檔案管理的數字化建設與安全保密實施策略

張艷

摘 要： 本文首先分析了檔案管理的數字化建設存在的問題，包括檔案管理軟件的通用性不強、檔案管理數字化的安全性有待提高等。接著從提升對檔案管理數字化建設的認識，對檔案數字化建設進行技術創新等方面提出了檔案管理的數字化建設與安全保密實施策略。

關鍵詞： 檔案管理；數字化；安全保密

隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理已經不能滿足社會發展需求，檔案管理的數字化勢在必行，這也是實現檔案管理現代化的重要舉措。縱觀當前我國多數單位的檔案管理狀況可以看出，檔案管理的數字化建設還是存在一定的問題，安全性不能被控制，甚至出現了病毒攻擊導致的資料泄露等狀況。因此，要注重數字化建設的安全保密工作，實現檔案管理的科學化發展。

1、檔案管理的數字化建設存在的問題

首先，檔案管理數字化意識問題。對于檔案管理工作來說，在信息化時代，實現檔案資料的數字化、自動化能夠為檔案管理信息化提供了強大的信息支撐。在檔案數字化管理過程中，新型的檔案管理軟件實現了管理內容的數字化，但是，部分單位對檔案管理的數字化建設認識不到位，甚至不重視這項工作，導致管理軟件之間的通用性不強，難以實現信息資源共享，影響了檔案管理工作的成效。

其次，檔案管理數字化的安全性有待提高。通過現代信息技術夠把檔案的信息與檔案載體分離開來，運用網絡系統把關鍵的信息共聯，這樣一來，信息的深度就得到了提升，實現了檔案信息共享與在線服務。縱觀當前的檔案管理工作，由于檔案管理的規范化建設還存在漏洞，導致檔案管理數字化的安全問題被提升日程。因為電子檔案管理系統主要是通過用戶名和密碼進行安全性能防范，雖然相對比較方便，但是一旦出現密碼泄露或者丟失，就會對檔案資料的安全性產生威脅。

再次，檔案管理的數字化建設制度不完善。事實上，在檔案信息安全防護工作中，管理制度的重要性不言而喻。但是盡管如此，還有一些單位并沒有建立行之有效的檔案管理制度，出現了計算機網絡非法運行和非法竊取問題得不到有效解決。在部分檔案信息丟失之后，并沒有建立有效的追蹤工作，這就使得數字化管理網絡安全問題停留在表面，并沒有真正的解決。

最后，檔案管理工作人員的信息化素養問題。作為檔案管理工作的實施者，檔案管理工作人員是管理工作中最為活躍的要素，其綜合素質對檔案工作的質量產生直接的影響。在信息化環境下，檔案數字化管理過程中，要求檔案管理人員具備良好的信息化素質，運用辦公自動化軟件處理檔案資料。但是部分檔案工作人員會按照自己的經驗來進行工作開展，工作人員工作方式與習慣的不同會導致檔案管理比較混亂，隨意性大，效率低下，檔案管理人員的業務水平有待提升。加上現在很多檔案管理人員在計算機技術上的水平都不夠達標，工作素養有所缺失，這也是檔案管理數字化工作需要注意的問題之一。

2、檔案管理的數字化建設與安全保密策略

2.1提升對檔案管理數字化建設的認識

在互聯網背景下，檔案管理的數字化建設要先從思想上認識到位，注重工作效率方面的提升，還要關注對收集到的相關信息數據的深入挖掘，確保檔案信息庫的有序性與科學性。在信息化時代進行檔案數字化建設，用預先設定好的路徑，管理人員通過互聯網進入檔案信息系統入口就可以完成數據的收集、記錄與傳遞，進而對系統中各項自動化的任務進行分析，簡化了檔案整理程序，提高了工作成效。可以建立檔案目錄檢索庫，開展相應的信息檢索服務，結合檔案相關法律法規制定下發的檔案著錄細則，對所有的自主檔案進行編目整理，進而建立相應的數字資源庫，開發合適的檔案目錄檢索系統，通過輸入關鍵字就能查找出相應的檔案信息。

