計算機信息處理技術在辦公自動化上的應用

高賜燕

摘 要：計算機的誕生和發展促進了人類社會的進步和繁榮，計算機信息處理技術已成為辦公技術的重要組成部分。辦公 室不但是社會結構的組成部分，而且自身也是一個小社會，其中產生了辦公人文，辦公環境，辦公生活和辦公文化等，文章從 信息技術的角度簡單分析了辦公自動化的發展，以及計算機技術對辦公自動化的支持。

關鍵詞：計算機；信息處理技術；辦公自動化；應用研究

隨著科學信息的迅猛發展，計算機處理技術也得到了前所未有的發展和應用，并且已成為辦公自動化中不可或缺的重要部分，推動了社會科學技術的進一步發展。然而辦公室作為社會的一個縮影，利用計算機信息處理技術實現辦公自動化，意義 相當重大。

一、 計算機信息處理的辦公自動化的含義及現狀

1、主要含義

計算機信息處理包括六個主要程序：獲取一分析一處理一檢測一傳送一使用， 其中處理和使用是最重要的兩個程序。它的主要構成因素包括：傳感技術、計算機技術、微電子技術和網絡技術，因此又叫通信技術。

辦公自動化起源于1970年先后，首先在發達國家興起。辦公自動化作為一種綜合 性辦公技術，在我國出現的時間要晚于發 達國家大約十年，并且是在計算機和網絡技術等現代技術的基礎上快速發展起來的。信息處理技術在綜合了多種現代化技術（計算機技術、網絡技術、系統科學、通信技術、行為科學以及組織科學）后，將現代化技術融入到辦公活動中，構成了滿足人們需求的人機處理系統。信息處理技術系統中的每一個環節都直接影響著技術的整體發揮，因此，一定要保障軟件和硬件的齊全[1]。

2、辦公自動化運用現狀

計算機信息處理的辦公自動化是現代化社會發展的一個必然趨勢，就當前的整 體情況來看，還是利大于弊。優勢主要表現為：

第一，可以快速、方便的發布信息，不受地理限制，就算是員工外出期間也不耽誤。第二，可以對資料進行有效管理和保存，形成一種無形的資產。第三，內部人員在辦公系統的協助下，能迅速找到所需資料，快捷又準確。第四，由于此技術規范了工作流程，固定了操作程序，因而可以更大程度地減少人為失誤。第五，辦公管理軟件實現了遠程移動辦公，使得各流程間的傳遞時間被縮短，提高了工作效率，也加速了運作速度，進而降低了協作成本。隨著科學技術的不斷發展，用戶對辦公自動化的要求日益個性化和靈活化，然而很多軟件開發公司所用模式統一，很少定制，無法滿足用戶的多方面需求。軟件模塊幾乎沒有通用性，若用戶需求一旦改變，只有在開發商專業處理后方能滿足要求[2]。

二、計算機信息處理技術在辦公自動化中的運用

1、文字處理

在辦公自動化技術中，文字處理技術是最核心的一種。文字處理技術能很大程度的規范信息編輯，還可及時對即成信息進行收集和整理，能夠有效提升員工的工作效率。

2、圖文制作與演示

信息處理軟件也可運用于幻燈片的制作、播放與維護中。具體而言，是指在圖文制作和演示的過程中，通過幻燈片格式對文本進行編輯，并插入適當的圖形和表格等，以圖文并茂的形式呈現，更加形象和生動。由于在制作的時候，可以插入與圖片相適應的音頻等，不僅豐富了展示內容，也提高了展示效果。這一軟件在當前情況下的主要體現方式是Power Point（又稱PPT），它已廣泛運用于教學、傳媒辦公等多個方面。

3、制作電子表格

在日常的辦公中，會不可避免的用到一些表格，比方說學生的成績單、員工的工資表和企業資產數值等很多方面都會運用電子表格來呈現數據，簡單便捷，人們容易 學習，即便是以前一點也不懂使用計算機的人，也能快速掌握。它能實現多專業的運算，也能有效進行數據的分析與整理等工作，使得運算的復雜和重復性被降低，有效提高了工作效率另外，由于運算更加精準，加上工作表中的格式化功能，使得這種技術廣泛應用于人力資源管理部門的工資結算和財務報表管理等，常用軟件為Excel。

4、電子郵件信息處理

這一軟件主要運用于處理個人信息，通過有效管理郵件、聯系人和任務，來實現郵件的瀏覽和查看，分享信息，被較多的運用在個人信息資料管理上。同時，保存重要會議資料，以及通過電子郵件和公用文件等形式可以很好地達到共用與分享信息資源的目的。

5、數據處理

現代辦公室中應用最多的便是數據處理，由于運算統計比較復雜，這無疑增添了工作人員的負擔，然而數據處理軟件能有 效減輕工作人員的工作量。數據處理軟件使用方便，并且功能較多，設置了應用程序生成器，數據庫管理系統能建立個人或者部門的數據庫應用系統，也可以配置更高級別的末端數據系統，來建立客戶端的應用程序。

6、電信會議

隨著我國經濟的迅速發展，跨地域工作交流已成常態，計算機技術可以把不同地域的人員聚集在同一個網絡系統上，與會者可以在網上就會議內容發表個人的言論，抑或提問，有效的總結和商討一些重要決議，而且網絡系統會自動記錄所有的會議內容，以便查閱。要參加各類會議的人員，只需打開不同網頁即可，這就為參與人員節省了傳統會議中實際往返的時間和精力，一旦上網便可及時收到會議相關信息，大大提高了辦公效率和工作質量。

三、計算機信息處理技術在辦公自動化中的運用前景

1、應用視頻技術

目前，壓縮技術和視頻技術得到了高 速的發展，視頻會議將會在未來得到更多的運用。與會人員可以借助攝像頭暢談自己的想法，而且可以細致入微的觀察會議的情況，以及每一個與會人員的表情，進而有效的討論和互動。而隨著現代技術的不斷完善，無線視頻技術將會成為辦公自動化的重要部分。無線視頻技術大大減少了人們往返路途上所耗費的時間，搭造了一個更加寬廣方便的信息交流平臺，帶來了新時期交流方式的全面革新[3]。

2、無線辦公環境

隨著網絡技術的進步，使得無線wi—Fi技術得到了很大的發展，也促進了辦公行業網絡通訊技術的崛起。它讓傳統的封閉式辦公室，轉變為不受時間和地點限制的辦公。此外，可以通過權限設置來提高應用級別，再在一系列技術處理的輔助下，更好的保證網絡辦公的信息安全。

3、工作程序日益靈活

計算機處理信息實現了由傳統紙質文件向電子信息的完好轉變。它不但能夠很好的完成文字傳輸工作，還能傳輸視頻和音頻，大大的豐富了文件的傳送形式，且不占空間，擁有永久保存性。

結語：

隨著信息技術的蓬勃發展，讓我們看到了未來辦公的發展方向，這種工作方式不僅提高了工作效率，同時也能依照以人為本的核心理念不斷升級，靈活組織，實現更快的決策。由此可見，計算機信息處理技術在辦公自動化中發揮著越來越重要的作用。

參考文獻：

[1]張元風.計算機信息處理技術在辦公自動化上的應用[J].企業技術開發，2012

[2]劉偉.計算機信息處理技術在辦公自動 化中的應用[J].科技傳播，2011

[3]湯兆暉.辦公自動化系統中信息處理技術的優勢與應用[J].計算機光盤軟件與應用，2012