淺談綜合檔案館數據庫與檢索系統建設

摘 要：加強綜合檔案館數據庫建設，促進綜合檔案館信息檢索系統的完善與優化，為促進檔案管理與綜合利用開發提供理論參考。

關鍵詞：檔案管理；數據庫；檢索系統

數據庫與信息檢索系統建設是綜合檔案館建設的重要內容，也是實現綜合檔案開發應用的重要基礎，筆者擬結合工作實 踐就如何加強綜合檔案館數據庫建設以及信息系統的完善與優化談幾點看法。

1加強綜合檔案館數據庫建設

1.1優化館藏，完善檔案信息資源結構

各級綜合檔案館館藏信息資源的一個突出問題就是信息資源類型較為單一。綜合檔案館館藏資源的豐富程度將直接影響到檔案信息數據庫的質量，進而影響到整個檔案信息檢索系統功能的實現。因此，在進行館藏資源建設時，應擴大檔案信息資源的收集面，對于關系民生、民情等人民群眾切身利益的檔案信息資源優先收集整理和開發利用，具有典型意義的事件、人物的檔案，優先進行數字化處理。不同的檔案館可以根據自身的情況選擇不同的數字化加工標準，發揮館藏檔案信息資源的最大價值。

1.2重視數據庫質量，突出特色數據庫建設

綜合檔案館在檔案信息數據庫建設時，應首選能突出館藏特色檔案信息資源進行全文數字化處理，因為“特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益與價值的關鍵所在” ；選擇本館利用率較高的核心檔案信息資源進行數字化，并且開發種類齊全的檔案信息資源，包括政治的、經濟的、科學的以及民生等方面，在提供目錄數據庫利用的同時，建立強大的檔案全文數據庫及多媒體檔案信息資源數據庫。另外，針對某一專題研究或某些專業利用者的利用需求，建立相應的檔案專題數據庫，最大限度的滿足用戶對檔案信息資源的利用需求。

1.3加強檔案信息數據庫標準化建設和檔案數據庫研究力量的整合

“數據庫建設的標準化、規范化是實現信息資源共建共享和文獻信息檢索自動化的重要基礎和前提之一。” 各級綜合檔案館檔案數據庫質量的參差不齊、技術創新的不足也體現了檔案數據庫科研力量的匱乏。檔案數據庫的建設不能只是檔案部門的“單打獨斗“和“閉門造車”，而應該是檔案界工作人員、信息技術公司相關學術團體以及政府部門的學者等眾多力量進行整合。將這些力量中深厚的理論研究、豐富的實踐經驗、強有力的技術支持和多元的社會視角等優勢凝聚起來，對檔案數據庫的組建、應用和安全維護等實際操作層面的建設進行指導。

2促進綜合檔案館信息檢索系統的完善與優化

在建立了強大的檔案信息數據庫之后，完善的檢索服務系統是直接為利用者提供檔案信息資源利用的根本途徑，借助便捷的檢索系統，才可以使利用者迅速地查找到所需的檔案信息，滿足用戶的信息利用需求。

2.1檔案信息檢索途徑的多元化

檔案信息檢索系統中除了要有分類檢索、主題檢索，題名檢索、人名檢索、組織機構檢索等多種檢索途徑外，還應該在信息檢索方式上更加完善，要有簡單查詢模式、模糊查詢模式和高級查詢模式等多種檢索方式，以方便利用者在使用各種關鍵字的情況下利用簡單查詢、模糊查詢以及高級查詢等模式查詢到所需檔案信息資源，確保檢索結果的查全率和查準率。

比較完善的檔案信息檢索系統還應該在信息檢索的深度與廣度上有所拓展。首先，從信息檢索廣度角度講，檢索系統的涵蓋面要廣，既可以進行站內檢索又可進行站外檢索，加強各級綜合檔案館之間橫向和縱向的相互聯系。在設計信息檢索系統或檔案信息數據庫時，應留有與其他檔案機構對接口，換言之，信息檢索系統應具有較強的可擴展性和兼容性，這樣才能涵蓋更多更全面的檔案信息資源，確保利用者方便快捷地查找到所需的檔案信息資源。其次，從信息檢索深度角度講，檢索系統應該滿足利用者在檢索時能夠最大限度地利用關鍵字檢索到檔案信息資源的全文或部分原文信息。通過增加一次檔案信息可以使用戶直接利用到檔案原文，突出了檔案原始記錄性這一本質特性，通過增加三次檔案信息，可以幫助用戶節約查找檔案信息的時間和精力，為利用者提供更為全面而詳實的檔案信息，既擴展了檢索系統的檢索深度，一定程度上也體現了本館檔案編纂工作的水平。

2.2 檔案信息檢索權限設置要嚴密

綜合檔案館應及時區分開放文件、檔案的范圍，及時審查調整直至解除期滿檔案的密級，開放一切可以開放利用的檔案信息資源，并加速這類信息資源的數字化進程，讓其在現代化信息技術條件下，發揮更大的作用。另外，對這類檔案信息資源的開放程度要擴大，只要是可以開放利用的檔案，就不僅只提供目錄和索引，還應盡可能地提供全文查閱。

對于檔案檢索系統而言，在檢索權限設置過程中，要明確哪些檔案信息資源不需要設置權限都可以開放利用，哪些檔案信息資源僅對一些特定的利用者進行公開利用，所以這需要設置嚴密的檢索權限。“檢索權限包括訪問權限及數據庫管理權限等，訪問權限是一般利用者通過檢索系統進行檢索時對于帶有一定密級或者其他重要性的檔案信息資源，需要有一定的訪問權限，利用者可以通過申請，等待資格進行審核，確認真實無誤后方可獲得使用權限登錄檢索系統進行查詢利用”。

2.3 加強綜合檔案館門戶網站建設

用戶界面設計應突出“以用戶為中心”。目前，公眾更多的是通過檔案信息網站進行查詢、利用、獲取檔案信息資源，這是現代網絡環境下檔案信息資源開發利用的最普遍、最主要的方式。“當今的網站世界依然盛行“眼球經濟”，用戶的高訪問量、高回頭率是網站建設成功與否的重要標志。” 然而，各級綜合檔案館的信息檢索界面普遍存在欄目設置千篇一律，字體、色彩缺乏美感，信息容量小、更新速度慢，信息媒體形式單一、用戶參與度低等問題。“一個信息檢索系統，如果對用戶來說，取得信息比不取得更傷腦筋和 更麻煩的話，就不會得到利用。” 檢索界面是用戶獲取信息資源的操作環境，它是否友好、方便、人性化直接影響到用戶信息利用的程度。綜合檔案館的用戶界面設計的定位應該以便民、利民為目的，這就要求檔案館更加注重對用戶的分析，這對于能否設計出符合用戶慣常使用習慣的友好的檢索界面至關重要。

重視網頁質量，重視信息技術人員的參與。綜合檔案館信息檢索的頁面是檔案網站與用戶交流的第一窗口，檢索頁面質量的高低將直接影響用戶的利用活動。網頁界面設計是一項比較繁瑣細致又很有技術含量的工作，同時也需要有一定的審美能力，特別是對于綜合檔案館的頁面設計而言，既要使用不同的文字、圖片、背景顏色及措辭等使頁面圖文并茂，又要突出檔案信息歷史真實性和現實觀感，還要體現出檔案館網站自身獨特的風格和個性。

參考文獻：

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[2]馮登峰.網絡環境下檔案信息資源開發利用的制約因素與對策[D].碩士學位論文，安徽大學，2010，23

作者簡介：

李雪（1984—），女，山東平度人，碩士研究生學歷，館員。