基層檔案庫房溫濕度監控保障體系的構建

謝潔瑜

【摘 要】本文重申檔案的價值以及檔案庫房溫濕度監控的意義，立足基層檔案庫房的特點，指出實際工作中檔案庫房溫濕度監控的問題所在，分析問題產生的主要原因，并進一步剖析、研究相關影響因素。通過揭示檔案庫房溫濕度監控的實質，確立管理目標，結合實踐總結所得的經驗，提出構建基層檔案庫房溫濕度監控保障體系，延長檔案壽命，實現檔案價值。

【關鍵詞】基層檔案庫房；溫濕度；監控；保障體系

中圖分類號： TP277 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2018）25-0271-003

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.25.124

【Abstract】The value of archives and the importance of monitoring temperature and humidity in archival repository was reiterated. Based on the characteristic of grass-roots archival repository， the article points out existing problems of monitoring the temperature and humidity in archival repository， analyzes the primary causes， and makes further analyses and researches on related influence factors. It establishes the management objective by revealing the essence of monitoring temperature and humidity in archival repository. Combining with the summary of practice experience， it puts forward to construct a security system for monitoring temperature and humidity in grass-roots archival repository， in order to extend the life of archives and realize the value of it.

【Key words】Grass-roots archival repository； Temperature and humidity； Monitor and control； Security system

0 引語

檔案是人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，具有憑證、參考等作用，其原始性、真實性、可靠性、權威性是其他資料難以替代的。只有盡可能延長檔案的壽命，維護檔案的完整與安全，才能提供檔案利用，實現檔案的價值。

在檔案已形成、內因既定的情況下，對破壞檔案的外界因素進行研究和控制，對于保護檔案、延長檔案壽命起著決定性作用[1]3。而無論何種載體的檔案，都不可避免地受到溫濕度的直接或間接影響。實踐已經證明，適宜、平穩的溫濕度有利于檔案的長期保管，能適當延長檔案壽命；不適宜或頻繁、大幅波動的溫濕度則會縮短檔案壽命，同時加速其他不利因素對檔案的損壞，甚至使其發生質變。因此，溫濕度是檔案保管環境中最主要的外界因素，監控溫濕度對檔案的安全保管至關重要。

1 基層檔案庫房的特點

建設符合檔案安全保管要求的檔案庫房，是保障檔案安全的重要基礎[2]。原則上，應根據《檔案館建筑設計規范》《檔案館建設標準》，綜合地理位置、氣候條件等因素，建設符合防水、防火、抗震等要求的檔案庫房，為檔案保管提供更優質的環境[3]。但是，對于基層檔案室來說，由于單位建設初期，沒有將檔案工作納入統一規劃，后期基于業務發展、檔案管理需要設立檔案庫房，往往只能對其他用途的業務用房加以改造。

然而，在實際工作中，受經濟條件等諸多因素的制約，大多數基層檔案庫房雖配備了空調、除濕機、溫濕度記錄儀等基本設施設備，但是，庫內溫濕度與國家規定的標準間仍存在較大差距，調控效果并不理想，對于檔案的長期保管極為不利。

有鑒于此，必須立足基層檔案庫房的特點，從現狀出發，找出檔案庫房溫濕度監控的問題所在，并以問題為導向，分析問題產生的主要原因，進一步剖析、研究相關影響因素。通過揭示檔案庫房溫濕度監控的實質，確立管理目標，結合實踐總結所得的經驗，構建基層檔案庫房溫濕度監控的保障體系，延長檔案的壽命，實現檔案的價值。

2 現存問題、原因及影響因素

對于由其他用途的業務用房改建而成的基層檔案庫房，在日常溫濕度監控方面的問題集中表現在以下兩個方面：一是庫內溫濕度受室外氣候變化影響較大；二是采取措施進行干預后，溫濕度的調控幅度或方向未達預期效果，存在效果不明顯、幅度過大甚或產生反效果等情況。究其根本，有以下五方面原因：

2.1 人員的檔案意識薄弱

基層單位人員尤其是單位領導對檔案工作缺乏應有的重視，盡管他們意識到檔案的作用，建立了檔案室，但是未能充分理解溫濕度監控對檔案保管的重要性，重整理而輕保管，沒有做到防微杜漸，防患于未然；重視檔案突發安全事故的應急處理，而忽視檔案庫房日常溫濕度監控，甚至錯誤地將檔案庫房視作一般的物資倉庫，以能源損耗為由，不予配備必要的硬件設施設備。

2.2 檔案庫房固化先天條件受限

檔案庫房改建自其他用途的業務用房，因此，受原有建筑設計等固化先天條件的限制，墻體一般較薄、缺乏防潮層、隔熱層，門縫、開窗面積較大，密閉性差，隔熱保溫性能差。庫內溫濕度易受室外氣候變化影響，加大了溫濕度調控難度，影響了調控效果。

