TFD圖元繪制技術的基本能力的構成及訓練方法

潘恩林 周衛標

摘 要：分析TFD圖元繪制技術的基本能力的構成，有助于業務流程的分析。研究給出了這些基本能力，從繪制和識別兩方面分析和總結這些能力的具體內涵，并一一對應的提出訓練方法和建議。

關鍵詞：TFD；圖元繪制；圖元識別；管理信息系統；業務流程圖；能力

中圖分類號：TB 文獻標識碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.35.093

TFD（Transaction Flow Diagram）是在管理信息系統建設過程中，在系統分析階段的業務流程分析的一種工具。理想的狀態是： MIS（Management Information System）某個應用領域的專業技術人員負責設計TFD，能精準地表達需求，該類人員大多是管理人才，而高級IT技術人員在此基礎上融入IT的優點，輔助優化TFD，兩相配合，更能讓傳統行業+信息技術變得實用。因此搞清楚設計TFD的基本能力要求、對這些能力進行分類以及尋找培養這些能力的方法對培養管理人才的TFD繪制能力很有意義，對于IT技術人員也有借鑒意義。

一般地，TFD由高級IT技術人才（系統分析師）優化，由其它IT技術人員實現，因此TFD地位處于前端和高位，非常重要，是一種運用廣泛的工具，但初學者往往會無從下手，或強行嘗試，往往得到錯誤的結果，如表1所示，往往會把表1左列的“TFD調查文本”設計成右列 “常見錯誤TFD實例”的樣子。究其原因，是因為缺乏通俗易懂的TFD繪制技術的基本能力及訓練方法的文獻參考，系統研究這種能力的構成及訓練方法就是為解決此問題而來的。

1 TFD圖元繪制技術的基本能力歸納

近年有學者提出了業務流程圖相關軟件的設計方案和實現方法，有學者對圖元編輯器進行了研究，有學者進行了對繪制的圖元進行軟件識別的研究，這些研究成果為針對管理人才視角的TFD繪制技術的研究提供了基礎和參考，經過研究，可將TFD圖元繪制技術的基本能力歸納為表2所示的內容。

2 圖元繪制能力

TFD的五個圖元分別如圖1的（a）所示，有些文獻的數據存儲圖元如圖1的（b）所示，它在左邊增加了一個矩形封閉區域，可用于放置編號方便引用。

2.1 基于紙質媒介的繪制能力

首次學習TFD圖元或實例繪制，建議在紙上繪制，以免受電腦繪制實例的硬件、軟件不熟悉因素的干擾，使注意力更集中于TFD圖元本身。正確分析TFD圖元的抽象性有助于進一步理解為什么要這么做。TFD圖元具有抽象性，與實際表示的客觀業務各元素之間沒有象形關系，每個TFD圖元的外輪廓把客觀業務各元素抽象成簡筆畫一般的、基本上用一筆畫就能完成的形狀。其優點是能在紙上快速繪制，不需要有任何繪畫功底就能上手，使得設計者的注意力更集中于業務本身。繪制時的一個注意點是：各圖元的名稱必須寫在圖元內部，以免指示不明。通過在紙上繪制，能快速建立TFD圖元的感性認識，在腦海中建立形狀和名稱之間的關聯，為下一步進行電腦繪制做鋪墊。

2.2 基于軟件的繪制能力

在紙上練習的基礎上已經建立了對TFD基本的感性認識，但為了方便修改和傳輸并適應現實的工作要求，還應具備用電腦軟件繪制的能力。從繪圖軟件到辦公軟件都能實現TFD的繪制，該如何選擇呢？從IT技術人員的角度出發，傾向于使用有專業的流程圖設計功能的軟件，但從管理技術人員的角度出發，更習慣于使用辦公軟件，如果為了配合一次MIS的開發而重新學習一個新的軟件（如有專業的流程圖設計能力的軟件）會大大增加額外的時間成本。建議管理技術人員應該增強辦公軟件的繪制能力，TFD圖元是一個圖文混編體，一般地，僅用一個詞或短語就概括出某圖元所代表的業務元素，而WPS、WORD等辦公軟件非常擅長圖文混編的應用情景。

