關于檔案信息自動化系統管理若干問題的思考

齊偉紅

摘 要：實現檔案信息自動化系統，是提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。檔案信息自動化系統是一項需要運用多種學科知識，多專業配合，多部門協作，多環節配套的復雜系統工程。我國檔案部門真正有計劃地建立自己的系統是在1985年。經過檔案工作人員的艱苦創業，初步建成了文書檔案處理系統，使系統不斷向信息管理的目標推進，其裝備水平和應用水平開始逐步提高。加強對檔案信息自動化系統的管理，通過推進檔案信息自動化系統應用水平的提高，深入考察與自動化系統相關諸多方面的情況及變化趨勢，從中尋求解決的途徑，解決檔案信息自動化系統管理中存在的問題。筆者通過在檔案信息自動化系統管理中經常遇到的幾個問題，談些粗淺的看法。

關鍵詞：檔案信息；自動化；系統管理

一、存在的問題

（一）檔案信息自動化系統的標準化、規范化滯后

目前檔案信息自動化系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是檔案信息應用軟件太多，讓人眼花繚亂，很難分辨使用哪種軟件。自動化軟件選擇不好，將會阻礙硬件功能的發揮，導致自動化系統的標準化、規范化滯后。檔案信息自動化系統的標準化、規范化滯后不僅影響了檔案信息自動化系統整體優勢的發揮和整體水平的提高，還嚴重影響了檔案信息自動化系統的發展和完善。解決自動化系統標準化、規范化滯后的問題是實現檔案信息自動化系統的首要問題。

（二）系統文件處理向信息管理系統的過渡尚未完成

目前檔案信息自動化系統，從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，沒有實現真正意義上的自動化。完成這一步的關鍵在于數據庫建設，開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎。數據庫是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用，減少了系統文件靠手制檔案查閱帶來的麻煩。但是目前已經建立檔案信息管理系統數據庫的單位并不多，而且即使是建立數據庫的單位，能真正把數據庫系統運用到檔案信息管理工作上的也不是很多，還處于學習和探索階段。一方面是在認識上不到位，另一方面是受老觀念的影響，仍然適應手動完成文件處理。

（三）管理體制不力和使用不方便的問題

目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力。集中統一管理是任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。集中統一管理要求檔案信息要有統一的規定和模式，而且要人機結合，即檔案業務人員直接使用計算機進行工作，這樣既方便管理，又方便操作，但是能做到人機結合的并不多，要么是統一管理，導致了人機分離，要么就是使用不方便。

（四）忽視人才管理和科學民主決策

推進檔案信息自動化的關鍵在于檔案信息自動化系統技術人員的整體水平，檔案信息自動化技術人員的素質水平直接影響到自動化水平的提高。由于種種原因，目前很多單位存在技術人才隊伍不穩定，忽視對技術人才的管理培訓和教育，領導缺乏科學民主決策能力，造成技術人才流失和管理的不協調等現象，使檔案信息自動化系統發展緩慢。

（五）自動化系統建設資金的使用效益發揮不出來

目前自動化系統建設資金方面存在的主要問題是：沒有在國家和地方財政長期建設發展計劃中立項，檔案信息自動化項目資金大多通過領導特批解決，為此耗費了各級檔案部門領導很大精力。另外在資金管理上也不夠科學合理，有分散和浪費現象。如有的項目因各種原因不能充分發揮應有作用，使自動化系統資金的使用效益發揮不出來，不僅是一種財產的浪費，更是資源的極大浪費。

二、解決的辦法

（一）提高檔案信息自動化系統標準化、規范化水平

首先，檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施起來。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須先抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。當然，要求自動化系統每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。其次，鼓勵和支持先進單位提高自動化系統水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，當時機成熟的時候再形成統一的標準和規范。再次，實現檔案信息自動化系統過度的硬軟件要過硬，要有可操作性。

（二）有重點地抓好數據庫建設

建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。而且和各單位的具體情況有一定的關系。例如領導重視程度，是否統一認識，計算機技術人員同檔案業務人員協同配合，而且在建數據庫的時候，要面向應用，突出重點，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”，由單一庫向系統庫發展等。通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，這樣才能使自動化系統效率大大提高。

（三）改進和提高自動化系統管理體制

建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的自動化系統管理模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，必須從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，要加強檔案信息自動化建設的協調工作，討論并提出系統建設中長期發展目標和指導方針，協調自動化系統建設中各有關方面工作，審定系統建設的階段目標、技術路線、標準規范、實施方案、投資規模、經費預算及重大立項和執行。使重大問題在決策前得到充分論證，應設立專家咨詢小組，這為提高行政決策水平建立了制度保證。只有實行集中統一管理，做到高度集中管理和方便使用相結合，才能解決管理體制不力和使用不方便的問題。

（四）重視人才管理，進行科學民主決策

民主決策，留住人才是解決人才流失的有效途徑。對檔案技術人才有針對性地進行思想政治教育，培養管理人才的事業心和奉獻精神；有計劃地組織人員進修培訓，使他們掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上對相關的人員給予一定的關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規律，以形成最佳人才結構。行政領導要與檔案業務、計算機專業技術、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術的可行、人財物力的可能、社會經濟效益等多方面進行分析，集思廣議才能實現對檔案信息自動化系統的管理。

（五）充分發揮自動化系統建設資金的使用效益

檔案自動化系統建設是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。“九五”建設規劃被國家經濟信息化聯席會議作為國家經濟信息化優先發展的重要工作之一，定名為“金信工程”，為檔案信息自動化系統列入國民經濟和社會發展計劃打下了良好基礎，但要落到實處，還有許多工作要做，作為檔案信息自動化系統的建設者，我們應積極地解決相關問題。

綜上所述，加強對檔案信息自動化系統建設和管理的目的在于開發應用。掌握自動化系統的綜合性、系統性、統一性，了解其功能和特點，深入考察與自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，通過不斷的研究探索，使自動化系統為檔案信息管理所用，并且最終使檔案信息自動化系統變成檔案工作人員熟練掌握的一項基本業務，為檔案管理工作服務，發揮檔案信息自動化系統社會價值的最大化。

參考文獻：

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