機關機要文件檔案的細節化管理

高金娥

摘 要：在機關單位工作過程中形成的歷史記錄，即為機關檔案，它具有重要的保存價值，并對領導決策、職能履行與正確貫徹執行國家方針政策、強化內部管理具有決定性的意義。所以，實現機關檔案管理工作的規范化非常關鍵。鑒于目前我國部分機關檔案管理工作仍舊欠缺規范化，管理水平難以滿足實際需要，還影響到機關單位的正常運轉，因此需要對加強機關檔案規范化管理進行深入思考。

關鍵詞：機關；機要文件檔案；細節化管理

機關檔案是機關工作過程中形成的歷史記錄，具有重要的保存價值，并且對機關領導決策、履行職能、正確貫徹執行黨的方針政策、加強機關內部管理具有十分重要的意義。因此，做好機關檔案工作規范化管理十分必要。但是，當前我國許多機關檔案管理工作仍不夠規范，管理水平尚未滿足要求，影響到了機關的正常運作。鑒于此，文章提出了機關檔案工作規范化管理的思考。

1 機關機要文件檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理的意識不強

當前在各個機關單位中，有些機關對檔案管理工作比較重視，而有些機關認為檔案管理工作無關緊要，對檔案管理工作不夠重視，管理意識相對淡薄。在很多機關單位，盡管在年度工作計劃中明確提出檔案管理工作的重要性，并將該項工作列入工作計劃，但是在執行過程中大多是敷衍了事，管理意識不強，導致檔案管理工作質量有待提高。

1.2 基礎建設水平不高1

機關機要檔案管理工作中一項非常重要的內容就是對相關資料進行保存，當前很多檔案資料都是紙質的，這些紙質的資料需要有合適的保存環境。由于數量較多，整理和管理都相對復雜，很多機關單位將這些資料整理完以后就不再管理，而且安全措施做得不到位。受到溫度和濕度的影響，很多紙質材料受到損壞，加上最初的整理工作做得不夠規范，為之后的工作造成很大不便。隨著計算機網絡技術的廣泛應用，各單位開始將資料輸入到電腦中進行保存，但是，還有一些機關單位的硬件和軟件設施水平較低，依然采用傳統的檔案管理方式，導致工作質量和效率較低，而且檔案資料保存不夠完整。

1.3 機關機要檔案管理工作信息化水平不高

現如今的檔案管理工作在朝著信息化方向發展，檔案的信息化管理可以極大提高檔案管理的工作效率，而且可以使檔案保存得更加完好。但由于部分機關單位思想陳舊，跟不上時代發展的步伐，內部檔案管理工作的信息化水平仍然很低，沒有充分利用好信息技術給檔案管理工作帶來的便利條件，非常不利于檔案管理工作的健康發展。

1.4 機關機要檔案歸檔立卷制度建設方面存在的問題

一是機關工作人員未能全體參與檔案工作，不利于全員檔案工作意識的建立。建立部門歸檔（立卷）制度，需要建立由各處室兼職檔案員組成的檔案管理網絡，并且各處室負責人要為檔案的收集、整理、移交工作負總責。二是不利于理順機關機要檔案工作職能，明確各部門的職責和任務。部分單位未實施部門歸檔（立卷）制度，檔案工作經常出現職責不清，相互推諉的情況，造成檔案遺失，收集不全。三是專職檔案員工作量過大，年末歸檔工作難以完成，不得已聘請社會檔案整理公司或者臨時檔案整理人員突擊完成整理任務。

