基層林業單位檔案管理工作研究

[摘 要] 林業單位是承擔林業統計、林政執法、植樹造林、森林防火等公益性職能的事業機構，林業檔案是對林業發展與林業資料的真實客觀的記錄，是林業單位工程項目建設的重要組成部分。本文將對基層林業單位在檔案管理方面存在的主要問題進行詳細闡述，并探討提高檔案管理水平的有效策略，以供參考。

[關鍵詞] 基層林業單位；檔案管理；現狀；策略

[中圖分類號] G271；F326.2 [文獻標識碼] A [文章編號] 1674-7909（2017）27-27-2

林業單位檔案管理工作是指根據集中統一管理原則，對林業單位收集、整理與保管的林業資料進行立卷歸檔工作。需要歸檔的林業檔案資料包括林業科研計劃、林業重點項目規劃、林業單位管理制度條例、林業單位統計報表、林業單位出版的學術報告與書籍、森林保護檔案及施工設計圖等。

1 基層林業單位在檔案管理方面存在的問題

1.1 檔案管理意識薄弱

首先，基層林業單位的有關領導干部忽視了檔案管理的重要性，對于檔案管理工作對促進政治經濟、社會與科學文化等方面發展所具有的參考價值欠缺正確的認知，從而造成檔案管理工作缺乏系統的規劃與落實[1]。其次，檔案管理人員工作態度消極，責任心不強，不能及時到各科室與各部門收集需要歸檔的林業資料，致使檔案資料不全。有些工作人員對收集后的檔案資料不進行及時的歸檔整理，導致大量資料內容不全或丟失，降低了檔案資料的價值與利用率。

1.2 人力物力投入不足

首先，很多基層林業單位都沒有設立專門的存檔室、閱檔室及檔案室，室內也沒有備齊專用的“六防”設備，使得很多檔案資料出現蟲蛀、霉變、潮濕、字跡磨滅等情況，使得檔案使用性較差。還有些單位的林業檔案夾不統一，致使檔案混亂擺放等。其次，相關領導與干部不加強對管理人才的培訓與招聘。由于事業機關單位的檔案資料管理是一項機密性、政治性與專業性較強的工作，因此需要具備高政治素養與保密意識的專業人才來進行歸檔與保管工作[2]。實地調查顯示，很多基層林業單位所任用的檔案管理人員都是身兼數職，沒有時間與精力進行系統化、科學化的歸檔與管理工作，更多人員只是將需要歸檔的材料機械地放入檔案袋中，并不對檔案內容進行鑒別、歸檔、分類與裝訂工作。

1.3 檔案管理交接環節問題多

首先，檔案在交接時存在手續不嚴格的問題。根據檔案管理制度的相關規定，檔案交接是一項手續嚴密、認真詳實、責任重大的工作，檔案管理人員在職位調動或請假或離崗時，如果不嚴格按照交接手續進行辦理，將會出現機密檔案資料外泄、資料丟失等問題。很多管理人員在交接時既不檢查也不簽字，忽視了檔案交接工作的基本要求與檔案資料內容的重要價值。其次，檔案交接工作存在不及時的問題，比如很多人員的檔案已經調離了原來的存檔部門，但是仍舊有部分檔案資料留置在存檔部門中，致使責任不明、界限不清，檔案資料殘缺不全。

2 基層林業單位提升檔案管理水平的有效策略

2.1 提升基層林業單位的檔案管理意識

首先，基層林業單位的各級領導要提高對檔案管理的重視程度，充分意識到檔案資料對林業發展的重要作用與價值，推動檔案管理工作制度化建設。其次，給予足夠的經費支持，加強檔案管理的基礎設施建設，積極引進優秀檔案管理人才，從而提高檔案管理工作質量，促進檔案管理工作穩定開展[3]。

2.2 完善檔案管理制度，促進檔案管理標準化建設

基層林業單位要根據我國頒布的《檔案法》的相關規定，并與基層林業單位的發展狀況相結合，建立一套完善的有關檔案資料收集管理、歸檔要求、歸檔范圍、檔案銷毀、檔案利用、檔案交接和檔案管理等各項規章制度，促使檔案管理工作朝著規范化、制度化方向發展。同時，要建立明確的評估機制與監督機制，發揮制度之間的聯動效應，促進各部門的相互協作與聯系。

2.3 加大基礎設施建設力度，實現現代化的檔案管理

基層林業單位應給予基礎設施建設投入足夠的資金，改善檔案管理庫房與辦公條件，購置先進的掃描儀、計算機、數碼攝像機與打印機等硬件設備，購置檔案管理軟件，加強微機管理，引進光盤技術與多媒體技術[4]。多媒體技術能夠對文字、圖像、音頻與視頻進行處理，并實現交互使用；而光盤技術可以將文字、圖像、音頻與視頻等資料存貯在一起，能夠長期保存，以此來實現檔案管理現代化。通過應用信息技術手段，建立內容與目錄數據庫，從而實現無紙化辦公，提高檔案管理效率。與此同時，還應建立檔案資料信息共享平臺，為領導干部作出科學、正確的決策提供理論依據，促進區域林業經濟的發展。

2.4 提升檔案管理人員的專業素養與技能水平

因為檔案管理所特定的要求與內在規律，需要任用責任心強、政治覺悟高與作風正派的同志進行檔案管理。基層林業單位要匹配數量足夠的檔案管理人員，還要定期組織專職與兼職人員參與業務知識的學習與技能培訓，不斷強化檔案管理意識，補充檔案管理的新知識，提升檔案管理技能與計算機操作水平。或者邀請一批優秀的檔案管理人員實地進行指導與講解，建立學習資源信息共享平臺，培養員工主動學習與自我提升的意識[5]。與此同時，還要加強制度化領導，將員工的績效工資與檔案管理工作成果相掛鉤，約束員工行為，實現制度化與標準化管理，切實提高檔案管理人員的專業素養。此外，建立有效的監管機制，督促員工做好日常檔案管理的基礎工作，嚴格按照規章制度與流程對原始檔案進行分類、編目、登記、入庫的整理工作，熟悉掌握《歸檔文件整理規則》等相關制度，工作做到有章可循、有據可依，從而使林業檔案管理工作更加規范化、有效化。

3 結語

林業檔案是對林業科研項目與實踐活動的真實反映，是對林業發展歷史的客觀記錄，對推動林業發展與建設有著積極的影響作用。隨著科學技術的進步與林業工程的深入建設，對林業檔案能夠實現規范化與科學化管理，能夠提高檔案利用率，其已成為衡量一個地區林業工程項目建設與管理水平的標準之一。

參考文獻

[1]王峰.淺談基層林業單位檔案管理工作[J].檔案天地，2017（4）：60-61.

[2]王丹.基層林業單位檔案管理的現狀分析[J].農業開發與裝備，2016（12）：68.

[3]早克熱阿依·司馬義.基層林業單位檔案管理的實際操作[J].新疆林業，2016（2）：45-46.

[4]王煥芬.基層林業單位檔案管理的現狀分析[J].辦公室業務，2013（1）：72-73.

[5]董宇.林業單位檔案管理工作研究[J].中外企業家，2014（3）：144，146.