淺議如何做好實物檔案的收集與管理

夏曉寧

摘 要：在檔案管理工作中，除了紙質檔案之外，實物檔案也是一項非常重要的內容，其對于歷史信息的記錄作用也是非常明顯的，對于實物檔案來說，我國的相關部門也已經提高了重視程度，尤其是對其收集工作和整理工作。但是目前來看，我國的實物檔案管理工作中仍然暴露出了很多問題，這些都給我國的實際檔案工作的開展造成了影響。本文首先探討了當前我國實物檔案管理工作的現狀，之后結合實際情況，提出了一些可行的對策，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。

關鍵詞：實物檔案；收集；管理

人們在生活和生產中經常會形成各種具有實際證明價值的物品，其中有很多實物都有非常重要的保存價值，對于國家的發展歷程而言，都是非常好的鑒證，并且具有很大的保存價值。但是當前我國社會發展速度不斷加快，在這種情況下，信息越來越多，值得記錄的內容也越來越多。如何選擇最為值得收藏保管的實物檔案就成為了一個擺在檔案工作者面前的重要課題。很多實物檔案具有非常寶貴的價值，對于個人或集體的信息獨有很重要的記錄作用。實物檔案往往具有較強的珍貴性和知識性，研究價值很大，所以實物檔案的收集工作和管理工作都是非常重要的內容。

1 檔案管理工作中存在的問題

在當前階段的檔案管理工作中，很多相關的檔案管理部門對于實物檔案管理工作都已經提出了一些具體的方法和要求，但是在貫徹執行的過程中效果往往難以達到應有的這效果。主要原因還是在實物檔案收集過程中暴露出了很多問題。首先是實物檔案收集工作進行得不夠仔細，存在著非常嚴重的檔案流失問題，同時在檔案收集之后，其管理工作中也存在著很多不足，沒有按照相關的工作要求來開展。在這種情況下，收集工作存在嚴重的不足，管理工作又有很多疏漏，這種情況下，實物檔案的價值就會大大折扣，失去了檔案管理工作的意義。

（一）歸檔意識問題

其實實物檔案一直以來都是我國檔案管理工作中的一個薄弱環節，無論是其收集效率還是收集的范圍都存在著明顯的不足，其實這個問題是有多方面原因的，首先很多人對于實物檔案并不了解，歸檔意識相當薄弱，這也就造成了很多有價值的檔案歸檔不及時的問題，同時已經歸檔的檔案經常由于保存不當而受到損壞，這無論是對于檔案的收集工作還是管理工作都造成了非常嚴重的阻礙。并且在檔案管理人員中，實物檔案相關管理規定制定并不完善，也給檔案管理工作帶來了一定的苦難，信息渠道較為不通暢，直接造成了實物檔案歸檔的延時性，而且還造成了實物檔案收集范圍的不齊全，完整性難以得到有效地保障。

（二）實物檔案的價值體現不足

在很多時候，實物檔案的管理收集過程中，由于人們對于實物檔案的存在意義并不能得到很好的了解，最后就會導致實物檔案的管理利用效果不明顯，而且在進行實物檔案管理工作的過程中，對于實物檔案進行管理的部門較為集中，造成了很多部門以及員工甚至不了解實物檔案部門的存在，最后交會導致實物檔案的利用率相較于其他的檔案較低，不能充分的發揮出其存在的應用價值。

（三）實物檔案的保管條件不能滿足需求

在實物檔案的保管過程中，由于對于庫房容量需求較大，所以就導致其在管理的過程中，由于企業占地的問題，保存中出現庫房容量嚴重不符合需求的問題。而且實物的體積、大小以及尺寸形狀等各不相同，在保管上也帶來了一定難度，如果堆放的話，不可避免的會造成一定程度的碰撞與損壞。

2 做好實物檔案收集與管理工作的有效對策

（一）明確實物檔案的收集范圍

實物檔案的收集一定要注意檔案的質量和數量。在對這些實物檔案進行收集的時候，我們一定要準確的鑒別這些實物檔案的各自價值和保存意義，要突出其中具有代表性的實物檔案，使收藏的檔案能夠準確有效的反映單位的發展過程以及取得的成就和榮譽。

（二）

我們必須要健全相關的檔案管理工作制度，檔案管理工作人員要具有非常強烈的榮譽感和責任感，要及時對實物檔案進行收集和保管工作，對于不愿意配合工作的部門要耐心講解實物檔案的管理規定以及重要意義，對于一些拒不配合的要對主管領導進行約談和勸誡。從而保證實物檔案的有效管理和及時收集，防止檔案管理中的損壞和遺失。

（三）提高檔案工作者業務素質

在檔案的管理工作中，檔案管理工作人員是活動的主體，是進行檔案管理和確保檔案管理有效進行的主體，所以，檔案管理工作人員的素質直接決定了檔案管理工作的質量。作為一名合格的檔案管理工作者，我們必須要具有過硬的業務水平以及強烈的責任心，同時還要不斷的學習和檔案相關的歷史文化知識.

（四）設立專門的實物檔案室

在進行檔案管理工作的時候，我們必須要具有與檔案管理相配配的檔案管理條件，要對于一些形態各異和大小不同的檔案建立與之相適應的檔案保管裝置，有條件的可以建立專門的展覽室和展廳，對于一些榮譽類的實物檔案進行充分的宣傳。使全體員工在了解單位光榮歷史的同時形成強烈的責任感和榮譽感，增強凝聚力。

（五）明確檔案信息開發利用

隨著實物檔案建設的速度加快，舉辦檔案展覽成為很多檔案部門的手段，在對實物檔案的展覽過程中，不僅可以增強實物檔案的重要作用，而且可以有效發揮實物檔案區別于紙質檔案的不同職能，并且能夠滿足參觀者的需求，可以使得實物檔案的檔案信息進行充分的利用。

3 結語

結合上文所談，在進行實物檔案的收集工作的過程中，首先應該嚴格把控實物檔案的質量，提高檔案信息的質量，這樣才能在最大程度上提高檔案管理工作的價值。如果沒有有效控制檔案收集工作的質量，那么就難免會占據有限的檔案存儲空間，不利于檔案管理工作有效性的提高。在收集工作結束之后，就要對其進行妥善保管，并且提高利用率。作為檔案管理工作人員來說，應該在工作中注重經驗的總結， 不斷提高自己的工作水平。當前信息化技術發展非常迅速，但實物檔案仍然有其存在的價值，但我們應該創新工作理念，不斷提高工作質量和工作效率。

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