2 機關機要文件檔案的細節化管理策略

2.1 搞好檔案的開發利用

機關機要檔案管理工作的最終目的就是要服務單位發展建設、服務群眾生產生活，充分體現挖掘機關機要檔案的價值。在機關機要檔案管理工作上要不斷前行，積極探索，讓機關機要檔案管理工作更加規范、更加科學，開發利用更加充分。加強機關機要檔案的開發利用，既是扭轉過去工作被動局面的出發點，也是進一步發展機關事業，增強機關機要檔案服務功能的歸宿點。而加強機關機要檔案信息化建設，極大地方便了機關機要檔案的查找利用，為領導和各業務工作及時準確地查找材料，提供了有效的參考依據，使機關規劃、編制、建設等活動更有預見性和可行性，從而充分發揮機關機要檔案管理工作的服務功能。為此，必須轉變觀念，樹立服務意識，加強館（室）藏建設，創造開發機關機要檔案信息資源的物質條件，拓寬服務領域，增強開發機關機要檔案信息資源的能力，從而充分發揮機關機要檔案信息資源的作用。

2.2 提高檔案管理人員的素質

機關機要檔案管理人員素質的高低能夠直接影響到機關機要檔案管理工作的成果。首先從管理人員隊伍的年齡結構調整入手，積極接納有學歷有素質的年輕力量，注入活力。其二要積極展開培訓工作，培養更多政治素質高，職業道德好，專業技能強，掌握現代化管理經驗，業務水平和檔案信息化管理能力過硬的優秀的檔案管理人才。機關機要檔案管理人員肩負著重要的歷史使命，我們要不斷加強自身業務學習，提高自身管理能力和創新意識，管好、用好檔案，為機關的發展做出積極的貢獻。

2.3 引進和利用現代化技術，更新檔案管理規范化模式

檔案管理人員應當利用先進設施與專業技術，對檔案進行電腦目錄輸入、檢索、統計檔案年報的編制、掃描圖紙及重大建設項目的檔案登記任務。為實現機關單位文檔的一體化管理，需要設計一系列適用于本單位實際工作情況的軟件，來確保文檔一體化有效實施。在電子檔案管理方面，對需要永久保存的電子檔案，例如建筑圖紙、重要的文獻材料和資源以及具有法律效力的文件憑證等，都應使用不可擦除型光盤；電子公文存儲歸檔的光盤應該貼有標簽提示。這些都是檔案規范化管理任務中不可或缺的工作，只要奠定好規范化管理的基礎，就可引領檔案管理工作向高效有序的方向發展。

2.4 在機關機要檔案工作中積極推行部門歸檔（立卷）制度。

實施部門歸檔（立卷）制度，首先必須建立相應的管理制度，落實制度才能行之有效。機關單位應該建立主要領導或分管領導負責制、各處室負責人對各自處室檔案負總責，各兼職檔案員負責檔案收集整理和移交等具體工作的一系列配套制度。其次，要加強檔案知識學習和加大檔案業務培訓力度。機關必須加強檔案業務學習和培訓，對檔案人員進行再教育，更新其知識結構，促使他們適應新形勢，跟上機關機要檔案工作的發展趨勢，全面提高綜合素質，適應機關機要檔案工作發展速度。最后，評比表彰，積極推動。建立良好的檔案工作激勵機制，有利于進一步穩定專、兼職檔案員隊伍，穩定檔案收集和整理群體，提高檔案收集和整理效率，提升檔案齊全率和檔案整理規范率。

2.5 提高基礎設施水平，加強機關機要檔案的現代化管理

隨著科技的不斷發展進步，信息化技術逐漸滲入到各個領域。因此，今后在機關機要檔案管理工作中應當注重基礎設施建設，加大對計算機軟硬件的投入，使用現代化管理手段進行檔案管理工作。通過該用電子文檔對檔案管理工作進行整理和存檔，不僅有利于機關機要檔案資料的完整，而且更加有條理性，使檔案管理工作更加規范化和現代化，為日后的資料查閱等工作帶來巨大便利。

3 結束語

總之，機關機要檔案工作是新時期檔案事業發展的一項戰略任務，隨著我國經濟的發展，檔案管理工作也必將面臨更大的挑戰，相信通過各級政府、檔案行政管理部門、各部門領導、檔案工作人員以及全社會的共同努力，機關機要檔案管理工作的科學化、規范化、制度化的目標一定會早日實現。

參考文獻

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