對檔案統計信息化建設的思考

張曉紅

檔案統計是檔案管理工作的重要環節，具有承前啟后的作用，是做好檔案綜合管理的必要條件。信息網絡時代對檔案統計工作提出了更高的要求。與此同時，統計信息技術的發展使檔案統計的信息化成為可能，只有更好地開展檔案統計利用工作，更大程度地發掘檔案的潛在價值，更加全面地提供檔案信息服務，從而實現檔案統計信息化管理的跨越式發展。

一、檔案統計信息化是檔案工作發展的必然趨勢

檔案是一種重要的信息資源，檔案信息化管理已經成為檔案工作發展的必然趨勢。檔案信息化建設是檔案工作發展的需要，也是單位發展的需要。通過開發檔案信息資源，才能實現其最終的是提供利用目的。傳統的紙質檔案管理方式采用的是人工保管和調閱利用，不僅占用了大量的庫房空間，提高了管理成本，而且檔案資料在保存和使用時較易受到損壞，查閱檔案的效率也比較低；實現檔案信息化以后，不僅查閱檔案的效率將得到很大的提高，檔案管理人員也將有更多時間用于檔案數據整理工作，還可通過網絡實現檔案資源共享。 信息化檔案統計通過計算機網絡，為單位所有人員提供全面、權威的專業資料以及相關規范、標準等各項知識，拓寬行業視角和知識面，起到很好的幫助、指導作用，有效地促進單位的發展。醫院檔案統計信息化建設尤為重要和緊迫，現在醫院在工作過程中通過計算機為每位患者建立電子檔案，產生了大量的文字、圖表等文件，如何完整地保存和高效地查閱和利用，將直接影響到以后的后續服務。

二、要加大檔案信息化建設力度

單位檔案是單位活動的真實記錄，對單位的發展具有重要作用。以計算機、網絡和存儲技術為核心的現代信息技術發展，已經極大地影響著經濟發展、人民生活和社會發展過程。信息化已經成為單位現代化的重要標志和單位生存、發展的重要保障。信息化對傳統的檔案工作理論、技術、方法帶來嚴峻挑戰。 醫院病歷檔案管理要借助信息技術實現文件形成電子化、文件傳遞網絡化、文件存儲數字化和文件管理動態化，也就是建設電子文件管理系統。電子文件管理系統是辦公自動化系統與檔案管理信息系統合二為一的文件管理系統。這種系統是針對某一個或若干個電子文件，從電子文件的生成開始，到電子文件的運轉處理，到一部分電子文件轉化成為電子檔案，到電子檔案的管理與提供利用，到對電子檔案進行遷移或銷毀為止，能夠通過網絡對文件的整個生命周期進行相應控制與有效管理的計算機自動化管理軟件系統。這個系統的檔案檢索系統不再是一個獨立的系統，而是作為電子文件管理系統的一個子系統。也就是說電子文件管理系統對數字檔案信息的管理不僅限于存儲和檢索，而是發展為能夠跟蹤和管理文件整個生命周期，實現電子文件收集、管理、處置、信息檢索及投遞利用的管理系統。電子文件和電子檔案管理相對于紙質文件管理來說是全新的模式，要加強對電子檔案管理的政策、技術、方法、標準的學習和開發研究，建立適應單位信息化發展要求的檔案管理模式。

三、如何做好檔案統計信息化建設

作為單位的檔案，要圍繞單位的大局和中心工作。在實際工作中如何推進單位的檔案統計信息化建設，我認為可以從以下幾方面考慮。

（一）明確檔案統計信息化建設的目標

單位檔案統計信息化建設的目標在于實現各類檔案網絡數據共享查詢，并實現各類檔案管理信息的綜合統計，提高檔案信息為單位各項服務的能力。目前，重點要建設以數字信息化、網絡化和信息共享為主要內容的數字檔案室，加快基礎信息數據庫建設，引進先進的檔案管理模式，并結合單位的發展，單位檔案統計管理的需要，不斷充實、不斷完善；建設統計信息和文檔一體化平臺，為網絡電子文件管理系統的實現打下良好的基礎。

（二）檔案信息化建設的任務和方式

單位檔案管理多是采用手工作坊式的操作。各種歸檔材料從形成、歸檔、整理、保管到利用都是手工來完成。單位檔案統計信息化建設就是要改變這一狀況，建立文檔一體化系統，將傳統檔案室變革為數字檔案室。為此，檔案管理模式必須向網絡化、計算機化方向發展，通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲及其他存儲模式等先進手段，對數字檔案進行集中統一管理。要加強加快綜合管理信息統計一體化平臺的建設，快速高效地實現檔案信息的再利用，發揮檔案的最大價值。利用計算機系統檔案管理工作的管理能力將會極大地提高，利用網絡檔案管理工作的管理范圍將會擴大，通過網絡計算機管理系統實現文檔一體化管理是比較方便而可行的方法。隨著單位電子辦公管理系統的發展，歸檔的規范，將形成越來越多的電子文件。電子文件歸檔與電子檔案管理流程顯得更加重要，加強電子檔案的管理和利用已成為單位檔案工作不可或缺的重要環節。只有把紙質載體、模擬信號的檔案轉化為電子形態的數字化檔案，才能有利于檔案統計信息快速統計和準確服務。當然在單位檔案統計信息化過程中一定要加強網絡安全防護工作。

四、檔案統計信息化建設促進了檔案管理方式的規范

檔案的規范管理在一定程度上提高了管理效率，可以縮短檔案管理工作時間，擴大工作空間，改善工作程序，加快工作速度，對單位生產經營管理的高效運行有很大的促進作用。檔案統計信息化建設帶來了觀念的更新和形象的轉變，使檔案工作的內容更加豐富，技術含量極大提高，檔案工作重心也轉移到與信息化相關的工作上。這些深刻變化，必將對今后單位的檔案工作和單位的發展產生深遠影響。

總之，通過檔案統計信息化，我們可能會發現檔案統計利用的某些規律，如利用者的喜愛，也許還能夠合理預測趨向。醫院業務部門應該積極主動地將這些統計成果運用到服務工作中去，及時調整服務重點或者提前做好服務計劃，為整個醫院科學發展提供有效服務。