基于WPS、WORD等繪制TFD，進行“外部實體”、“業務處理”兩種圖元的繪制建議：直接使用基本的形狀，然后添加文字完成繪制；“數據存儲”圖元的繪制建議：直接使用流程圖組重的基本形狀，然后組合透明的文本框完成繪制，如圖2的（a）所示；對于圖1的（b）所示的“數據存儲”圖元的繪制建議：其中一種快捷的繪制方法是在第一種“數據存儲”圖元的左邊增加一個矩形框，然后添加文字，如圖2的（b）所示。

2.3 圖元繪制能力的實驗類型選擇

圖元繪制能力訓練的目的是讓初學者獲得感性認識，因此應該選用驗證性實驗。用軟件把紙上或位圖上的TFD繪制成電子版TFD，整個過程不需要增加創造性的部分，恰恰要避免，以排除干擾。通過變換不同情景領域的TFD，可消除練習者的重復感，體會TFD如何表達不同領域的業務流程，感受它的準確性、便捷性從而形成習慣：一說到業務流程就想到TFD，有助于TFD的推廣。

此外，只要滿足驗證性實驗的特點，根據初學者的專業領域設計實驗內容，更容易上手，如上面表1的實例。

3 圖元識別能力

一般地，進行業務流程調查會首先形成調查的文字材料，經過上述繪制圖元能力的訓練，初學者已經建立了五種圖元的感性認識，但從文字材料中識別圖元的能力還沒有開發，因此兩者要結合才能實用。

3.1 基于調查文本的圖元識別能力

外部實體的識別：找出調查文本的部門、職位或個人，這些名詞是識別外部實體的重要考察對象，傳統的外部實體不出其左右，但是，隨著信息技術發展到網絡時代，外部實體也變得更加豐富：外部系統或程序也可能是所分析業務流程的外部實體，如企業收支業務可能涉及到銀聯支付系統或微信、支付寶等其它網絡支付系統，又如企業報關業務涉及到電子口岸的報關系統等，這些都是已經存在的、不屬于本企業的但與企業的業務關聯的系統，也應該識別為外部實體。

“數據存儲”和“單據/表格”兩者有很大區別，但初學者卻容易混淆。一般地，“數據存儲”的數據來自“單據/表格”，經過積累而形成，可不斷積累，能在多次同類業務中公用，可依此將它識別為“數據存儲”?！皢螕?表格”往往更傾向于“一次性”的性質或者是某次收集的原始數據，多次同類業務中，往往使用格式一樣但數據和時間等內容不一樣的“單據/表格”，或者在多次同類業務中產生格式一樣但數據和時間等內容不一樣的“單據/表格”，可以依此將它識別為“單據/表格”。

“物流/信息流”一般沒有名字，起到連接其余四元形成流程圖的作用，單獨存在沒有意義，因此在圖元識別中不需要單獨識別“物流/信息流”圖元。

3.2 圖元識別的訓練方法

圖元識別任務屬于抽象和分類相結合的任務，熟悉分類的基礎上做圖元識別更容易，所以前面先論述了圖元繪制能力，從中也熟悉了圖元的分類。在電腦中使用WPS、WORD等辦公軟件進行圖元識別練習，可以更低成本 、高效率地修改。

一般可采用三步驟進行訓練：閱讀TFD調查文本、在文本中做標記、識別圖元類屬。所以要事先準備好調查文本，如表3所示，閱讀第一列的TFD調查文本，然后標記出圖元文本，如第二列所示的圖元文本，最后識別圖元類屬，表現出來的結果就是繪制出來，如圖3所示。

4 總結與展望

上述內容較系統的提出和分析了TFD圖元繪制技術的基本能力的構成，并提出了相應的訓練方法、建議和實例，有助于開展業務流程的分析，有利于在管理人才中推廣，間接有利于系統分析人員優化業務流程，助力MIS建設。

參考文獻

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