2.3 基本設施設備的配備不佳及使用不當

基層檔案庫房配備的空調、除濕機、溫濕度記錄儀等基本設施設備，大多比較陳舊，或沒有針對檔案庫房面積、恒溫恒濕等需要，忽視了設備儀器的精度、功率及性能，影響了溫濕度監測記錄、調控的準確性。

2.4 檔案管理人員專業知識及業務技能不足

檔案管理人員作為直接管理者，在基層檔案庫房溫濕度監控中起著至關重要的作用。但由于檔案庫房溫濕度監控工作具有一定的專業性，而檔案從業人員上崗門檻較低，因此，雖然他們受過崗位業務培訓，但是僅有基礎的檔案專業知識及業務技能難以滿足庫房日常溫濕度管理的實際需要：

一是，管理上存在較大的隨意性，未能掌握溫濕度監控方法，監測點的選取缺乏科學性，沒有定時記錄，或未掌握正確的數據讀取方法，影響了檔案庫房溫濕度數據的收集，錯誤指導溫濕度調控。

二是，調控措施的運用具盲目性，缺乏數據統計分析的基礎知識，未能對積累的日常監測數據進行統計分析，對監測結果缺乏評價，未能及時、科學地采取有效干預措施。

三是，不注意運用聯系的觀點看問題，忽視了庫外環境的影響，未能結合本地區溫濕度的季節性規律、庫外晝夜變化規律進行調控，未能正確判斷溫濕度變化趨勢，忽視了溫度與濕度的疊加效應。受條件所限，調控手段相對單一，在進行人工調節和簡單的機械控制時，忽視了空氣流動的規律。

2.5 檔案管理制度不健全

基層單位雖然制定了檔案保管制度，明確了檔案庫房溫濕度控制的標準范圍，但是沒有細化、統一有關操作規程，而且沒有明確檔案管理人員監控庫房溫濕度的職責，缺乏考核評價。

綜述，檔案庫房溫濕度監控工作是一項系統工程。基層檔案庫房溫濕度監控受人員、管理制度等主觀因素，以及氣候、庫房建筑設計、配套設施設備等客觀因素影響。這些主、客觀因素共同決定了檔案庫房溫濕度監控的效果。

3 基層檔案庫房溫濕度監控保障體系的構建

有鑒于此，解決基層檔案庫房溫濕度監控問題，不能生搬硬套一般經驗，一味強調運用現代化技術手段，必須構建檔案庫房溫濕度監控保障體系，盡可能減少各種主、客觀因素在日常監控過程中對相關管理節點和工作環節的不良影響，為提升整體管理效率和質量，提出系統、全面、具針對性、持續有效的解決方案。

3.1 確立管理目標

要保證監控效果，使之符合國家標準，不但要以問題為導向，同時必須確立管理目標。盡管檔案的物質載體和記錄形式具多樣性[4]，《檔案館建筑設計規范》、國家和行業的有關標準對不同類別檔案的庫房溫濕度適宜范圍有不同規定，但相同的是，其中對溫度、相對濕度這兩個指標的管理都包含了控制范圍和晝夜波動幅度，即“適宜”和“穩定”兩方面的要求。

檔案庫房溫濕度監控活動，實質包含監測、調節、控制三方面內容。其中，監測是指溫濕度測量和記錄，它的客觀、準確是進行溫濕度調節和控制的基礎。調節，是當庫內溫濕度不適于檔案保護時，采取一定的措施改善；控制，是當庫內溫濕度適于檔案保護時，采取措施防止或減少庫外不適宜的溫濕度對庫內的影響，使庫內適宜的溫濕度得到維持。[1]69簡而言之，檔案庫房溫濕度管理目標的實質，即圍繞溫度、相對濕度的“適宜”和“穩定”兩方面的要求進行監測、調節和控制，使之符合國家規定的標準。

3.2 構建保障體系

針對基層檔案庫房溫濕度監控現存問題、原因及影響因素，保障體系的構建至少應包括物質、技術、人才、制度等四方面內容，它們相互聯系，相互作用，必須有機結合為一個整體，才能發揮應有作用。

3.2.1 物質保障

現有條件雖然很大程度上制約著基層檔案庫房溫濕度監控效果，但不應讓其成為檔案庫房溫濕度監控長期不達標的借口。一方面，應想方設法，根據現有條件，因地、因時制宜，在建立初期充分利用經濟易行的方式進行管理，突出重點，逐步改善；另一方面，要善于貼合社會形勢，通過積極開展檔案編研、宣傳檔案利用效果、及時匯報檔案工作情況等，逐漸提高領導及相關人員的檔案意識，為改善庫房環境、設施設備配置，爭取更多支持。

3.2.2 技術保障

借鑒成熟的經驗，通過以下技術手段為基層檔案庫房溫濕度監控各工作環節提供保障：

一是，合理選取溫濕度監測點。結合庫內排架情況，盡可能避免溫濕度監測點正對空調進出風口、除濕機或門、窗附近等溫濕度變化劇烈的位置；根據庫房面積大小，可考慮不同位置的影響，在庫內外設置一個或多個監測點，分別記錄，綜合分析；溫濕度計等監測儀器應設在人員站立可以直視的高度，保證讀數的準確。