2.2對檔案數字化建設進行技術創新

基于長期保存需求需要把傳統檔案信息轉為數字化的形式，通過計算機網絡進行聯結，組成系統化的檔案信息庫，具有復制性、便利性以及穩定性的特點，也減少了傳統檔案管理中漏記、誤記等現象，實現精確查詢的目標，增強檔案信息的共享性，確保了檔案信息共享與在線服務，實現檔案資料信息資源無損利用。總之，要改變傳統的檔案管理模式，對檔案進行數字化管理，要確保檔案管理的安全性與完整性，把傳統紙質檔案轉化為數字化電子檔案，并對每個檔案進行安全設置，方便檔案調取和利用，也能確保檔案的安全性。除此之外，還可以通過設置條形碼或者二維碼等方式來檢索檔案信息，提升文書檔案信息的應用成效與工作成效。明確檔案管理技術創新的意義，建立數字化管理意識，積極應用新的技術和手段，讓計算機技術為檔案管理提供幫助。

2.3建立完善的數字化檔案管理制度

隨著檔案數字化管理模式的轉變，要提升數字化建設成效與安全保密成效，需要建立完善的工作制度與方案。制度在文案管理中的作用就是引導和約束，隨著檔案業務的發展，制度也是要不斷完善的。要明確檔案數字化管理的目標，統籌兼顧階段性目標與總體目標之間的關系。結合單位的具體實際與軟件、硬件方面的實力，以數字化、科學化發展為理念，制定有效的工作制度，明確存在的問題，制定具體的操作標準與細則。總之，制度建設才能實現系統化的工作管理模式，規范檔案管理的收集與整理工作，還包括信息的上傳、傳遞等，從而形成科學化、標準化的檔案管理模塊，提高檔案數字化建設工作的水準。

2.4提升檔案管理人員的數字化素養

要做好檔案管理數字化建設工作，要求檔案管理員的自身專業素質過硬，具備數字化管理意識，掌握計算機知識，還要具備很強的溝通協作能力，更需要他們在工作過程中不斷更新自己的知識，做到專精博通。尤其是要具備專業化的檔案管理知識，保持好檔案室的環境衛生和安全工作，不要讓檔案發霉或被蟲咬，為數字化轉變打下堅實的基礎。嚴格履行檔案借閱制度，不能讓人隨意查閱檔案資料。此外，檔案管理人員還要有社會知識的積累，特別是計算機技術以及社會科學等方面，能夠讓知識變得更加多元化。在工作中提升自己，有集體觀念，在檔案管理工作中體現自己的價值。因此，單位管理人員要定期組織檔案管理人員進行計算機技能測試與職業能力測試，針對測試中不足得到地方制定培訓方案，從而提升其工作能力與工作效率。

2.5提升檔案數字化管理的安全管理成效

首先，強化檔案管理工作人員用戶權限管理和訪問控制。在檔案數字化管理安全防范過程中，權限管理與訪問控制是其中的重要環節。強化用戶權限管理與訪問能夠有效的識別計算機網絡信息安全隱患。通常都是在網絡信息入口之處設置相應的訪問控制環節，通過認證和識別用戶的身份，非本用戶難以進入到檔案信息管理界面，只有通過識別之后合法的用戶才能進去。其次，利用防火墻技術做好網絡隔離。為了提高檔案數字化信息數據的處理成效，需要技術人員在防火墻方面下功夫，監控和選擇信息源，之后根據需求獲取有效數據資源。在對獲取的檔案信息進行加工和整理的時候，工作人員要進行綜合考量，對數據信息進行分類管理。所以，在檔案信息存儲的時候，要盡可能的把信息往內部管理傾斜，定時檢測檔案內部管理與外部管理存在的安全隱患，通過防火墻技術將其清除。

結論

綜上所述，檔案管理的數字化是檔案管理的必然發展趨勢，要不斷提升管理技術與管理人員數字化綜合素養，對檔案數字化建設進行技術創新，提升檔案數字化管理的安全管理成效。

參考文獻

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