淺談電子文件歸檔與管理應(yīng)注意的問題

孫欣業(yè)

摘 要：電子文件是辦公自動(dòng)化的產(chǎn)物，電子文件的歸檔和管理必須與辦公自動(dòng)化的發(fā)展水平相適應(yīng)，在不同的辦公自動(dòng)化發(fā)展階段形成的電子文件，有著各自不同的特點(diǎn)。本文依據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》的思路，并根據(jù)自身的探索與實(shí)踐，提出了對(duì)電子文件歸檔、管理的設(shè)想。

關(guān)鍵詞：電子文件；歸檔；辦公自動(dòng)化

電子文件是依賴于計(jì)算機(jī)及其技術(shù)而存在的，它的產(chǎn)生與發(fā)展和計(jì)算機(jī)及其信息技術(shù)的發(fā)展息息相關(guān)，有著密不可分的聯(lián)系。人們?cè)谘芯亢凸芾黼娮游募^程中，無法回避生成環(huán)境對(duì)電子文件的直接影響。

電子文件從組成上說是電子文件內(nèi)容、電子文件內(nèi)容所在載體和對(duì)電子文件內(nèi)容繼續(xù)進(jìn)行顯示、修改、刪除的計(jì)算機(jī)軟件、硬件平臺(tái)技術(shù)條件的組合。依據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)電子文件從組成上說是電子文件內(nèi)容、電子文件內(nèi)容所在載體和對(duì)電子文件內(nèi)容繼合本單位的實(shí)際情況，筆者從檔案管理的基本規(guī)律和計(jì)算機(jī)技術(shù)的特點(diǎn)出發(fā)，摸索制訂了一個(gè)包括電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、利用，統(tǒng)計(jì)、保護(hù)等內(nèi)容的管理辦法，并在實(shí)踐中逐漸補(bǔ)充完善。以集中統(tǒng)一為原則明確歸檔電子文件的管理機(jī)制。以完整齊全為宗旨全面劃定歸檔電子文件的范圍，以電子文件的署錄和組盤為主要內(nèi)容進(jìn)行歸檔電子文件的整理，以脫機(jī)載體為重點(diǎn)加強(qiáng)歸檔電子文件的保護(hù)以確保真實(shí)、有效為目的把好歸檔電子文件的質(zhì)量檢驗(yàn)關(guān)。

一、電子文件的存儲(chǔ)載體問題。電子文件的存儲(chǔ)載體有多種，如磁帶、磁盤、光熱等。光盤與磁帶、磁盤相比，其特點(diǎn)是：記錄密度高、存儲(chǔ)容量大；非接觸式記錄和信息讀出方式；數(shù)據(jù)傳輸率高；存取速度怏；易保存。因有保護(hù)層，信息讀出為無接觸式的，不存在讀取磨損，所以盤片不易損壞。如上所述，現(xiàn)在使用光盤作為電子文件歸檔的載體比較合適。軟磁盤不能作為歸檔電子文件長期保存的載體。

二、 紙質(zhì)檔案與電子檔案長期并存且保持一致的問題。可概括為兩點(diǎn)： 紙質(zhì)檔案便于長期永久保存，而利用起來較不方便；電子檔案便于利用，但難以永久保存。所以，不如將兩種載體檔案長期并存。一般做法是”雙套制”，即在保存電子文件的同時(shí)，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件保存。兩種載體的檔案在并存時(shí)要特別注意兩種檔案的一致性，在電子檔案著錄、編號(hào)、簽署、更改、更新時(shí)要注意保證電子檔案與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)相符。

三、電子文件的安全問題。1、電子文件歸檔時(shí)，把屬于一般牲的電子文件，轉(zhuǎn)換成各種平臺(tái)都能使用的文本文件的格式。消除由于技術(shù)演變所帶來的影響。特殊格式電子文件。應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的瀏覽軟件 2、使用”只寫一次式光盤加背書”方式制作歸檔原件，確認(rèn)其內(nèi)容信息的原始牲，歸檔人員要負(fù)責(zé)歸檔前電子文件內(nèi)容的原始性，歸檔后由檔案館負(fù)責(zé)， 為了分清責(zé)任， 最理想的辦法是兩方在不可更改的載體上簽字，而這種光盤的同一處刻錄軌跡只能寫人近眾；這就是 “只寫一次式光盤加背書”，也可用只讀光盤、電子簽名、數(shù)字水印、隱形條碼、數(shù)字時(shí)間印章法等來確認(rèn)電子文件內(nèi)容信息的原始性。3、在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，可采用一種既能確認(rèn)發(fā)件人身份，又能保密保安全的 “公用密鑰數(shù)字簽名技術(shù)，”也可采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)、大眾身份論證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等措施來保證網(wǎng)絡(luò)安全。4、利用中的安全措施： 設(shè)置分級(jí)查詢權(quán)限密碼并定期或不定期地更改，屬于保密范圍的信息內(nèi)容必須繼續(xù)進(jìn)行加密處理，對(duì)于信息內(nèi)容的復(fù)制拷貝更要嚴(yán)格控制。

四、電子文件的鑒定問題。一是入口關(guān)，即在檔案部門接受電子文件是要檢驗(yàn)每個(gè)文件能否被正常讀出、打開或運(yùn)行；有無感染計(jì)算機(jī)病毒；內(nèi)容是否完整，是否與歸檔移交清單或文件機(jī)讀目錄一致等。二是定期檢查關(guān)，即對(duì)歸檔后的電子文件建立定期檢查的制度，數(shù)據(jù)類電子文件檢驗(yàn)?zāi)芊癖徽Ｗx出，程序類電子文件檢驗(yàn)?zāi)芊癖徽＿\(yùn)行。對(duì)子磁性載體一般應(yīng)每兩年氣光盤每四年要進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不能少于10%；對(duì)于磁性載體每四年拷貝一次，并建立封電子文件的檢查、維護(hù)、拷貝等操作過程進(jìn)行登記制度。避免發(fā)生人為的誤操作或重復(fù)勞動(dòng)。轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。三是利用關(guān)，即在平時(shí)提供利用時(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)有文件損壞或感染計(jì)算機(jī)病毒，立即要對(duì)該錢體內(nèi)存儲(chǔ)的所有文件進(jìn)行檢驗(yàn)，及時(shí)采取措施修復(fù)損壞的文件。還要注意更新殺毒軟件。

目前，計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)日新月異，然而，國家對(duì)電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對(duì)電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對(duì)紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但也是停留在僅有制度上，對(duì)電子檔案也沒有進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔，沒有真正落到實(shí)處，究其原因還是沒有足夠的重視。