二是，充分利用歷史氣候資料，掌握本地區氣候變化規律，運用氣象部門公布的氣象預測結果、實時數據等產品，結合庫內外溫濕度監測結果，將本地區、庫外溫濕度等氣候變化情況與庫內溫濕度變化情況進行相關性分析，掌握庫內溫濕度變化規律。

三是，根據本地區氣候特點，選取每天監測的時間節點、記錄次數，保證數據采集的完整性、可比性；根據實時記錄的溫度、相對濕度及其日變化情況，對照國家標準，結合庫內溫濕度變化規律，天氣預報情況，指引每天的溫濕度調控工作。

四是，優化設施設備儀器的整體應用方式。選取監控設施設備儀器時，應結合庫房大小，綜合考慮設施設備儀器操作使用的便利性、運維成本、精度、功能、數量；除了定期校準溫濕度計等監測儀器，還應對空調、除濕機等調控設備的讀數進行校準，以保證監測、調節、控制遵循統一標準；熟悉空調、除濕機的原理、性能，注意兩者的配合運用，合理設置開機時間和運行時長，避免調控不足或過度調控。

五是，在空調、除濕機等機械手段調控的基礎上，靈活運用密閉與通風等經濟易行的調控手段。一方面，務必通過為門窗加裝密封條，預留通風窗戶、密封常閉窗戶等低成本傳統方式，創造密閉的庫房環境；另一方面，在做好密閉的基礎上，利用長期監測所得的不同時間段的庫內外溫濕度數值，計算庫內外絕對濕度，依據空氣流動規律，把握時機、有計劃地交換庫內、外空氣，改善庫內小環境。

3.2.3 人才保障

一是，把好人才準入關。選拔檔案管理人員時，除要求人員具備一定的歷史修養、檔案專業知識、業務水平，還應具備較高的政治素質、較強的責任心，工作認真細致、刻苦鉆研、勇于創新。

二是，加強在職教育與學習。著重健全檔案管理人員關于檔案保護技術、數據統計分析等知識，以滿足日常管理工作中數據統計分析、利用的巨大需求。

三是，建立學習型團隊。通過建立檔案工作組織架構，定期開展座談，創造互相學習、提升的空間；通過定期輪崗，互通有無，開拓思路，加強檔案人才隊伍整體建設。

3.2.4 制度保障

一是，建立長效管理機制，進一步細化和完善檔案安全保管制度。在人員健全專業知識和提高業務水平的基礎上，將既定技術手段結合實踐所得經驗進行及時總結，形成工作共識，建立調控路徑、工作規程和指引，減少工作隨意性、盲目性，提高管理水平。

二是，建立獎懲機制，將檔案庫房溫濕度管理依從性和監控效果一并納入人員績效考核評價指標，進行科學評價，促使檔案管理人員樹立責任意識，及時發現、處理和總結現存問題，不斷改善檔案庫房溫濕度監控情況。

3.3 保障體系的運行效果評價

檔案庫房溫濕度監控效果是檢驗檔案庫房溫濕度監控保障體系運行是否良好的唯一標準。科學評價檔案庫房溫濕度監控效果，必須對其溫度、相對濕度、溫濕度日變化情況按月份、季度、年度分別匯總、統計，計算單項合格率、整體合格率，進行同比、環比，進一步分析管理習慣、調控措施、設備設施效能與監控效果的相關性，以及時發現庫房溫濕度監控的難點和管理潛在的薄弱環節，科學考核人員績效，為庫房環境的改善、設施設備儀器的升級改造提供科學依據，有重點地改進檔案庫房溫濕度監控工作。

4 結語

檔案庫房溫濕度監控是檔案實體保護工作的重要組成部分，是對檔案的保護性管理，必須常抓不懈。要保障基層檔案庫房溫濕度監控保障體系持續、良好運行，必須堅持運用聯系的觀點發現問題、探求解決方案。本文雖立足基層檔案庫房特點，結合實踐所得經驗，提出了構建基層檔案庫房溫濕度監控保障體系，但絕非一勞永逸，仍需我們在實踐中驗證，探尋更符合實際的科學方法和技術，不斷完善。

【參考文獻】

[1]陳競亞，張中華，等.廣東省檔案人員崗位培訓教材：檔案保護[M].北京：中國檔案出版社，2010.

[2]陳映君.淺析檔案安全保障體系的建設策略[J].科學與財富，2017（9）：323-324.

[3]孫晶姝.淺析檔案安全保障體系建設[J].求知導刊，2017（1）：51-52.

[4]石大泱，傅偉軍，等.廣東省檔案人員崗位培訓教材：檔案工作概論[M].北京：中國檔案出版社，2010.