文書檔案管理中存在的問題及對策

文書檔案在各企業(yè)單位及事業(yè)單位中均起到了至關(guān)重要的作用，所以，保障文書檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)有序是企事業(yè)單位的首要任務(wù)，然而，很多企事業(yè)單位并沒有給予文書檔案管理工作足夠的重視，甚至將其忽略，以至于出現(xiàn)了很多管理問題。本文立足于鐵路局的文書檔案管理工作，試分析文書檔案管理中存在的問題，并給出相應(yīng)對策，旨在為后續(xù)工作的展開奠定良好有效的基礎(chǔ)。

一、文書檔案管理中存在的問題

“當(dāng)前社會發(fā)展形勢下，市場競爭日趨復(fù)雜，文書檔案管理工作也面臨著復(fù)雜的形勢。”如果不能及時地提高文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量，將嚴(yán)重影響到后續(xù)工作的良好展開。然而，要想保障文書檔案管理工作有效化，就必須對癥下藥、有的放矢，對管理工作中存在的問題有準(zhǔn)確、全面的把握。

（一）管理意識薄弱

相較其他國家，我國的文書檔案管理工作起步時間較晚，這就造成了很多企事業(yè)單位對其重要性認(rèn)識不足，重視程度不高，甚至，很多企事業(yè)單位會徹底忽視文書檔案管理工作。無論在人力還是物力、財力方面，都沒有足夠的投入與合理的分配，因此文書檔案管理工作的效果往往不盡如人意。

（二）工作人員專業(yè)素質(zhì)低

鐵路局的文書檔案往往與鐵路運輸工作有著密不可分的聯(lián)系，因此其數(shù)據(jù)資料內(nèi)容會直接影響到鐵路運輸?shù)馁|(zhì)量與安全，如果不能有效地進行，將給鐵路局乃至人民的生命財產(chǎn)安全帶來難以挽回的損失。然而，“很多單位都缺乏對專業(yè)檔案管理工作的培訓(xùn)，所以在管理方面也存在很多問題，檔案資料的分類、整理工作等不夠細(xì)化，管理工作不到位。”這其中包括部分鐵路局單位，鐵路局文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低下，不僅影響到工作效率，更會影響到工作質(zhì)量。

（三）文書檔案管理工作不銜接

“檔案管理工作是對資料的收集與分類歸納，是一份十分嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作。”而文書管理工作與之有著極大的差距，更注重對資料的編輯、校訂和整理，因此在進行文書檔案管理工作時，不能采用統(tǒng)一的管理思想，然而，目前我國很多企事業(yè)單位都沒有意識到文書檔案管理工作的差異，繼而沒有采取合理有效的管理手段，導(dǎo)致管理工作往往混亂不堪。

二、文書檔案管理中存在問題的應(yīng)對策略

（一）加強對文書檔案管理的重視力度

要想保障鐵路局的文書檔案管理工作效率高、質(zhì)量好，就必須轉(zhuǎn)變對文書檔案管理工作的認(rèn)識，“認(rèn)識的轉(zhuǎn)變是提高管理能力的思想基礎(chǔ)和保證”，所以鐵路局的領(lǐng)導(dǎo)者及文檔管理人員一定要先對管理工作的重要性有足夠的了解和重視，加大對管理工作的各項投入，實現(xiàn)文書檔案管理工作的規(guī)范化、高效化。尤其在現(xiàn)代化進程不斷加快的今天，鐵路局更要保障管理工作的高效，可以充分利用現(xiàn)代化設(shè)備及技術(shù)來提高文檔管理工作的處理效率。

（二）提高文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

“文書檔案作為反映單位各項活動的真實記錄，是評價單位管理水平的重要指標(biāo)”，尤其是鐵路局的文書檔案信息，更是與鐵路運輸工作的質(zhì)量與安全息息相關(guān)，所以，提高文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是必行之舉。文檔管理人員必須熟練掌握各項關(guān)于文檔管理的專業(yè)知識與操作技術(shù)，有著扎實的基本功底和業(yè)務(wù)能力，首先，在管理人員的篩選上鐵路局管理層必須做到嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，絕不能讓其他部門的人兼任，其次，鐵路局應(yīng)適當(dāng)給文檔管理人員提供培訓(xùn)交流的機會，使其能夠在工作實踐的基礎(chǔ)上不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，吸收借鑒先進的工作經(jīng)驗。最后，隨著信息時代的發(fā)展，鐵路局的現(xiàn)代化設(shè)備水平也在不斷提高，文檔管理人員不僅要熟悉專業(yè)知識，還要熟練掌握計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，只有這樣，才能為規(guī)范化、高效化的管理工作奠定基礎(chǔ)。

（三）加強文書檔案管理工作的銜接性

“檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中直接形成的、保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄。文書主要指法定機關(guān)與組織在公務(wù)活動中，按照特定的體式、經(jīng)過一定的處理程序形成和使用的書面材料。”兩者性質(zhì)的不同決定了在管理時有不同的工作側(cè)重點，因此必須先加強文書檔案間的管理銜接性，做好分配工作，采取相應(yīng)的處理方式，轉(zhuǎn)變工作思路與工作態(tài)度。只有這樣，才能確保文書檔案管理工作不會混亂無序、雜亂無章。

三、結(jié)語

隨著我國社會建設(shè)的不斷完善，我國的文書檔案管理工作將日漸受到企事業(yè)單位的關(guān)注，鐵路局作為促進我國經(jīng)濟水平提高的生力軍，將更需要加強對文書檔案管理工作的重視，只有這樣，才能保障檔案管理工作的有效化、規(guī)范化、科學(xué)化，從而最大程度地為鐵路運輸事業(yè)的發(fā)展作出貢獻。（作者單位為沈陽鐵路局吉林供電段）