特征，需要嚴格依據工作流程來工作，對企業工作流程進行監控，確保了工作真實有效。例如，擬定、審批、請示和發放企業的運營公告，工作內容固定，為了有效降低工作人員在操作過程中所產生的失誤，能夠使用計算機制定出自動化流程，對資源進行合理配置，并且上報給領導并且得到同意以后，直接可以將員工賬號發布到網上，使得其他的員工可以查閱相關公告，從而掌握企業信息的實時動態變化。還能夠使用計算機技術完成對工作的自動化管理，比如在網絡平臺上設置工作內容管理、會議管理、公共物品管理以及用餐管理等機制，不僅能夠提升員工對于工作的認知，還能夠提升員工工作的效率。

3.4 深化資源設備

企業辦公自動化的任務在于收集、傳送企業的信息。開展辦公自動化需要輔以計算機技術。所以，計算機設備也就成為了工作開展的關鍵所在。辦公自動化使用的軟件分為專用軟件以及通用軟件兩種類型，專用軟件涵蓋了支持性軟件、計算機系統軟件以及財務管理軟件等；通用軟件則涵蓋了EXCEL、WORD、PS以及PPT等文字與圖像處理軟件，具體操作的過程需要有計算機技術的配合，計算機技術使得辦公自動化更加的便捷，使用效果顯著。

4 結束語

現代社會當中，企業所接受的信息量不斷增大，科學技術快速發展和業務的日趨繁瑣，使得辦公更加的復雜。這幾年以來，辦公單位通常需要處理很多信息，為了能夠滿足日常辦公要求，將計算機技術作為主要支撐的企業辦公自動化開始興起，計算機技術當中的數據處理技術、文字處理技術和多媒體技術都得到了廣泛使用，顯著提升了辦公效率。當前，計算機技術日趨成熟以及科技快速發展的背景下，計算機技術將會有著更加寬廣的發展空間。

[1]賈廷燕. 計算機技術在辦公自動化中的應用淺析[J]. 數字技術與應用, 2016(11):230-230.