新形勢下衛計局檔案管理工作的新思路

杜燕

摘 要：檔案是對歷史的記載，能夠對未來工作起到一定的指導作用。在衛計局檔案管理的工作中，還存在著很多的不足，例如重視程度低、管理制度不健全、管理人員專業水平低等，不利于衛計局檔案管理工作的健康發展。本文主要分析了當前衛計局檔案管理工作中存在的主要問題，提出了新形勢下衛計局檔案管理工作的新思路，期望能夠提高衛計局檔案管理工作水平，推動新形勢下衛計局檔案管理工作的健康發展。

關鍵詞：衛計局；檔案管理；新思路

檔案管理是衛計局內部管理的重要組成部分。隨著社會經濟的發展，衛計局檔案管理工作也要適應新的形式。面對當前檔案管理工作中存在的問題，衛計局檔案管理部門應開辟新思路，保障衛計局檔案管理工作的健康發展。

一、衛計局檔案管理工作的意義

1.有利于促進衛生和計劃生育工作的順利開展

做好畏懼檔案管理工作，確保檔案的真實、完整性能夠準確掌握近一段時間衛計工作的近況，發現其中的成績和不足，為未來衛計工作的開展提供權威的資料。另外，檔案管理是一項規范化較高的工作，其中所涉及到細節也很多，一旦出現差錯很容易導致檔案不完整或丟失等事故的發生，造成難以挽回的損失，因此，提高檔案管理水平的提高也能夠推動衛計工作的規范化水平的提高。

2.檔案管理關系群眾的切身利益

衛計檔案管理所記載的信息涉及到了千千萬萬個家庭，關系到了他們的健康和幸福。一旦發生檔案記錄不及時、檔案泄密和丟失等問題，會嚴重影響群眾的正常生活，造成惡劣的社會影響。

3.檔案管理是推動衛計事業健康發展的重要保障

通過對衛計檔案的分析，能夠掌握衛計工作的發展歷史，總結規律、發現不足，為后續衛計工作的開展提供一定的依據，有利于提高衛計工作的工作水平。另外，加強檔案管理還能夠使衛計工作更好地為群眾服務，有利于樹立衛計部門在群眾心中良好的形象，更好地維護群眾的合法權益。

二、當前衛計局檔案管理中的不足

1.對檔案管理工作認識不充分

一方面，領導重視程度較低。檔案管理工作具有自身的特殊性，再加上受傳統思想的認識，一些領導對衛計管理工作認識不充分，認為可有可無，導致在檔案管理機構、隊伍家擬設等方面的關注和投入也較少。另一方面，工作效果不理想。衛計檔案管理部門的工作人員對自身的工作也認識不到位，多認為是自己沒有奔頭，所在的部門是“養老”，導致其消極工作，不注重工作方式的改進。

2.工作方法不科學

一方面，精細化水平低。檔案管理本應是意象精細化的工作，但部分管理人員自由散漫，工作粗放，在搜集整理檔案時不細致，不利于保障檔案資料的完整性、真實性。另一方面，電子化建設水平低。當前衛計局檔案仍以紙質為主，電子信息檔案較少使用，導致管理效率低。

3.管理體系不健全

一方面，缺乏有效的激勵約束機制。在衛計局檔案管理工作中缺少與工資待遇、獎金等方面的聯系，缺乏對管理人員有效的激勵，干和不干一個樣，導致管理人員工作積極性低，對于犯錯誤的員工也缺少及時的提醒和教育，導致他們的工作成效低。另一方面，部門協作力度小。當前，檔案管理人員的信息搜集工作十分被動，需要主動向其他部門所要資料，沒有形成一個良好的部門聯動機制，導致檔案管理工作的發展受到了阻礙。

三、新形勢下衛計局檔案管理工作的新思路

1.提高對檔案管理的重視

一方面，領導要加強重視。衛計局領導應重視檔案管理工作，充分認識檔案管理工作的重視意義。安排責任心強、專業水平高、工作經驗豐富的人員從事檔案管理工作。加大資金投入，及時更新設備。另一方面，要提高員工的主動工作意識。衛計檔案管理人員要認識到自己崗位的意義，努力工作，加強學習，提高工作水平，確保檔案管理工作作用的發揮。

2.進一步提高檔案管理水平

一方面，加強專業知識學習。檔案管理人員要多關注國家衛生和計劃生育的新發展、新要求，使自身的工作與時俱進。要認真學習檔案管理的專業知識，夯實基礎知識，保障工作能力。要加強檔案信息化技術的培訓，通過多樣化的方式提高計算機應用化水平，促進檔案管理信息化的發展。管理人員在搜集檔案的過程中要認真、細致，確保檔案的全面性、完整性、真實性和深刻性，確保其作用的發揮。另一方面，要加強信息化建設。為了提高檔案管理的有效性，應堅持使用紙質檔案和信息化檔案，確保檔案的安全性，避免信息丟失、被盜等。要做好檔案管理基礎設施建設，提高硬件和軟件水平，解決檔案管理設備老化問題，提高檔案管理的信息化水平。

3.完善檔案管理體系

一要完善激勵約束機制。應完善激勵機制，將檔案管理工作與工作人員的工作、福利待遇掛鉤，實施獎勵與處罰相結合，激發檔案管理人員的工作積極性，提高其責任心。要完善工作考評機制，從多個角度和層面對管理人員進行考評，推動檔案管理工作的開展。二是做好各部門的聯動工作。應制定一個完整的檔案搜集聯動機制，使各部門能夠為檔案管理工作提供有力的支持，推動檔案管理工作的規范化、科學化發展。

4.切實使用信息技術推動檔案管理工作的開展

在信息時代，應充分利用信息時代的特性開展檔案管理工作。信息時代提供給檔案管理人員的不僅是信息技術，更是一種信息理念。在檔案管理工作中，管理人員要充分認識到信息在檔案管理中的基礎作用，在工作中多觀察、多思考、多總結，努力豐富檔案信息，提高檔案的真實性。另外，衛計局內部應建立一個數據共享庫，將所有的內部資料都進行分類整理和儲存，統一管理，及時備份。應及時補充計算機人才，進一步發揮信息技術在檔案管理中的作用。還可以根據實際條件建立對外網站，將有關信息公布在網上供公眾查詢，還可以及時在網上發布檔案管理信息，讓群眾對檔案管理工作有更多的了解、關注和支持，夯實檔案管理工作的群眾基礎。

結語

在新形勢下，衛計局檔案管理部門的領導和員工應充分重視檔案管理工作的重要意義，與時俱進，以新思路開展檔案管理工作。應健全檔案管理機制、提高管理人員的專業水平、提升檔案管理的信息化程度，逐步提高檔案管理工作水平，更好地服務于衛計工作，更好地服務于群眾，推動衛計工作的健康發展。

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