醫院檔案信息資源的開發與利用

朱昌花*，崔慎磊，葛榮峰

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醫院檔案信息資源的開發與利用

朱昌花1*，崔慎磊1，葛榮峰2

(1.山東省莒縣中醫院，山東日照，276500；2.山東省莒縣人民醫院，山東日照，276500)

檔案是記載醫院發展歷史的原始憑證，具有高度的原始性、真實性、權威性，對于醫院的發展有著極為重要的作用。文章從醫院檔案信息資源開發利用的重要性出發，闡述醫院檔案信息資源開發與利用的重要性，分析在開發利用中出現的問題，在此基礎上，探索醫院檔案信息資源開發利用的有效策略，從而更好地為醫院經營管理者進行經營決策提供參考依據，提高醫院社會效益和管理效益，確保醫院科學健康發展。

醫院；檔案；開發利用

引言

醫院檔案是醫院濃縮、凝固的發展歷史,是醫院發展的見證，作為醫院發展歷史的記錄，醫院檔案管理的終極目的就是開發與利用檔案信息資源，為醫院未來的發展提供科學的借鑒和參考。為此，各級各類醫院要順應新時期醫療衛生體制改革發展潮流，從醫院檔案開發利用出發，認真查找檔案開發利用中存在的問題，做好醫院檔案信息資源的開發和利用，為醫院進一步做大做強提供科學的決策依據，從而確保醫院科學健康發展。

1 檔案信息資源開發利用的意義

醫院檔案是醫院各個發展階段歷程的真實記錄，是醫院發展傳承的載體，能夠為醫院未來發展提供科學的參考依據。正因為此，醫院檔案管理的核心是檔案資源的開發和利用。可以說，加強檔案信息資源的開發與利用，是醫院檔案工作發展的必然趨勢。這也是醫院檔案管理工作是醫院管理工作必不可少的原因所在。醫院檔案主管部門將醫院每個環節產生的大量信息資源進行全面系統地收集、整理、編纂，摘取所需要的信息進行系統分析，為醫院管理層和決策者提供所需要的有效信息，從而適時調整開發方向和重點，超前研究預測利用需求，從而提高醫院的社會效益和管理效益。

2 制約檔案開發利用的因素

醫院檔案管理部門要充分認識檔案資源開發利用的重要性，厘清開發利用中存在的制約因素，并加以科學分析：

2.1 資源相對貧乏

長期以來，不少醫院重視醫療診斷與服務，看重經濟效益，而忽略包括檔案在內的資源管理與利用，在此思想指導下，醫院檔案管理制度缺失，致使醫院不少包括醫院基建檔案、醫療文書檔案、科研檔案、重大醫療活動文字記載以及部分設備檔案在內的資源沒有很好地納入檔案管理范疇，流失一大部分有保存利用價值的檔案資源，使得檔案館藏資源不夠豐富與齊全，造成檔案信息資源的開發和利用捉襟見肘。這也是不少醫院檔案資源無法滿足醫院檔案信息化進程的需求的原因所在。

2.2 開發利用意識不足

檔案管理工作與臨床不同，難以產生直接的經濟效益和社會效益，所以，不少醫院管理層對檔案的開發利用認識不到位，長期保有“重臨床、輕管理，重業務、輕檔案”的意識，認識不到檔案對醫院文化內涵建設的作用，看不到對醫院歷史發展的價值、貢獻和在醫院管理工作中的重要性、必要性，因此，只抓眼前醫療工作而忽視了對醫院長遠發展有利的檔案開發利用，形成醫院檔案管理部門工作難以開展的局面。

2.3 開發利用淺表化

檔案資源的開發利用不是對檔案的簡單加工，而是科學的分析、提煉、概括。現階段，不少醫院檔案部門編研材料內容單一，重文書、輕科技；重歷史、輕醫療文書；提供利用方式單調，致使不少檔案資源無人問津，資源閑置浪費，自然創造不出更多更好的效益。

2.4 設施不足，開發不夠

需要指出的是，不少醫院醫療檔案管理硬件設施投入不足，檔案管理的現代化只能是空中樓閣。管理層經費重點投入到醫療器械、大型設備方面，在醫療檔案管理投入少之又少。一些醫院檔案管理無法實現閱覽室、存放室、辦公室三室齊全，不符合檔案管理的標準。檔案庫房面積不足，不利于檔案的長久保存和方便使用。醫療檔案管理停留在手工操作原始狀態，計算機技術的使用局限于單項管理，還沒有真正實現互聯互通，信息資源不能共享，無法實現醫療檔案信息的交叉檢索和查閱；目前來看，檔案管理軟件在利于與開發上仍然滯后于于計算機硬件技術發展速度，在醫院檔案信息化的開發速度比較慢，隨著網絡時代的到來，單一的單機版計算機醫療檔案管理也存在，并沒有迎合信息時代的發展。

2.5 信息化素養不高

檔案管理人員的信息化素質直接影響到檔案的開發與利用。醫院檔案信息資源的開發與利用不是簡單地是對檔案的整理，而是將醫院形成的檔案通過規范的收集、整理、歸檔、編研等復雜性工作，為醫院各部門提供有效的利用服務。需要指出的是，醫院檔案管理人員在職務、年齡、學歷結構上參差不齊，在電腦操作水平、對待新事物的接受度上有較大不同。傳統檔案管理模式是由兼職檔案員收集需要歸檔的材料交由檔案室進行整理、編目；由檔案室負責查詢查檔人所需的檔案并交予其查閱。而在現代信息化模式下，需由兼職檔案員在網上進行整理歸檔，查詢和利用。這種模式的改變，并伴隨著兼職檔案員主動適應性差、依從性弱、變動頻繁、電腦操作水平差異度大等特點，直接影響了檔案信息化建設的執行力度。另外，即使是醫院檔案專職人員，也鮮有是檔案專業對口人員，大部分是其他專業人員通過上崗培訓取得資格后才從事的檔案工作。而此種崗位培訓及其繼續教育培訓模式都較側重于理論，實踐性較弱，所以檔案人員多在實際工作中進行實踐和探索，影響了檔案工作在專業性上的深度發展。而對于專業背景更加復雜的兼職檔案人員來說更不言而喻。這些將影響檔案信息資源的開發與利用。

