淺析如何搞好公文管理與保密

朱蕊巖

中圖分類號：C931.4 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）09-156-01

摘要 現如今不管是企業，機關還是學校辦公室，公文管理與保密工作都是十分重要的一項任務，尤其是在這個信息高速運轉的時代，公文管理與保密工作就顯得尤為重要，其是提高工作效率，確保公文有效運轉的重要保障。企業或者單位如遏重大事件的話，都會通過公文來傳遞，轉達指示，因此，公文的管理，保密，處理以及監督利用就會直接決定企業及單位的信息傳遞和運轉。

關鍵詞 公文管理 概述 過程

一、公文的概述

一般情況下，公文所承載的信息內容會包括秘密資料，科技成果，重要報告，經濟數據等一系列的信息，而公文的管理和保密工作，這是一項重要的任務，它是指揮工作和明法傳令的重要依據；是溝通情感和聯系公務的標本；是承載事實和記錄事實的憑證。在進行公文管理和保密的過程中，如果能夠將公文按密級劃分的話，便可保障公文等級的層次性，讓其具有良好的控制作用。

二、公文管理過程中存在的問題

公文可以說是現代辦公室工作過程當中不可或缺的一部分，只有加強公文管理和公文保密工作，才可以讓實際工作得以順利的展開和進行。然而，在實際工作中，公文管理與保密容易產生分歧，出現問題，而這些問題可以分為以下幾點

（一）職責不清，多頭運行

公文運行基本都是多渠道運行，其承載外來辦公，起草下發等作用，如果職責不清，就會導致公文在運轉期間，由于過多的環節使得責任不明確，容易造成公文在辦理期間的滯待，推諉現象的發生，影響工作質量和效率。

（二）按部就班，缺少保障制度

很多的公文管理人員，由于自身對于公文管理的認識不足，也很難形成完整的理念，沒辦法用完整的體系，去完成整理公文資料以及保管公文等相關方面的瑣事。更有甚者直接將《公文處理辦法》拋諸腦后，完全憑著自己的經驗做事，釀成我行我素的工作習慣。

（三）意識不強，保密責任不落實

公文管理與保密，缺少完善的制度，嚴格規范的運行，在工作過程當中漏洞百出，最終致使公文管理不當，造成失、泄密等后果。

（四）重上輕下，管理斷層

上行文件，下行文件以及平行文件的收發都是公文管理與保密的一部分。對于公文管理及保密工作者來說，服從公司領導的安排無可厚非，但是如果重視上級來文，輕視下來文件，必將會導致公文管理斷層，使得公文丟失或泄密。不少辦公人員對上級來文快速落實，嚴格保管，迅速整理，入冊歸檔；而在收到下級行文時，卻不慌不忙，各方閱覽，隨意丟棄。

三、如何做好公文保密管理工作

（一）制定完善制度和措施，增強員工的公文管理與保密意識

制定完善的制度和措施，是企業進行公文管理與保密的重要手段，企業需要通過科學，規范的管理制度，讓其有章可循，有法可依。在建章立制時，公文管理與保密工作必須做到以下三個規范：

1.借閱手續要規范：公文借閱要建立借閱登記手續，以此來明確借閱人，借閱的時間以及歸還日期等，做到誰借誰還。如果是密級文件的話，那么在借閱的過程中就要嚴格把關，緊密跟蹤，對沒有按時歸還的文件，公文管理與保密人員，需要與借閱人進行溝通，明確借閱人沒有及時歸還的原因，并且要將原因記錄在案。

2.存放制度要規范：在日常工作的過程中，辦公室每天都會收到各種各樣的文件資料，而在管理這些文件資料的時候，就需要將公文管理與保密放入重點。密級文件和非密級文件在存放之前要合理劃分，分開存放，以此來確保公文管理以及保密的規范性。

3.傳閱流程要規范：公文在傳閱的過程中，要制定嚴格的傳閱制度，做好相應的傳閱流程圖和登記表，尤其是絕密公文，秘密公文或者急件公文，應當做到當天借閱，當天歸還。如若領導在借閱的過程中，因為忙于其他事務沒有一次性看完的話，那么公文管理人員需要根據此類文件內容的重要性，判斷是否要將其收回，等到領導忙完之后再來借閱。這樣確保了秘密文件及重要的保密性和安全性。

（二）做好與檔案管理員的公文交接登記手續

首先，要區分歸檔與不歸檔的文件，應歸檔文件及時移交檔案中心。其次，要將交接的文檔目錄復印成三份，移交部門與接收部門，檔案盒內保留一份。還要附有《移交備考表》，詳細記錄移交人、接收人，交接時間等各項信息。現在公司檔案管理系統有效的提高檔案管理效率。在公文交接時，交接雙方要嚴格檢查文件質量，檢查歸檔的文件數量，并與電子版一致。最后辦理移交手續，移交目錄雙方各一份。辦公室公文每年5月前完成歸檔。

（三）公文文件需要定時清退和銷毀，確保密級文件不丟失

在公文管理與保密工作中，需要定期對文件進行清退和銷毀，在一段時間之內，單位收到的所有文件，都應該做好接收記錄，對于沒有歸檔、沒有保存價值的公文資料，定期清退或者是銷毀。銷毀的方式有兩種，第一種是集中焚燒銷毀，其可以做到片字不留；第二種則是送往保密部門指定的造紙廠，將其化為紙漿，以達到徹底銷毀公文資料的目的。然而，無論是采取哪種公文銷毀方式，在銷毀的過程中都要有兩人以上監銷，個人不得私自銷毀。尤其是單位的密級公文，在進行銷毀的過程中，監銷人員一定要全程監督，確保整個銷毀過程都是在眼皮底下完成的，切不可擅離職守。

（四）加強保密隊伍建設，提高公文管理人員素質

公文管理工作具有政治性強、涉及領域廣、規范化要求高、被動性大特點，要求對工作人員具有較高的政治覺悟、嚴謹的工作態度、強烈的責任心和時間觀念。要切實加強人員的選聘、培訓和考核，提高其綜合素質，才能承擔好公文管理工作職責，提高管理水平。

公文管理與保密工作，是單位以及企業的重要保障，通過建立高素質的公文管理與保密團隊，可以提高企業或者單位的綜合業務素質。而想要提高企業及單位公文管理與保密的效率，就需要定期對公文管理與保密人員進行培訓，讓其學習公文管理與保密知識，了解企業及單位的公文管理規章制度，認識到公文管理與保密的重要性，達到增強員工的事業心和榮譽感，才能使單位公文管理和保密工作得到進一步的提升。endprint