3 科學開發利用醫院檔案

3.1 提升開發理念

開發利用是醫院檔案工作的最終目的，檔案管理部門要解放思想，更新觀念，勇于改革，善于創新，要破除“重管輕用”的陳規，克服“無所作為”、“不求進取”的落后觀念，樹立超前意識，立足于出成果，出精品；醫院管理層更要高屋建瓴，加強對檔案信息開發利用工作的領導，在人、財、物等方面向檔案信息開發利用工作傾斜，使檔案信息開發利用工作能在高起點、高標準的基礎上開展，真正在醫院發展中起到引導和服務作用。

3.2 擴大檔案資源

醫院檔案人員要盡職盡責，加強檔案接收和征集工作，擴大檔案的接收范圍和征集門類，力爭建成檔案數量充足、內容豐富、結構合理、質量優化并富有特色的醫院檔案信息資源服務體系；檔案部門要改變檔案信息資源的分散管理體制，集中統一管理醫院全部檔案；要堅持館藏檔案數量與質量并重的原則，要對接收檔案的質量進行控制，努力改變館藏結構中文書檔案占主體的單一局面，注意加強與兄弟醫院檔案室的聯系，實現館際交流，資源共享，使館藏結構越來越合理，為資源的高效開發與利用提供條件。

3.3 提升專業素養

檔案資源深層次開發需要高素質的檔案管理人員，醫院管理層要從戰略角度出發，注重對檔案管理人員的培訓工作，加強繼續教育，提高管理人員的信息技術服務水平；檔案管理人員更要與時俱進，更新觀念，愛崗敬業，勇于進取，掌握現代化的計算機和多媒體技術，能夠有效解決檔案開發中面臨的問題，真正實現檔案資源的深層次開發利用。

3.4 確保開發與利用軟硬件技術升級

醫院加快檔案信息化建設步伐，需要醫院決策層加大建設步伐，加大資金投入，更好的配置對應的檔案管理現代化系統，提高信息資源傳輸的網絡化，實現醫療檔案信息資源的共享，通過醫院內部網，構建檔案信息共享網站，使信息能夠及時共享并實現遠程檢索服務。在醫療資源信息化管理上定期開展檔案信息咨詢服務，在定向、定題等方面實現交互式信息咨詢，并且能夠通過運用數字信息技術實現檔案信息加工和提煉，從而真正實現深層次的開發與利用，提供更多二次、三次加工的信息產品，拓展醫院檔案的服務功能，提高檔案服務質量；與此同時，檔案管理部門要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設，建立相應的電子檔案管理制度，建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并納入醫院的崗位責任制和考核辦法中，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。

3.5 做好深層次開發利用

首先做好宣傳工作，重點宣講檔案的價值、作用及利用效果，引導更多的人利用檔案；堅持依據規章制度開展工作，提高檔案服務質量，做到準確、迅速、主動，以提高信息資源利用效率；拓寬收集范圍、多渠道利用；加強高新信息技術研究，重視現代信息技術的規范化，積極推進檔案部門計算機管理系統的建設，為檔案信息資源聯網，實現資源共享創造條件；建立檔案信息資源利用制度，健全檔案信息資源服務體系；經常對檔案信息利用率進行分析，通過信息反饋，明確每個階段的利用重點；建立信息銷售制度，主動出擊、服務上門，推銷檔案信息，推廣編研成果。

4 結束語

綜上所述，新形勢下的醫院檔案部門要與時俱進，提升開發理念，擴大檔案資源，提升專業素養，確保開發與利用軟硬件技術升級，做好深層次開發利用，加強對檔案資源的開發利用，確保醫院長期可持續性發展，更好地服務于民生。

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Development and Utilization of Hospital Archives Information Resources

ZHU Changhua1*，CUI Shenlei1，GE Rongfeng2

(1. Juxian County Hospital of Shandong Province, Shandong Rizhao 276500, China; 2. Juxian People's Hospital of Shandong Province, Shandong Rizhao, 276500, China)

archives are the original documents that record the history of hospital development. They have a high degree of originality, authenticity and authority, and play an important role in the development of hospitals. This article from the importance of the development and utilization of the archives information resources of hospital, this hospital archives information resources development and utilization of the importance of analysis in problems in development and utilization, on this basis, to explore effective strategies of hospital archives information resources development and utilization, in order to better for hospital managers to make decisions to provide reference for improving. Hospital social benefits and management efficiency, to ensure the healthy development of hospital science.

Hospital; archives; development and utilization

朱昌花, 崔慎磊, 葛榮峰. 醫院檔案信息資源的開發與利用[J]. 數碼設計, 2017, 6(5): 88-89.

ZHU Changhua1, CUI Shenlei, GE Rongfeng. Development and Utilization of Hospital Archives Information Resources[J]. Peak Data Science, 2017, 6(5): 88-89.

10.19551/j.cnki.issn1672-9129.2017.05.036

G273.5

A

1672-9129(2017)05-0088-02

2017-01-12；

2017-02-23。

朱昌花（1983-）山東莒縣人，本科，研究方向：檔案管理。E-mail:171666879@qq.com